Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Priorisierung und Kanalisierung eingehender E-Mails, Unterstützung bei der Reiseplanung sowie Abwicklung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen, Terminmanagement und Koordination von Meeting, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Annahme und Koordination der Telefonate, Terminierung aller Patienten*innen des Therapiezentrums sowie die Leistungsberatung, Selbständige Organisation der Arbeitsabläufe

Selbstständige Tätigkeiten im Bereich HR Assistenz, Unterstützung der Personalleitung, Terminkoordination der HR Abteilung, Abwicklung des Schriftverkehrs, Pflege und Überwachung der Mitarbeiterkonten in der Zeitwirtschaft, Vorbereitung standardisierter Betriebsratsanhörungen, Weiterleitung mitbestimmungspflichtiger Unterlagen an den Betriebsrat, Datenerhebung und -abfrage, Recherchearbeiten, Vorbereitung personeller Einzel- und Disziplinarmaßnahmen

Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen des Leitungsteams und der Leitung Verwaltung, Mitentwicklung von Schulungs- und Eingliederungsmaßnahmen sowie Workshopentwicklung, Erstellung von Projektplänen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Verwaltung von Stiftungen, Datenerfassung und -organisation, Aktenführung, Material- und Bewirtungsmanagement, Empfang und Ansprechperson für Gäste und Besucher

Allgemeine Verwaltung, Rechnungslegung, Controlling der Zahlungseingänge, Kassenprüfungen, Kommunikation mit den Einrichtungsleitungen und Eltern, Sozialadministrative Aufgaben im Umgang mit Behörden und Ämtern, Selbstständige Büroorganisation

Empfang und Betreuung unserer Patienten in einem freundlichen und professionellen Ambiente, Telefonische und persönliche Terminvereinbarungen, Koordination und Organisation des Terminmanagements, Administrative Aufgaben wie die Erfassung von Patientendaten, Dokumentation von Behandlungszeiten und Pflege der Patientendatenbank, Bearbeitung von Anfragen per Telefon und E-Mail, Kommunikation mit Therapeuten und anderen Abteilungen, Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung des Teams

Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Front Office der Geschäftsführung als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter und Besucher, Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftlern und internen sowie externen Besuchern, Terminkoordination und allgemeine Büroarbeiten, Allgemeine Korrespondenz (auch in englischer Sprache) in Wort und Schrift, Planung von Besprechungen, Begutachtungen und Zertifizierungen, Erstellen von Vorlagen für Besprechungen sowie Präsentationsentwürfen für interne und externe Meetings, Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Erstellen und Nachhalten von Protokollen, Strukturierung von Mitarbeiterinformation und Information von Kooperationspartnern sowie Zuweisern, Erstellen von internen und externen Newslettern, Unterstützung bei der Buchführung von Drittmittelkonten/Kostenstellen, Zertifizierungen und Akkreditierungen (Roxtra), Dokumentation von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten, Unterstützende Organisation der ärztlichen und nicht-ärztlichen Dienstplanung und Zeiterfassung, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Erledigung des Schriftverkehrs nach Vorlage und z.T. selbständig, verlässliche Protokollführung, Assistenz der Abteilungsleiterin (z.B. Haushalt, Termine, Projekte), Zuarbeit wie Terminkoordination für die Referent:innen der Abteilung, Planung, Organisation und Mithilfe bei der Durchführung von Sitzungen, Tagungen, Workshops, Projekten u. ä., Layoutaufgaben und Gestaltung von Präsentationen, Öffentlichkeitsarbeit, v.a. Homepage-Pflege und MIT, erstellen von Statistiken und Auswertungen, Teamarbeit und gegenseitige Unterstützung mit weiteren Angestellten im Bürodienst in der Abteilung

Mitarbeit Haus- und Grundverwaltung, Organisation der Hausmeisterdienste, Rechnungsbearbeitung der anfallenden Rechnungen, Beschaffungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Sachgebiet Organisation

Kaufmännische Betreuung von Projektgesellschaften, Führung der Finanzbuchhaltungen, Erstellung von Monatsberichten für Investoren, Unterstützung des Teams / allgemeine Sekretariatsaufgaben

