Allgemeine Sekretariats-, Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Ablage, Archivierung, Digitalisierung), Pflege und Erstellung von Dienstplänen sowie Teamkalender, Formelle Prüfung von Angeboten, Beauftragung und Überwachung von Bestellvorgängen sowie Reklamationsbearbeitung, Sachliche Kontrolle von Rechnungen, Erfassung und tabellarische Dokumentation von Energieverbrauchsdaten im Rahmen des Energie-Controllings, Organisation von Teambesprechungen und deren Protokollführung, Kommunikation und Pflege von Lieferanten, Unterstützende Tätigkeiten im Ticketsystems der Abteilung Technik

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Vorbereitung und Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten, Administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache

Pflege und Verwaltung von Planstellen in SAP, Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen und hierarchischen Organisationsstruktur in SAP, Analyse, Weiterentwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen der Organisationsstruktur in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement, Aufbau einer digitalen Berichtsstruktur zur Abbildung der Aufbauorganisation, Proaktive Beschaffung relevanter Informationen zur Pflege und zum Abgleich des Stellenplans, inklusive Vakanzen-Management und Kostenstellenänderungen, Analyse und Erweiterung der Grundlagendaten des SAP Organisationsmanagements zur Durchführung der Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen, Zusammenarbeit als SAP HCM Key User:in mit dem IT-Management, um Prozesse im Personalmanagement zu analysieren und zu optimieren, Systematische Durchführung von Tests bei Systemaktualisierungen

Selbstständige Budgetkontrolle, Haushalts- und Drittmittelüberwachung, administrative Projektbegleitung/ Projektcontrolling aller Drittmittelprojekte, Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen, Administrative Begleitung aller am Lehrstuhl anfallenden Aufgaben in der Lehre, Teamassistenz, z.B. internationale Kommunikation und Korrespondenz, Bestellungen und Beschaffungen, Gästebetreuung, Dienstreisen

Selbstständige Tätigkeiten im Bereich HR Assistenz, Unterstützung der Personalleitung, Terminkoordination der HR Abteilung, Abwicklung des Schriftverkehrs, Pflege und Überwachung der Mitarbeiterkonten in der Zeitwirtschaft, Vorbereitung standardisierter Betriebsratsanhörungen, Weiterleitung mitbestimmungspflichtiger Unterlagen an den Betriebsrat, Datenerhebung und -abfrage, Recherchearbeiten, Vorbereitung personeller Einzel- und Disziplinarmaßnahmen

Anlaufstelle für die Mitarbeitenden und Studierenden der zugeordneten Programmbereiche, Planung und Koordinierung von Terminen, Sitzungen und Reisen inkl. Abrechnungen, Proaktive Nachhaltung von festgelegten Maßnahmen und Fristen, Führung des Schriftverkehrs sowie der Post- und Sekretariatsablage inkl. Archivierung der Abteilungsdokumentation und Pflege unterschiedlicher Datenbanken, Bearbeitung von deutsch- und englischsprachigen Schriftsätzen (wiss. Fachbeiträge, Konferenzpapers, Forschungsangebote etc.), Betreuung von in- und ausländischen Gästen, Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Verantwortlich für allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben

Unterstützung der Assistenz der Geschäftsführung in allen Bereichen, Sekretariatskoordination im Bereich Verwaltung, Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mail und Postverkehr, Durchführung von Klinikführungen, Koordination von Terminen, Durchführung von Korrespondenzen

Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z. B Schreibarbeiten, Postein- und -ausgänge, Terminplanung, Unterstützung der Schulleitung bei den Aufgaben der Schulorganisation, Pflege von Schülerdaten, sowohl in Papierform als auch digital, Mitarbeit in schulorganisatorischen Arbeitsbereichen und Abläufen, Wertschätzender Umgang mit Lehrkräften und Eltern sowie ein "offenes Ohr" für die großen und kleinen Anliegen unserer Schülerinnen, Zusammenarbeit mit den Behörden, Institutionen und den Ansprechpartnern innerhalb der Glaubenskongregation

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft., Frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen., Vorbereitung von Sitzungen/Tagungen., Protokollierung der Sitzungsergebnissen., Aufbereitung wirtschaftlicher/technischer Kennzahlen und Eckdaten., Analyse von Kennzahlen und Eckdaten., Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen., Aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Stakeholdern., Bearbeitung von Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen., Selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminmanagement, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern).

Administrative Unterstützung des Weiterbildungsbüros bei der Umsetzung der Prüfungsaufgaben und der Durchführung von Masterstudiengängen, einschließlich der Organisation von Modul- und Lehrveranstaltungen, Unterstützung der Referenten und der Leitung des Weiterbildungsbüros bei der Erstellung und Verwaltung von Lehrunterlagen sowie Studienplänen, Bearbeitung allgemeiner Büroaufgaben, wie Posteingang, Erreichbarkeit für Teilnehmende der Masterstudiengänge, Korrespondenz und Archivierung von Unterlagen, Eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mail-Kommunikation in bestimmten Bereichen, Akquise von neuen Teilnehmern durch die Aufnahme von Interessenten und Beantwortung allgemeiner Fragen oder Weiterleitung an die Studiengangs-Berater, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort, inklusive der Organisation der Pausenversorgung und der Ansprechpartnerrolle für die Teilnehmenden

Mithilfe und Urlaubsvertretung bei der Buchhaltung / im Rechnungswesen (z.B. Buchen und Kontieren von Belegen, Debitoren/Kreditorenbuchhaltung), Mitarbeit bei administrativen Aufgaben in der Verwaltung, Allgemeine Büroarbeiten (z.B. Schriftverkehr)

Mithilfe und Urlaubsvertretung bei der Buchhaltung / im Rechnungswesen (z.B. Buchen und Kontieren von Belegen, Debitoren/Kreditorenbuchhaltung), Mitarbeit bei administrativen Aufgaben in der Verwaltung, Allgemeine Büroarbeiten (z.B. Schriftverkehr)

Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung allgemeiner Telefonanfragen und Terminkoordination, Organisation von Patientinnenveranstaltungen, Konferenzen oder Sitzungen, Unterstützung im Tagesablauf, Vorbereitung von Unterlagen/Besprechungen, Rechnungsprüfung, Verwaltung der elektronischen oder postalischen Korrespondenz, Unterstützung bei der Planung von Operationen und Sprechstunden

Unterstützung von Abläufen und Projekten in HR und Verwaltung, Gesundheitsmanagement inkl. Koordination von betriebsärztlichen Einsätzen, Überwachung und Koordination von Maßnahmen zum Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Datenadministration und allgemeine administrative Aufgaben im HR-Bereich und unterstützend im Reisemanagement, Mitwirkung bei der Organisation von Schulungen, Terminkoordination und Unterstützung der Abteilungsleitung

Unterstützung der Schulleitung, Verwaltung und Organisation des Schulsekretariats, Kommunikation mit Schülern, Lehrkräften und Schulleitung, Sicherstellung eines reibungslosen Schulalltags

Als Ansprechpartner für die Führungskräfte und die Beschäftigten hinsichtlich aller relevanten Themen zu dienstlich veranlassten Reisen bearbeiten und prüfen Sie den kompletten Ablauf der Fort- und Weiterbildungsanträge inkl. der Erstattung von Reisekosten unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorschriften, Sie übernehmen alle personalrelevanten Tätigkeiten bei der Beschäftigung von Famulanten, Hospitanten und Praktikanten, Sie kümmern sich um den Prozess und die Auszahlung der jährlichen Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) nach TVöD-K, Die Bearbeitung der jährlichen Jubiläen inkl. der Jubiläumsfeier für die KKHB liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich, Sie organisieren den kompletten Ablauf der Überlassungen von Appartements im Personalwohnheim vom Einzug bis zum Auszug, Ihnen obliegen verschiedene administrative Aufgaben für die Personalabteilung, wie z.B. die Bezahlung von Rechnungen, der Notarzteinsatzpauschalen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie das Bestellwesen, Durch kontinuierliche Verbesserungen tragen Sie zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Bereich bei

Administrative Tätigkeiten im Rahmen von Bewerberprozessen und Prüfungsprozessen, Digitales Erfassen von Daten in unserer Schulsoftware, Unterstützung in schulorganisatorischen Tätigkeiten, Ansprechpartner*in für Auszubildende und Lehrende, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Schriftverkehr, Datenpflege, Rechnungswesen, Telefonzentrale, Post), Vor- und Nachbereitung der Organisation des Rahmens von Schul- /Fortbildungsveranstaltungen

Unterstützung der Aus- und Weiterbildungsorganisation, Administrative Tätigkeiten, Kommunikation mit Teilnehmern und Dozenten, Organisation von Schulungen und Veranstaltungen