Terminkoordination, Terminüberwachung und Besprechungsorganisation für die zuständige Leitung, Verwaltungsaufgaben, Sachbearbeitung für sozialadministrative Aufgaben, Kontaktpflege, Sachbearbeitung und Schriftverkehr zu Angehörigen, Betreuern und Ämtern, Prüfung von Buchungs- und Rechnungsvorgängen

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Erledigung des Schriftverkehrs, Aktenverwaltung, Telefonverkehr – Sicherheit in der Gestaltung von Schriftverkehr (Rechtschreibung, Grammatik, Layout), Schuleigenes Verwaltungssystem führen, Unterstützung der Schulleitung bei der Bewirtschaftung von Sachmitteln, Terminkoordination und Terminvorbereitungen, Vor- und Nachbereitung des Bewerberprozesses, Unterstützung der Schulleitung bzw. des Teams in allen schulrelevanten Angelegenheiten, Vorbereitung von Honorarabrechnungen, Erstinformation und Beratung von Bewerber:innen, Verwaltung der Akten sowie die Aufbereitung der Daten für statistische Zwecke, Anlaufstelle für Lehrkräfte, Auszubildende und Institutionen wie Ministerium, Hessisches Landesamt für Gesundheit und Pflege und Praktikumsstellen, Vor- und Nachbereitung des Staatsexamens

Mitarbeit bei der Überprüfung und Überwachung der Wartungsverträge, Mitarbeit bei der Erstellung/Überarbeitung von Gefährdungsbeurteilungen, Mitarbeit bei der Erstellung und Einhaltung eines Schulungs- und Unterweisungsplanes, Mitarbeit bei der jährlichen Bestandsinventur, allgemeine Verwaltungsaufgaben, Mitarbeit bei Optimierungsprozessen, Mitarbeit bei der Festlegung, Überwachung und Kontrolle von Qualitätsstandards

Eigenverantwortliche Organisation der Schulverwaltung, Administrative Unterstützung der Schulleitung und des Kollegiums, Erledigung der Korrespondenz mit Auszubildenden, Anstellungsträgern und Behörden, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten und Statistiken, Organisation der Examensprüfungen, Verwaltung der Schülerdaten

Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Klient*innen, Telefonische und schriftliche Kommunikation sowie allgemeine Korrespondenz, Betreuung und Management der zentralen E-Mail-Adresse, Zentraler Posteingang und -ausgang, Bearbeitung des zentralen Rechnungseingangs inkl. Anbindung an das Archivsystem, Raum- und Terminorganisation, Kalenderverwaltung, Unterstützung anderer Abteilungen bei administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten

Führen von Protokollen sowie Korrespondenz, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen, Beantwortung telefonischer Anfragen, Terminplanung und -verfolgung, Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen Belangen, Kontaktpflege zum Kunden, Unterstützung bei der QM-konformen Dokumentation

Aufnahme und Pflege von Patient*innendaten, Planen und Koordinieren von Terminen sowie Durchführung der Bürokommunikation (Telefon, E-Mail, Post), Aufbereiten und Dokumentieren aller Daten und Leistungen mit dem Ziel einer sachgerechten Abrechnung, Empfang und Betreuung von Patient*innen, Erstellung von medizinischen Schriftstücken (z.B. Arztbriefe, MDK-Berichte, etc.) nach Diktat, Bereitschaft zur Unterstützung sowie ggf. Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Sekretariate

Unterstützung des Chefarztes in der Geriatrie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Unterstützung bei der Optimierung der internen und externen Darstellung der Abteilung, sowie der Aufbau eines Netzwerkes zur Erweiterung des Leistungsspektrums, Koordination von Sprechstunden und Begleitung von internen Maßnahmen zur Verbesserung der Qualitätsziele, Unterstützung bei der Aufnahme- und Entlassplanung, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Organisation des Sekretariats, Unterstützung bei der Organisation des Wissenschaftlichen Kolloquiums sowie bei Veranstaltungen und Konferenzen, Einpflegen von Inhalten in die Forschungsdatenbank für die Webseite des ZIs, Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungsprogrammen, Allgemeine Büroorganisation wie Terminplanung und die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Terminierung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Reibungslose Abläufe der Büroleitung der Hauptgeschäftsführung, Selbständige Abwicklung der Korrespondenz sowie die Wiedervorlage und Datendokumentation, Effizientes Terminmanagement, -koordination, -vorbereitung, -überwachung und -organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Terminen von HGF und Ehrenamt, Abschlussvollmacht für das Reisemanagement einschließlich selbständige Buchung und Abrechnung für HGF und Ehrenamt, Beschaffung und Weitergabe von Informationen und Unterlagen, Repräsentation der Handwerkskammer nach außen als Ansprechpartner und Schnittstelle für interne und externe Partner, die Betreuung von internen und externen Gästen sowie die gesicherte Erreichbarkeit, Organisation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben unter Fristsetzung, Aktive Mitarbeit und Ausarbeitung sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Entscheidungsvorlagen sowie Termine, wie z.B. Statistiken, Auswertungen und Protokollen, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, insbesondere die Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung der Vorstands- und Vollversammlungssitzungen inklusive Vorbereitung der Tagesordnung, Aufbereitung und Koordination der Vorlagen und Präsentationen, den Versand der Sitzungsunterlagen sowie die Protokollführung, Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Vorlagen sowie Präsentationen für die Abteilungsleitung für interne und externe Gremiensitzungen und Konferenzen, Verantwortung für die Entwicklung, stetige Aktualisierung und Einhaltung des Qualitätsstandards der erforderlichen einheitlichen Sekretariatsabläufe im Haus (z.B. Organsitzungen, Rechtsaufsicht) und Schulung der Sekretariate

Einblick in unterschiedliche Bereiche wie beispielsweise Assistenz, Abrechnungswesen, Lehrgangsverwaltung, Personal, Veranstaltungsmanagement sowie Finanzen und Controlling, Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von vielfältigen Projekten, Arbeit an aktuellen Aufgaben und Unterstützung unseres Assistenzteams, Kennenlernen unserer Geschäftsprozesse sowie die umfangreichen Abläufe des Büromanagements, Sorge, gemeinsam mit uns, für ein professionelles Office Management, Ergänzung der praktischen Erfahrungen durch die theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Sie sind verantwortlich für allgemeine Angelegenheiten der Amtsleitung; u.a. Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Schreibarbeiten, Auskunftserteilung und Bestellungen, zu Ihren Aufgaben zählen zudem die Terminüberwachung für u.a. Gemeinderatsanfragen, „Gelbe Karten“, Antwortentwürfe für den Oberbürgermeister, das Bürgermeisteramt und die Amtsleiterin, Sie führen den Terminkalender der Amtsleiterin, Presseanfragen werden von Ihnen geprüft und koordiniert, das Vorbereiten von Tagungen und Besprechungen gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich

Unterstützung des Teams in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Sicherstellung sowie Optimierung interner Abläufe und Strukturen, Beachtung von fachlichen Vorgaben, Prozessen und Richtlinien, Prüfung und Bearbeitung eingehender Anträge und Anfragen, Zuständigkeit für die Erfassung und Verwaltung von Daten sowie Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten

Aktive und professionelle Unterstützung des Vorstandsteams in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, E-Mail- und Postmanagement für den Vorstand, Eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Empfang von Gästen, Organisation von Bewirtungen, Vertretungsaufgaben, insbesondere bei Abwesenheit innerhalb des Vorzimmers, Unterstützung bei Aufgaben aus der Abteilung Stabsstelle Vorstand

Selbstständige Erledigung der anfallenden Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Taufen/ Hochzeiten/ Konfirmationen, Verwaltung des digitalen Kirchenbuchs, Führen der Pfarramtskasse, Verwaltung der Raumbelegung in Absprache mit der Pfarrerin, Betreuung der Schließanlage, Offentlichkeitsarbeit (Gestaltung der Schaukästen/ Website/ Pressearbeit), Organisation der Verteilung des Gemeindebriefs an die Austräger*innen, Verwaltung und Archivierung von Akten, Weiterführung der Digitalisierung des Pfarrbüros

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

eigenständig den Schriftverkehr für die Einrichtungs- und Schulleitung verfassen und erledigen, Sitzungen und Veranstaltungen organisieren, Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zentrale koordinierende Schnittstelle zur Terminorganisation und Terminkoordination in der Schule, unterschriftsreife Anträge und Formulare vorbereiten, Statistiken führen und verarbeiten, allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Erfassung und Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Protokollführung sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Personalrats-, Vorstands- und Monatsgespräche), Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Führung der Ablage sowie Archivierung von Unterlagen in elektronischer und Papierform, Pflege und Überwachung des elektronischen Kalenders, Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit, Unterstützung im Bestellwesen und bei Raumbuchungen, Einholung und Vergleich von Angeboten für Tagungen/Seminare, Pflege und Zusammenstellung von Informationsmaterialien zu Schwerpunktthemen (z. B. Tarifrecht, Dienstrecht, Arbeitsschutz)

Vor- und Nachbereitung von Taufen/Hochzeiten/Konfirmationen/Beerdigunger, Verwaltung des digitalen Kirchenbuchs, Führen der Pfarramtskasse, Verwaltung der Raumbelegung von Kirche und Gemeindehaus, Betreuung der Schließanlagen, Offentlichkeitsarbeit, Verwaltung und Archivierung von Akten, Weiterführung der Digitalisierung des Pfarrbüros, Selbständige Erledigung der anfallenden Sekretariatsaufgaben

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern