Aktive Mitgestaltung im Institutsmanagement-Team, Betreuung von Personalangelegenheiten als zentrale Schnittstelle zwischen Institut und der Personal- sowie Finanzabteilung, Verantwortung für Einkauf und Beschaffung in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Einkaufsabteilung, Administrative Unterstützung wissenschaftlicher Mitarbeitender wie z.B. bei Personalmaßnahmen, Koordination der Zeiterfassung, Wechselseitiges Vertreten im Office-Team einschließlich Assistenzaufgaben der Institutsleitung, Organisation von Veranstaltungen des Instituts

Sicherstellung und Weiterentwicklung des Risikomanagements inkl. der technischen Anwendung, Beratung von Risk-Owner zur Einstellung und Verwaltung von Risiken, Erstellung des Risiko-Monatsberichts, Unternehmensweite Koordination und Steuerung von Projekten durch die Annahme von Projektanträgen, Monitoring der Meilensteine, Freigabe der Budgets, Laufende Berichterstattung an die Geschäftsführung und beteiligten Stakeholdern

Mitarbeit im vielfältigen Tagesgeschäft und bei laufenden Projekten, Betreuung unserer Mitarbeitenden bei allen administrativen Fragen, Onboarding neuer Mitarbeitender, Durchführung von personellen Einzelmaßnahmen, Unterstützung der qualitativen und quantitativen Personalbedarfsplanung, Erstellung von Personalreports und -statistiken, Unterstützung im Recruitingprozess

Selbstständige Erledigung von interner und externer Korrespondenz, Aufbereiten und Zusammentragen von Daten und Informationen, Überwachen von Zahlungseingängen und offenen Posten, Zuarbeit für die Finanzbuchhaltung, Erstellen von Listen und Formularen für die Dienste und Einrichtungen, Erstellen eines Monatsabschlusses für die Einrichtung

Unterstützung in der Systemkonfiguration des Personalmanagementsystems rexx Systems, First und Second Level Support für rexx User:innen, Administration von MS SharePoint-Seiten, Ansprechpartner:in für IT-Tools im Personalbereich, Zusammenarbeit mit dem IT-Bereich, den Key User:innen und den Anwender:innen, Testen und Inbetriebnahme neuer HR-Systeme und -Systembausteine sowie regelmäßige Updates, Durchführung interner Anwendungsschulungen sowie Gestaltung und Optimierung von Schulungsunterlagen, Unterstützung im Projektmanagement, Einbringen von Ideen und Innovationen zur permanenten Optimierung

Unterstützung bei der Personalverwaltung, Eigenständige Verwaltung und Überwachung des Bewerbermanagements, Unterstützung im On- und Offboarding, Pflege und Aktualisierung von Personalakten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Statistiken, Unterstützung in Vertretungsfällen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Inhaltliche Planung, Organisation und Umsetzung von bedarfs-/projektbezogenen Maßnahmenpaketen und Events für Studierende und Beschäftigte, Qualitätssicherung und Controlling der Gesundheitsfördermaßnahmen, Zusammenarbeit mit den beteiligten Akteuren*innen der Universität sowie externen Partner*innen, Information und Kommunikation der Gesundheitsfördermaßnahmen an alle Zielgruppen und über unterschiedliche mediale Kanäle (Webseite, Social Media, Kollaborationstools zur internen Kommunikation etc.), Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Umsetzung einer transparenten Kommunikationsstruktur, Mitarbeit bei der Internen und externen Öffentlichkeitsarbeit und Marketing, Bestellungen im SAP-System

Unterstützung bei der administrativen Bearbeitung von Projekten, Koordination und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Berichten und Dokumentationen, Mitwirkung in interdisziplinären Teams, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Sie sind verantwortlich für die Planung, Implementierung und kontinuierliche Optimierung der HR-IT-Systeme, vor allem SAP HCM und steigern so die Effizienz der HR-Prozesse., Sie unterstützen die HR-Abteilung bei der Nutzung von SAP HCM, beantworten Fragen und lösen Probleme, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen., Sie analysieren bestehende Geschäftsprozesse im HR-Bereich, identifizieren Verbesserungspotenziale und entwickeln Lösungen zur Optimierung der Abläufe., Sie erstellen Schulungsunterlagen und führen Schulungen für Anwender durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die HR-Systeme effektiv nutzen können., Sie arbeiten eng mit der IT-Abteilung und externen Dienstleistern zusammen, um die Systemintegrität zu gewährleisten und technische Probleme schnell zu beheben., Sie leiten oder unterstützen Projekte zur Einführung neuer Funktionen oder Module innerhalb der HR-IT-Systeme und stellen sicher, dass diese im Zeit- und Budgetrahmen umgesetzt werden., Sie stellen Datenqualität und -sicherheit in den HR-IT-Anwendungen sicher.

Unterstützung des Teams bei vielfältigen administrativen Aufgaben, Unterstützung im Tagesgeschäft und Koordination von Terminen inkl. Terminkoordination mit zahlreichen internationalen Stakeholdern, Korrespondenz und Telefondienst in englischer und deutscher Sprache, Reisemanagement inkl. Reisekostenabrechnungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs (einschließlich E-Mails), Begleitung von Vertragsangelegenheiten wie z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen, Kooperationsverträge, Forschungsanträge etc., Vor- und Nachbereitung von (Online) Meetings inkl. Vorbereitung von Präsentationen, Gelegentliche Internetrecherchen zu Forschungsprogrammen, Studienprogrammen, Fördergebern und Firmen, Koordination anstehender wissenschaftlicher Vorträge, Kongresse und Deadlines, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen., Abrechnungen, Rechnungsprüfung und Anweisungen von Rechnungen sowie das Kostenstellencontrolling., Weitere anfallende Sekretariatsaufgaben

Koordination und Organisation von Meetings inkl. dem Erstellen von Protokollen, Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Koordination administrativer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation

Entwicklung und Umsetzung von (sozio-)kulturellen Angeboten zur Belebung des Sozialraums und unter Einbezug der Nachbarschaft, Durchführung von Festen und Veranstaltungen, niedrigschwellige Beratung und soziale Selbsthilfe, Angebote zu Demokratieförderung und Vielfalt, Förderung interkultureller Öffnung, Ansprechbarkeit für nachbarschaftliche Anliegen, Enge Kooperation mit anderen sozialen Akteuren im Umfeld der Einrichtung