Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Akquise freiberuflicher Dozenten (Recruiting), Kompetente Ansprechperson mit einem offenen Ohr für Dozenten und Kooperationspartner, Vorbereitung und Evaluation des beruflichen Aus- und Weiterbildungsangebots, Terminplanung und Schulungsorganisation, Unterstützung beim Raum- und Standortmanagement

Vereins-/Mitgliederverwaltung/Ansprechperson für Steuerbüro, Banken und Behörden, Rechnungswesen/Vorbereitung der Buchhaltung/Kontenverwaltung, Abrechnung von Zuwendungen und Zuschüssen/Spenden- und Bußgeldverwaltung/Führen von Barkassen, Unterstützende Aufgaben für die Fachmitarbeiter*innen (z.B. Statistik), Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen (z.B. CSD, internen Fortbildungen, Welt-Aids-Tag etc.)

Bearbeiten aller personalwirtschaftlichen Aufgaben, Kontaktperson für ein organisiertes und funktionierendes Betriebsbüro für ca. 130 Mitarbeitende am Standort, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Reisekoordinator:in, Zeitbeauftragte:r: SAP Zeiterfassungen von Mitarbeitenden (z.B. Elternzeit, Schichtzulagen) mit Prüfung auf Plausiblität (Grundlage für spätere Gehaltsabrechnung), Erstellung, Bearbeitung und Prüfung der Urlaubspläne, Urlaubsanträge sowie Rufbereitschaftspläne, Durchführung der Rückstellungsbildung, Anfertigung von Unfallmeldungen, Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben, z.B. Ein-und Ausgangspost

Du bildest eine Ergänzung unseres Verwaltungs- und Personalteams, Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung, Kommunikation mit verschiedenen Behörden, Enger Austausch mit den Standorten und Mitarbeitenden, Controlling und Erstellung von Zahlungserinnerungen, Datenpflege, Ablage und Bearbeitung von Bewilligungen, Allgemeine Verwaltungsarbeit

Planung, Organisation & Durchführung von Events – von Familienfesten bis zu Firmenfeiern, Führung & Motivation des Veranstaltungsteams, Kundenakquise & Angebotserstellung, Identifikation neuer Trends & Weiterentwicklung unseres Eventportfolios, Budgetverantwortung & strategische Maßnahmen zur Umsatzsteigerung, Enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit allen beteiligten Bereichen

Unterstützung der Standortkoordinatorin vor Ort bei der Umsetzung des Projekts, Inhaltliche Konzeption, Planung und Organisation, Abrechnung von Veranstaltungen und weiteren Maßnahmen, Koordination und Planung der Termine und Veranstaltungen im Rahmen des Projekts, Bereitstellung von Informationsangeboten für die Teilnehmer*innen, Zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit zur Akquise von Teilnehmer*innen für die im Rahmen des Projekts durchgeführten Maßnahmen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von MSOs und Ehrenamtlichen

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation administrativer Vorgänge im Geschäftszimmer (Personalangelegenheiten, Beschaffungen, Reisen, etc.), Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung, Arbeitsgruppenleiter/innen, Projektleiter/innen und Zuwendungsgebern, Verwaltung von Dritt- und Haushaltsmitteln (u.a. Erstellung von Mittelübersichten, Kontrolle des Mittelabrufs und Erstellung von Verwendungsnachweisen), Administrative Unterstützung bei Projektanträgen und sonstigen Anträgen, Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Lehr- und Prüfungsorganisation, Pflege der Institutswebsite

Organisatorische Abwicklung von Projekten, Workshops und Trainings, Vor- und Nachbereitung von Workshops (inkl. Fotoprotokollierung), Organisatorische Begleitung von diagnostischen Verfahren, Unterstützung bei der Umsetzung von internen Mitarbeiter- und Führungskräftebefragungen, Begleitung von Change Prozessen und Workshops zu Kultur- und Veränderungsthemen, Kommunikation und Schnittstelle zur internen Kommunikation, Pflege der Intranetseite mit allen relevanten Inhalten

Mitarbeit an der Planung, Koordination und Weiterentwicklung des Veranstaltungsprogramms der Biosphären-Verwaltung (inkl. Qualitätssicherung), Mitwirkung bei interdisziplinären und querschnittsorientierten Aufgaben, insbesondere zur Erfüllung der Kriterien zur UNESCO-Anerkennung (z.B. Mitarbeit bei der Planung von Projekten und der Organisation der Zwischenevaluierung), Netzwerkarbeit mit Institutionen und Stakeholdern, Organisation des Veranstaltungsprogramms der Biosphären-Verwaltung, Betreuung von Einzelveranstaltungen sowie Organisation und Betreuung von Informations- und Aktionsständen, Sonstige Mitarbeit in der Verwaltungsstelle der Biosphärenregion bei organisatorischen und logistischen Aufgaben

Effiziente Koordination von Terminen und Pflege des Kalenders, Übernahme der Korrespondenz der Geschäftsführung und Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern, Vorbereitung ansprechender Präsentationen für Meetings oder Veranstaltungen, Aktualisierung verschiedener Reports, Unterstützung bei der operativen Abwicklung interner Geschäftsvorgänge

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten in den beiden Abteilungen, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung und Abteilungen

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Sie beraten und unterstützen die Geschäftsführung bei der systematischen Steuerung, Umsetzung und Koordination der Vernetzungsaktivitäten, Sie sind Schnittstelle zwischen Klinik und medizinischen Kooperationspartnern wie z.B. niedergelassenen Ärzte, Ärztenetzwerken, Rettungsdiensten Selbsthilfegruppen,Wohlfahrtsverbänden und Vereinen, Entwicklung kreativer Veranstaltungskonzepte zur Förderung der Sichtbarkeit und Reichweite unserer Veranstaltungen, Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen (z.B. Patientenakademien, Fortbildungs- und Zuweiserveranstaltungen, Kooperationsevents) gemeinsam mit dem Bereich Unternehmenskommunikation/Marketing, Nachbereitung und Evaluation von Veranstaltungen, Erstellung und Durchführung von Zuweiserbefragungen und Reportings, Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Zuweisern und niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten, Entwicklung von Konzepten zur Verbesserung der Zuweiserkommunikation, Planung und Durchführung von Netzwerktreffen mit Kooperationspartneren, Zuweisermarketing: Umsetzung von Maßnahmen zur Stärkung der Zusammenarbeit mit Zuweisern, niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten und sonstigen Partnern, Durchführung von Zuweiseranalysen und Zuweiserbefragungen

Personalsachbearbeitung im Bereich der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte und der Tarifbeschäftigten im nicht-wissenschaftlichen und wissenschaftlichen Bereich, Administrative Abwicklung von Beschäftigungsverhältnissen von der Einstellung bis zur Beendigung, Betreuung, Unterstützung und Beratung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften und deren Führungskräften sowie der Beschäftigten in allen arbeitsrechtlichen und personalrelevanten Themen, Prüfung der eingehenden Anträge sowie die Bearbeitung der Anträge (Erstellung von Arbeitsverträgen nach Prüfung der Sach- und Rechtslage) etc., Erstellung von Zeugnissen, Personalmeldungen an das Landesamt für Besoldung und Versorgung, Pflege der Personalakten und Kontrolle von vertragsrelevanten Fristen, Personalsachbearbeitung im Bereich der Lehrbeauftragungen, insbesondere die Durchführung der Abrechnungen der Lehraufträge

Administrative Betreuung des berufsbegleitenden Masterstudiengangs Endodontologie in Zusammenarbeit mit der Studiengangsleitung, Bewerbermanagement und Prüfung der Zugangsvoraussetzungen, Abwicklung der Anmeldeformalitäten (Erstellen der Studienverträge, Berechnung der individuellen Studiengebühren, Rechnungserstellung), Termin- und Raummanagement, Stundenplanerstellung, Referentenmanagement, Bereitstellung von Veranstaltungsunterlagen im internen Bereich der Homepage, Pflege der Datenbanken, Rechnungskontrolle, Koordinierung Abläufe Masterthesen (Einreichung, Bewertung, Verwaltung der Prüfungsergebnisse), Zeugnis- und Urkundenerstellung, First-Level-Support zu telefonischen, schriftlichen Anfragen von Bewerber/-innen und Studierenden

Aktivierende Soziale Arbeit: Aufsuchende Arbeit, Bedarfsanalysen, aktivierende Befragungen, generationsübergreifende und diversitätssensible Angebote zur soziokulturellen Teilhabe, Unterstützung von Nachbarschaftsinitiativen sowie Förderung von Partizipation, insbesondere für schwer erreichbare oder marginalisierte Gruppen., Begleitende Soziale Arbeit: Planung und Begleitung ehrenamtlichen Engagements, Unterstützung von Selbsthilfegruppen und Nachbarschaftsinitiativen, sowie Angebote zur demokratischen Bildung und politischen Partizipation., Intermediäre Soziale Arbeit: Informationsvermittlung und Vernetzung zwischen Bewohner*innen, Nachbarschaftsgruppen und Akteur*innen der sozialen Infrastruktur., Veranstaltungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit: Planung und Durchführung von Nachbarschaftsfesten, Spielstraßen, Werkstätten oder Beteiligungsformaten sowie Pflege von Webseiten und sozialen Medien., Projektorganisation und administrative Tätigkeiten: Anleitung von freiwilligem Engagement, Teilnahme an Dienstbesprechungen, Einhaltung gesetzlicher Pflichten (z. B. Kinderschutz, Hygiene), Konzept- und Budgetplanung sowie Materialbeschaffung für die Arbeit im öffentlichen Raum.

Unterstützung der Standortkoordinatorin vor Ort bei der Umsetzung des Projekts, Inhaltliche Konzeption, Planung und Organisation, Abrechnung von Veranstaltungen und weiteren Maßnahmen, Koordination und Planung der Termine und Veranstaltungen im Rahmen des Projekts, Bereitstellung von Informationsangeboten für die Teilnehmer*innen, Zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit zur Akquise von Teilnehmer*innen für die im Rahmen des Projekts durchgeführten Maßnahmen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von MSOs und Ehrenamtlichen

Aktive Mitgestaltung im Institutsmanagement-Team, Betreuung von Personalangelegenheiten als zentrale Schnittstelle zwischen Institut und der Personal- sowie Finanzabteilung, Verantwortung für Einkauf und Beschaffung in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Einkaufsabteilung, Administrative Unterstützung wissenschaftlicher Mitarbeitender wie z.B. bei Personalmaßnahmen, Koordination der Zeiterfassung, Wechselseitiges Vertreten im Office-Team einschließlich Assistenzaufgaben der Institutsleitung, Organisation von Veranstaltungen des Instituts