Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminplanungen und Reisebuchungen, Empfang von Gästen, Management des Backoffice für die Verlegerin

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage, Kopier- und Scanaufgaben, Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen, Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner, Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche, Terminplanung & Raumorganisation, On- & Offboardings von Mitarbeitenden, Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage, Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen, Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Kassenbuchführung, Controlling der Trägerabrechnung, Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ, Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Teambuilding, Feedback, Tageskoordination, Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen, Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen, Verfassen internen Leitfäden, Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten, Anmeldung und Kommunikation mit Netzbetreibern, Telefon- und E-Mail-Verwaltung, Kundenpflege

Veranstaltungsmanagement: Sie bringen sich aktiv bei der Organisation, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen ein – von internen Team-Meetings über Workshops bis hin zu Veranstaltungen mit unseren Kunden an unserem Standort in Hamburg, Office Management: Sie unterstützen das Tagesgeschäft unseres Büros – z. B. durch Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Terminmanagement, Telefonannahme und -weiterleitung, Post, Ablage, Recherchen, Ansprechperson: Als gute Seele unseres Büros haben Sie ein offenes Ohr für unsere Mitarbeitenden. Wir freuen uns, wenn Sie in dieser Rolle eigene Ideen einbringen und mitgestalten – sei es im Office-Alltag oder bei der Weiterentwicklung unserer Veranstaltungsformate

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben, klar und schlüssig kommunizieren und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an vielschichtigen Projekten, Umsetzung von Teilaufgaben und Protokollierung interner Sitzungen

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen

Als Assistenz übernehmen Sie die Büroorganisation und kümmern sich um die Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien., Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen und fertigen in Eigenregie überzeugende Präsentationen an., Ebenso versiert erstellen Sie Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. passen bestehende Materialien an – jeweils auf Basis der von Ihnen durchgeführten Datenanalysen., Zudem nehmen Sie die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen in die Hand – dank Ihnen läuft hier vor allem aus administrativer Sicht alles in geregelten Bahnen., Genauso wie bei Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops, die Sie sowohl in physischer als auch in digitaler Formorganisieren – von der Konzeption über die Veranstaltungsbegleitung bis hin zur Nachbereitung., Ferner geben Sie wichtige Impulse für den Bereich, kommunizieren diese klar und schlüssig an alle Beteiligten und koordinieren bereichsübergreifende Themen., Nicht zuletzt wirken Sie aktiv an vielschichtigen Projekten mit, setzen Teilaufgaben selbst um und protokollieren interne Sitzungen, u. a. von Gremien, Projektgruppen und Lenkungsausschüssen.

Büroabläufe organisieren und koordinieren, Texte schreiben, Daten verwalten, Rechnungen prüfen, Finanzen buchen, Akten pflegen, Veranstaltungen organisieren, Reisen vorbereiten und abrechnen, Kosten berechnen, Kommunikationswege nutzen, Statistiken erstellen, Termine planen, Posteingang und Postausgang erfassen, Personal verwalten, Förderanträge bearbeiten, Verträge erstellen, Prüfung von Nachweisen

Einarbeitung und Kennenlernen der verschiedenen Fachbereiche z. B. Assistenz, Personal, Buchhaltung, Auftragssachbearbeitung, Leistungsabrechnung, Erlernen unterschiedlicher EDV-Systeme, Organisatorische und kaufmännische Aufgaben, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Planung und Durchführung der administrativen Vorgänge des Empfangs, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost und Verwaltung der Büromaterialien, Unterstützung bei der Überwachung, Planung und Steuerung unseres Fuhrparkmanagements und Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten, Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Besucher/innen und Gäste, Zuständigkeit für unsere Telefonzentrale und Weiterleitung entsprechender Anfragen an die jeweilige Fachabteilung

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung, Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an Projekten und Protokollierung interner Sitzungen

Vermittlung von Rat und Hilfe für Menschen, die sich an die Geschäftsstelle wenden, Betreuung des Sekretariats der Bundesgeschäftsstelle und Kommunikation per E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen wie Messeauftritten, Seminaren und Gremiensitzungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen z.B. in der Erstellung von Rundschreiben oder bei ihrer Haushaltsplanung, Aktualisierung der Datenbanken und Sicherstellung, dass die Buchhaltung Mitgliedsbeiträge und Abgaben in Rechnung stellen kann

Als Ansprechpartner für die Führungskräfte und die Beschäftigten hinsichtlich aller relevanten Themen zu dienstlich veranlassten Reisen bearbeiten und prüfen Sie den kompletten Ablauf der Fort- und Weiterbildungsanträge inkl. der Erstattung von Reisekosten unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorschriften, Sie übernehmen alle personalrelevanten Tätigkeiten bei der Beschäftigung von Famulanten, Hospitanten und Praktikanten, Sie kümmern sich um den Prozess und die Auszahlung der jährlichen Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) nach TVöD-K, Die Bearbeitung der jährlichen Jubiläen inkl. der Jubiläumsfeier für die KKHB liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich, Sie organisieren den kompletten Ablauf der Überlassungen von Appartements im Personalwohnheim vom Einzug bis zum Auszug, Ihnen obliegen verschiedene administrative Aufgaben für die Personalabteilung, wie z.B. die Bezahlung von Rechnungen, der Notarzteinsatzpauschalen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie das Bestellwesen, Durch kontinuierliche Verbesserungen tragen Sie zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Bereich bei

Digitale und haptische Bearbeitung der Postein- und -ausgänge einschl. der Rechnungseingänge, Mitarbeit in der Vergabestelle, Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen, Betreuung der Telefonzentrale und Besucherempfang, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Auftragsbearbeitung und -nachbereitung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen, Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen, Organisatorische Aufgaben (Terminvereinbarungen, Beschaffung von Materialien), Einblicke in allgemeine Büroabläufe und kaufmännische Geschäftsprozesse

Managing incoming and outgoing mail, including regular post and the info-mailbox, Handling company phone and responding to related requests, Dispatching letters and parcels, Ensuring the proper functioning of office devices and equipment, Overseeing office maintenance, including kitchen, groceries, coffee machine, garbage, etc., Supplying the office with office supplies, promotional materials, equipment, and groceries, Handling on-site requests and ad hoc tasks, Reserving and preparing conference rooms (as needed), Ordering lunch and catering (on request), Acting as the point of contact for our landlord (as needed)

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen

Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben, Aktive Einbindung in die betrieblichen Abläufe, Verantwortung übernehmen, Einblicke in verschiedene Bereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Unternehmenskommunikation, Arbeit mit modernen Tools und Technologien

Mithilfe und Urlaubsvertretung bei der Buchhaltung / im Rechnungswesen (z.B. Buchen und Kontieren von Belegen, Debitoren/Kreditorenbuchhaltung), Mitarbeit bei administrativen Aufgaben in der Verwaltung, Allgemeine Büroarbeiten (z.B. Schriftverkehr)