Übernahme allgemeiner Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Steuerung des Informationsflusses der Hauptabteilung nach außen, Unterstützung der Hauptabteilungsleitung bei der Vorbereitung und Erledigung von Organisations- und Personalangelegenheiten, Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Koordination von Geschäftsvorfällen mit anderen Organisationseinheiten und Berichts- sowie Projektarbeiten, Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung der Haupt- bzw. Abteilungsleitung

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Ansprechpartner:in am Telefon und bei Bestellungen per Mail, sowie Retouren und Gutschriften, Koordination von Anfragen für den Vertrieb und unser Marketing-Team, Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Post, der Büroausstattung und des Einkaufs von Büromaterialien, Erster Kontakt für Anfragen von Kund:innen und (zukünftigen) Partner:innen zu Kooperationen, Prüfung und Übergabe von Eingangs- & Ausgangsrechnungen an unser Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online & Führung des Mahnwesens, Aktive Mitgestaltung des Büro-Alltags und Übernahme eigener kleiner Projekte

Terminkalender f ühren und Terminkoordination verwalten und überwachen, Sachverhalte/Informationen recherchieren und aufarbeiten, Fachliche Ausk ünfte und Beratungen durchf ühren, Unfallanzeigen bearbeiten, Ein- und Ausgangspost bearbeiten, Telefonpr äsenz sicherstellen, BG-eigene Software Bearbeiten und Pflege durchf ühren, Dienstreisen vorbereiten, Fahrtenb ücher zur Abrechnung vorbereiten, Bibliothek und Schriftenlager organisieren, verwalten und pflegen, Sitzungen vorbereiten und begleiten, Protokolle erstellen, Fachregister und Dokumenten-Ablage f hren und pflegen, Betriebsakten bearbeiten und verwalten

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Assistentenz der Konzernbereichsleitung, Allgemeine Sektretariatsaufgaben inkl. Büroorganisation, Unterstützung verschiedener Funktionsbereiche wie Controlling, Vertragsmanagement, Personalmanagement, EDV- und IT-Unterstützung für das Team, Übernahme der Funktion des Präventionsbeauftragten

Helpdesk: Telefonzentrale & Empfang, Buchung und Einkauf von Reisen / Mietwagen / Bürobedarf etc., Posteingang und Ablage, Allgemeine Büroorganisation, Allgemeine Verwaltungs- & Organisationsaufgaben, Administrative Aufgaben zur Personalverwaltung, Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und bei Bedarf temporäre Vertretung, Buchen und Kontieren, Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro, Zuarbeit zum Projektcontrolling

allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung in unterschiedlichen Bereichen, Mitwirkung bei der Erarbeitung und Pflege einer Ablage- und Ordnerstruktur, Kommunikation mit den Eltern, Angebotseinholung, Bestellungen aller Art, Eingangskontrolle, Lieferscheinprüfung, Jahresplanung und Terminüberwachung

Bearbeitung von bürowirtschaftlichen Abläufen, Einfache Rechtsanwendung, Erledigung von einfachem Schriftverkehr, Bearbeitung von Rechnungen, Führen von Wiedervorlagen bzw. die Terminüberwachung sowie Ablage- und Registraturaufgaben, Allgemeine Aktenverwaltung, Entgegennahme und Weiterleitung der Postein- und -ausgänge, Materialbeschaffung, Führen der Urlaubs- und Krankheitskartei, Annahme von Telefongesprächen, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungsterminen, Schreibarbeiten für die Leitung und für die Beschäftigten der jeweiligen Organisationseinheit

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Erledigung der allgemeinen schulischen Sekretariatsaufgaben wie z. B.: schriftliche Korrespondenz, Telefon- und Tresendienst, Akten- und Listenführung, Terminkoordination, Bearbeiten von Statistiken, Posteingang und -ausgang sowie Pflege des Archivs, Materialbestellung, Vervielfältigungen und Betreuung der Kopiergeräte, Dienstleistung für Lehrkräfte (z. B. Ausdruck von Listen, Verteilen von Informationen/Formularen, Materialausgabe), Bearbeitung allgemeiner Schülerangelegenheiten wie z. B.: An-, Ab- und Ummeldungen, Dateneingabe und Auswertungen, Zeugnisausfertigungen, Schulbescheinigungen und Schülerausweise, sowie kleinere Erste-Hilfe-Maßnahmen, Rechnungswesen der Schule: Wanderfahrten und Reisekosten, Fortbildungen, Schulkostenbeiträge, Schulkonto / Bildungskarte, Personalangelegenheiten: Aktenführung, Vertragswesen, Antragswesen Lehrkräfte / Schriftverkehr mit dem Bildungsministerium

Allgemeine Schreibtätigkeiten und Aktenablage, Vorbereitungen von Beratungen, Sitzungen, Versammlungen und Ausschüssen, Telefonverkehr und Besucherbetreuung, Postbearbeitung und Korrespondenz, Koordinierung/Uberwachung der Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Pflege des Intranets

Verantwortung für das Beschaffungswesen, Beauftragung von Handwerksleistungen und Wartungen nach den einschlägigen Vergaberegelungen, Abwicklung der Rechnungsbearbeitung vom Eingang über die Prüfung bis hin zur Kontierung der Rechnungen, Ansprechperson für Abfallfragen und die Anlagenverwaltung, Als Fahrdienstleitung zuständig für alle Fragen rund um den Dienst-PKW der Filiale, Unterstützung der Verwaltungsleitung bei der Verwaltung des filialeigenen Wohnungsbestandes sowie bei der Organisation von Veranstaltungen der Filiale und Gesundheitstagen, Mitwirkung an der Dienstaufsicht und Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben in der Poststelle

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

selbstständige, verantwortliche Wahrnehmung von Verwaltungs, Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Termin- und Informationsmanagement für die Abteilungsleitung, Aufgaben der Büroorganisation und -kommunikation, Vorbereitung von Dienstreisen, Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Vortragsunterlagen und Protokollen, enge Zusammenarbeit mit den Sekretär*innen der Abteilung

Unterstützung der Mitarbeitenden des gesamten Stadtplanungsamtes (Raum- und Fahrzeugbuchungen, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Überwachung von Fristen und Mitzeichnungen, Schreibaufträge), Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung und die Steuerungsunterstützung (Organisation der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden, Vorbereitung von Materialien), Vertretung der Sekretärin des Amtsleiters, Führung der Bibliothek des Stadtplanungsamtes, Pflege der internen Ordnerstruktur, Überarbeitung von Tabellen und Verzeichnissen, Pflege der Homepageseiten des Amtes