Sie übernehmen die Administration sämtlicher Personalthemen im Mitarbeiterlebenszyklus von der Erstellung der standardisierten Arbeitsverträge bis zu den Zeugnissen, Bei dem Recruiting unterstützen Sie die Personalreferenten insbesondere bei der Veröffentlichung von Stellen, Bewerbermanagement und Terminkoordination für Vorstellungsgespräche, Sie bilden die Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung und der Zeiterfassung und leiten relevante Unterlagen weiter, Sie führen und pflegen die Personalakten, Bei Personal-Projekten unterstützen Sie ebenfalls

Aufgaben der innerbetrieblichen Organisation und Verwaltung, Tätigkeit in verschiedenen Abteilungen, Betriebliches Rechnungswesen, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Erstellung von Statistiken, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Erstellung von Rechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen, Einleitung von Mahnverfahren, Aufgaben aus den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Verkauf, Kenntnisse der Betriebswirtschaft, Kenntnisse des Finanz- und Rechnungswesens, Kenntnisse der Büroorganisation

Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Erhebung, Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse., Verantwortung für die Einführung einer neuen Software für das Prozess- und Maßnahmenmanagement., Unterstützung der Visualisierung und Dokumentation der Geschäftsprozesse in den Geschäftsbereichen., Verantwortung für operative Steuerung und Durchführung teils komplexer IT- und Digitalisierungs-Projekte., Koordination verschiedener Projektarbeitsgruppen unter Berücksichtigung der Geschäftsstrategie., Identifizierung und Realisierung technischer und fachlicher Anforderungen und Durchführung entsprechender Workshops.

Unterstützung von Abläufen und Projekten in HR und Verwaltung, Gesundheitsmanagement inkl. Koordination von betriebsärztlichen Einsätzen, Überwachung und Koordination von Maßnahmen zum Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Datenadministration und allgemeine administrative Aufgaben im HR-Bereich und unterstützend im Reisemanagement, Mitwirkung bei der Organisation von Schulungen, Terminkoordination und Unterstützung der Abteilungsleitung

Eigenverantwortliche administrative Unterstützung, Organisation und Koordination von Terminen sowie die Bearbeitung der Patientenanfragen, Sicherstellung der Vernetzung und Kommunikation mit der Station und der Ambulanz, Erstellung und Bearbeitung von Patientenakten sowie die Verwaltung von Dokumentationen, Organisation und Koordination von Besprechungen und internen Meetings, Korrespondenz mit Ärzten, Therapeuten und externen Dienstleistern, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Abrechnungsunterlagen, Enge Zusammenarbeit mit dem medizinischen und therapeutischen Personal, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im administrativen Bereich der Tagesklinik

Entgegennahme von Kundenanfragen und Essensbestellungen, Übermittlung der Essensbestellungen an den Speisenlieferanten, Kundenakquise, Anlegen von Neukunden, Sicherstellen der telefonischen Erreichbarkeit, Tourenplanung der Essenstouren, Dienstplanung für die Fahrer, Abrechnung der Essensbestellungen, Zusammenarbeit mit der Faktura und den Kollegen der Sozialstation

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Allgemeine Sekretariats-, Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Ablage, Archivierung, Digitalisierung), Pflege und Erstellung von Dienstplänen sowie Teamkalender, Formelle Prüfung von Angeboten, Beauftragung und Überwachung von Bestellvorgängen sowie Reklamationsbearbeitung, Sachliche Kontrolle von Rechnungen, Erfassung und tabellarische Dokumentation von Energieverbrauchsdaten im Rahmen des Energie-Controllings, Organisation von Teambesprechungen und deren Protokollführung, Kommunikation und Pflege von Lieferanten, Unterstützende Tätigkeiten im Ticketsystems der Abteilung Technik

Sie sind verantwortlich für allgemeine Angelegenheiten der Amtsleitung; u.a. Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Schreibarbeiten, Auskunftserteilung und Bestellungen, zu Ihren Aufgaben zählen zudem die Terminüberwachung für u.a. Gemeinderatsanfragen, „Gelbe Karten“, Antwortentwürfe für den Oberbürgermeister, das Bürgermeisteramt und die Amtsleiterin, Sie führen den Terminkalender der Amtsleiterin, Presseanfragen werden von Ihnen geprüft und koordiniert, das Vorbereiten von Tagungen und Besprechungen gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich

eigenständig den Schriftverkehr für die Einrichtungs- und Schulleitung verfassen und erledigen, Sitzungen und Veranstaltungen organisieren, Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zentrale koordinierende Schnittstelle zur Terminorganisation und Terminkoordination in der Schule, unterschriftsreife Anträge und Formulare vorbereiten, Statistiken führen und verarbeiten, allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten