Unterstützung bei der Betreuung von Präsenz- und Online-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von Teilnehmenden und der Teilnehmendenverwaltung, Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen

Effizientes und professionelles Recruiting für (inter-)nationale Standorte, Ganzheitliche Betreuung des Recruitingprozesses, Beratung der Führungskräfte in Bezug auf Anforderungsprofile und Bewerberverfügbarkeit, Entwicklung stellenspezifischer Recruitingmaßnahmen, Bewerbermanagement als erster Ansprechpartner, Moderation und Betreuung abteilungsübergreifender Projekte in der Personal- und Organisationsentwicklung, Beratung für Geschäfts-, Bereichsleitung sowie Führungskräfte und Projektteams, Unterstützung interdisziplinärer Projektteams bei der Analyse und Erarbeitung von Veränderungspotenzialen, Erarbeitung von Konzepten und Begleitung der Umsetzung von Change- und Strategieprozessen, Aktive Vorantreibung der Realisierung strategischer Projekte, Erarbeitung von Stellenplänen und Ableitung von Qualifikationsmatrizen für die strategische Personalentwicklung

Annahme, Koordination und Betreuung von internen und externen Veranstaltungen, Organisation von Rahmenprogrammen und Abstimmung mit unseren Dienstleistern, operative Betreuung der Events wie z.B. dem Schleswig-Holstein Musikfestival sowie verschiedener Abendveranstaltungen, Buchung von Übernachtungen in den firmeneigenen Gästehäusern, Kontaktpflege und Absprache mit Kunden, Veranstaltungsleitern und Referenten

Unterstützung des Managementteams im operativen Tagesgeschäft, Koordination von Terminen und Projekten, Organisation von Dienstreisen (inklusive Hotel- und Reisebuchungen), Organisation und Betreuung interner und externer Veranstaltungen (inklusive Protokollführung), Erstellung von unterstützenden Planungstools, Datenpflege diverser Übersichtsdateien, Übernahme von Recherchetätigkeiten und Erstellung thematischer Übersichten, Koordination und Steuerung von Sonderthemen, Unterstützende Mitarbeit in der Unterrichtsplanung, Übernahme von weiteren Teilaufgaben aus dem Verwaltungsbereich

Verantwortung für eine effiziente Büroorganisation und Unterstützung bei allgemeinen Assistenzaufgaben, Überwachung und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs für den Standort, Vertrauensvolle, serviceorientierte Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Planung und Organisation interner Events und Meetings, inklusive Catering-Management vor Ort, Unterstützung bei der Reiseplanung und Facilitymanagement sowie Bestellung von Materialien wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Standortübergreifende Personalverwaltung und – betreuung, Erstellung personalrelevanter Dokumente wie Vertragsanpassungen oder Ähnliches, Vorbereitung der externen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater, Ansprechpartner in allen Personalangelegenheiten für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte, Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und anderen Behörden sowie das Verfassen von externen und internen Berichten, Analysen und Bescheinigungen, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalakten

Betreuung von Netzwerkprojekten (Teilnehmendenmanagement, Mitbewertung von Projektanträgen, Vorbereitung & Nachbereitung von Rechnungen, Erstellung von Online-Umfragen, Reisekostenabrechnungen), Planung und Durchführung von Offline Veranstaltungen (Sommerfest in Berlin, große Veranstaltungen zum Thema "Polarisierung entgegentreten, Zusammenhalt stärken, Visionen entwickeln"), Erstellung von Präsentationen und Recherchen, Community-Building (Pflege von Kontakten, Vernetzung und Einbindung von Mitgliedern), (Technischer) Unterstützung bei Online-Veranstaltungen und anderen digitalen Formaten

Sie unterstützen die Beauftragte/den Beauftragten des Haushalts bei den folgenden Aufgaben: haushaltsrechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen, übergreifende Projekte sowie koordinierende Tätigkeiten in den Bereichen Haushalt, Finanzen und Controlling., Sie erstellen Haushalts- und Wirtschaftspläne sowie Berichte und Analysen. Daneben prüfen und bearbeiten Sie Finanzanträge und überwachen die Budgetmittel., Sie beraten und unterstützen Fachbereiche in haushaltsrechtlichen und finanziellen Angelegenheiten., Sie kooperieren mit anderen Stakeholdern, insbesondere mit Minsterien und Aufsichtsbehörden., Sie sind zuständig für die Erstellung und Weiterentwicklung von Prozessen und Richtlinien im Haushals- und Finanzbereich., Sie prüfen, bearbeiten und überwachen die Finanzanträge bzw. das Budgetmittel.

Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Konferenzen, Workshops, Messeauftritten, Roadshows, Fachveranstaltungen und Groß-Events wie unsere Hausmesse eXPO, Selbständige Planung, Durchführung und Evaluation von Veranstaltungen, Leitung externer Dienstleister und Koordination der Schnittstellen zu unseren Lieferanten, Pflege des Anmelde- und Teilnehmermanagements sowie Verteilerlisten innerhalb unseres CRM-Systems (MS Dynamics 365), Unterstützung des Teams unseres Sendestudios am Standort in Gießen bei der Durchführung von Online-Events, Unterstützung bei der Jahresübersicht für diverse Veranstaltungen, Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen von externen Dienstleistern zur internen Weiterverarbeitung, Unterstützende Tätigkeiten im operativen Tagesgeschäft wie beispielsweise den Aufbau eines Messestandes sowie Lager- und Räumarbeiten

Administrative und organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten im Handlungsfeld Global Nachhaltige Kommune im Programm Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW), Planung, Organisation und Durchführung sowie Nachbereitung von Veranstaltungen mit Bezug zur Agenda 2030, Durchführung von Vergaben für Dienstleistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), Prüfung von Rechnungen und Überwachung des Mittelabflusses, Verwendungsnachweiskontrolle sowie Prüfung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Pflege des organisationseigenen CRM-Systems im Rahmen der Projekte, Betreuung und Reisemanagement von Teilnehmenden und Referierenden (Anreise, Übernachtung, Tagegelder), Erstellung und Pflege von Statistiken und Übersichtstabellen

Eigenständige Studierenden- und Lehrbeauftragtenbetreuung sowie Beratung, Eigenverantwortliche Organisation von Fakultätsveranstaltungen (z. B. Erstsemesterveranstaltungen bzgl. Ablauf und Inhalten), Eigenständige Tätigkeiten im Qualitätsmanagement der Fakultät (z. B. Modulhandbücher, Aufbereitung von Akkreditierungsunterlagen etc.), Eigenständige Budget- und Finanzmittelverwaltung, Mitarbeit in Fakultätsgremien (v. a. Protokollierung in Studienkommissionen, Semestersprechersitzungen etc.)

Steuerung, Planung, Organisation und Realisierung der internationalen B2B-Fachmessen und Events mit allen begleitenden Maßnahmen (analog und digital), inklusive Steuerung unserer externen Messebaupartnern., Enge Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen in Marketing-Konzeption, Design und Beratung und direkter Kontakt mit den Geschäftsbereichen und den internationalen Vertriebsorganisationen., Projekt- und Terminsteuerung, Budgetführung inkl. Vorkalkulationen, Auftragserstellung, Projektkostenabrechnung, Erfolgskontrolle., Überblick über alle Aktivitäten und vielfältiger Einsatz des Könnens.

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Terminplanung und -koordination, Unterstützung von Professoren und Lehrbeauftragten bei Aufgaben des Lehrbetriebs, Beratung von nationalen und internationalen Bewerbern und Studierenden bei Fragen rund ums Studium, Unterstützung der Studiengangkoordination, Allgemeine Korrespondenz (vor allem auch auf Englisch), Erledigung von Sonderaufgaben

General administrative and secretarial tasks (e.g., handling incoming post and e-mail, monitoring deadlines and resubmission), Coordination of procurement and accounting processes, Preparation and follow-up of meetings and business trips (application and settlement), Collaboration in research matters: administrative activities in third-party funded projects (especially administration of finances), Function as the first point of contact for students, employees, lecturers, cooperation partners and guests, Support in the preparation of courses, Support in the organization of conferences and conventions, Possible additional task: maintenance of the homepage

Unterstützung der Standortkoordinatorin vor Ort bei der Umsetzung des Projekts, Inhaltliche Konzeption, Planung und Organisation, Abrechnung von Veranstaltungen und weiteren Maßnahmen, Koordination und Planung der Termine und Veranstaltungen im Rahmen des Projekts, Bereitstellung von Informationsangeboten für die Teilnehmer*innen, Zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit zur Akquise von Teilnehmer*innen für die im Rahmen des Projekts durchgeführten Maßnahmen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von MSOs und Ehrenamtlichen

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Unterstützung von Abläufen und Projekten in HR und Verwaltung, Gesundheitsmanagement inkl. Koordination von betriebsärztlichen Einsätzen, Überwachung und Koordination von Maßnahmen zum Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Datenadministration und allgemeine administrative Aufgaben im HR-Bereich und unterstützend im Reisemanagement, Mitwirkung bei der Organisation von Schulungen, Terminkoordination und Unterstützung der Abteilungsleitung

Organisatorische Unterstützung durch Terminkoordination, persönliche Korrespondenz, Erstellung von Informationsunterlagen und Analysen, Organisation von Meetings und Events sowie Empfang von Gästen, Erstellen aussagekräftiger Präsentationen und Dokumente wie Flyer, Aushänge oder Werbematerialien, Unterstützung bei den Themen interne und externe Kommunikation, z.B. Pressemitteilungen, Social Media Beiträge, Homepage, Eigenständige Betreuung von Projekten für die Geschäftsführung oder im Bereich Kommunikation

Beratung von Unternehmen, Kommunen und Vereinen zur Konzeption vonVeranstaltungen wie Team Events, Weiterbildungsworkshops, Klausurtagungen und Konferenzen mit Nachhaltigkeitsbezug in der KLIMA ARENA, Erstellung von Angeboten, Kostenkalkulationen und Rechnungen, Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen vor Ort einschließlich der Abstimmung mit dem Vorstand und den übrigen Bereichen der KLIMA ARENA wie Technik, Besucherbetreuung, Bildungsteam und dem Restaurant-Pächter, Budgetverwaltung für den Veranstaltungsbereich, Schulung und Einweisung von Kolleg*innen, die im Bereich Veranstaltungsdurchführung unterstützen oder eigenständig nach der Einweisung Veranstaltungen durchführen, Stetige Weiterentwicklung, Überprüfung und Optimierung der Abläufe und Systeme im Bereich Veranstaltung bzgl. Effizienz und Nachhaltigkeit, Ansprechpartner*in für den Pächter des Restaurants

Konzeption, Planung und Organisation von Events für die HR- und Recruiting-Community, Komplette Projektplanung (Idee, Budgetkalkulation, Vermarktung, Kommunikation, Ablaufplanung, Durchführung), Identifizierung neuer Partner und Pflege bestehender Kooperationen, Suche, Buchung und Koordination von Locations, Dienstleister:innen und Speaker:innen, Teilnehmermanagement (Einladung bis Ticketing), Marketing und Bewerbung der Events in sozialen Medien, Erstellung von Content für Beratung, Blog oder Podcasts