227 Office Jobs

Vertretung der Anliegen und Positionen von Terre des Hommes zu Kinderrechten gegenüber dem Deutschen Bundestag und der Bundesregierung, Konzeption, Koordination und Umsetzung politischer Aktivitäten zum Thema Kinderrechte in der deutschen Entwicklungszusammenarbeit zur Steigerung der politischen Wirkung und Bekanntheit von Terre des Hommes, Beobachtung und Begleitung kinderrechtlicher Themen und Prozesse in der deutschen und internationalen Politik, vor allem in der deutschen Entwicklungs- und Außenpolitik, Kontaktpflege zu relevanten Institutionen, Kooperationspartner*innen und Entscheidungsträger*innen, Vertretung von Terre des Hommes in Gremien, Netzwerken und Bündnissen, Mitwirkung an der Entwicklung von Medien und Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit (Print, Online)

Koordination der Aktivitäten zwischen den einzelnen Bereichen der Organisationseinheiten (OE) am HZB, am HI ERN und der FAU, Unterstützung der Mitarbeitenden des Instituts in allen administrativen Angelegenheiten, Qualitätsmanagement/Dokumentation, Terminkoordination, Postbearbeitung, Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen, Sommer- und Winterschulen, administrative Betreuung von internationalen Gästen und Gastwissenschaftler*innen, Erledigung aller OE-unterstützenden Geschäftsvorgänge, u.a. Kommunikation zwischen HZB, HI ERN und FAU und Unterstützung bei Bestellvorgängen (deutschland- und EU-weite Ausschreibungen), eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage

Facilitate 1st in line customer interaction for troubleshooting and support related to all Hygiena® product lines, Link between customer and HygienaTM, Create case in CRM, troubleshooting, follow up cases, close cases, Monitor tech support email & CRM queue, Support for Hygiena Environmental, Allergen & Mycotoxin product line, Monitor TSS&TSE Out of Office Calendar and ensure one TSS to cover for BASU when absence, Instrument repairs: Will work with TSE Team on documentation on instrument repairs and Customer Service for shipment & invoicing, Allocate instruments in CRM, Preventive Maintenance: Coordinate & control Preventive Maintenance with field TSS, Service contracts: Control/allocate Service Agreement: Follow up, renewal, overview, Training: Do on-line of F2F training at HygienaTM Germany facility (HDG)., Coordinate end user, distributor, colleague: Allocate recourses, booking. Conduct training., Demo Projects: Ensure in good time, that all correct equipment is allocated, shipped and ready to use, work with Customer Service, Travel can occur, expected are 1-3 days per months, Optimizes technical support resources to maintain satisfied customers base along with helping sales team initiative, Acts as relay between customers and maintenance and service, Follows together with lab team all customers matrices validation, Utilizes and updates CRM MS 365 platform daily, Cooperation with several departments, Participates at EMEA sales meeting

Management of external service providers for our office supplies (selection and management of suitable partners, maintaining relationships, payment processing), Ordering and managing the inventory of daily office supplies, Management of incoming mail, Viewing and filing documents (invoices, contracts, etc.), Identifying team needs and making suggestions for improvement, Ensuring a first-class working environment in the office, Organization of onboarding and offboarding of employees, HR support for employment contracts, Preparation of the monthly payroll accounting in cooperation with our accountant (consolidation of working hours, sick days, vacation days, checking of payroll accounting; sending of payroll accounting to the team), Support in accounting (collecting, viewing and forwarding invoices to the accountant), Contact person for the team for questions, Regular organization of team events

Beratung von nationalen und internationalen Studierenden im Kontext des Architekturstudiums, Bearbeitung und Vorbereitung von Anträgen für den Prüfungsausschuss, Unterstützung bei der Außendarstellung und Mitwirkung bei Infoveranstaltungen

Büroorganisation & Administration: Unterstützung im Tagesgeschäft, Bearbeitung der Korrespondenz, Terminplanung, Finanz- und Lohnbuchhaltung (vorbereitend): Unterstützung bei Rechnungsstellung, Rechnungsverfolgung, Mahnwesen, Belegwesen und Stammdatenpflege, Personalwesen: Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, Unterstützung im Recruiting-Prozess, Unterstützung im Bereich On- und Offboarding von Personal, Materialwirtschaft & Einkauf: Bestellungen, Büromitteleinkauf, Telefonische & schriftliche Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten, Fuhrparkmanagement: Koordination von Fahrzeugen und Wartungen, Messgerätemanagement: Organisation / Widervorlage Eichung / Kalibrierung und Wartung

Mitarbeit im entsprechenden Sekretariat sowie Übernahme von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Eigenständige Büroorganisation inkl. Ablagesystematik, Prozesssteuerung etc., Schnittstellenfunktion für die ärztlichen und pflegerischen Mitarbeiter:innen der Abteilung, BG-Ambulanz, Ansprechpartner:in für Patient:innen, Management telefonischer und schriftlicher Anfragen, Terminorganisation, Postbearbeitung

Verantwortung für eine effiziente Büroorganisation und Unterstützung bei allgemeinen Assistenzaufgaben, Überwachung und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs für den Standort, Vertrauensvolle, serviceorientierte Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Planung und Organisation interner Events und Meetings, inklusive Catering-Management vor Ort, Unterstützung bei der Reiseplanung und Facilitymanagement sowie Bestellung von Materialien wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Verantwortung für den Empfangs- und Konferenzbereich, Professionelles Management des Empfangs- und Konferenzbereichs, Routinierte Annahme und Weiterleitung von zentral eingehenden Telefonaten, Postabwicklung und digitale Rechnungsbearbeitung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, Bestellung von Büromaterial und Catering, Verwalten der Firmenfahrzeuge und Parkplätze

Mit Organisationstalent, Übersicht und Spaß deckst Du alle Facetten im Office eines kleinen Unternehmens ab und bist erster Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Berater, Steuern der anfallenden Aufgaben und Unterstützung bei deren Umsetzung auf einem qualitativ hohen Niveau und unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien, Unterstützung der Geschäftsführer und Berater in projektbezogenen Fragestellungen und Gewährleistung einer durchgängigen Kommunikation, Übernahme und eigenverantwortliche Durchführung von Projekten zu speziellen Fragestellungen, z. B. Verbesserung in der Kundenkommunikation, Optimierung interner Abläufe oder ähnliches, Planung, Organisation und Durchführung unseres Symposiums gemeinsam mit dem Team

Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, auch in ausländischen Währungen, Ansprechpartner:in für Behörden, Banken, Versicherungen sowie Wirtschaftsprüfer:innen und Steuerberater:innen, Pflege, Klärung und Abstimmung von Konten, Ermittlung von Rückstellungen, Monatsabgrenzungen und Wertberichtigungen, Erstellung der Anlagenbuchhaltung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung sowie die OSS-Meldung, Buchung von Kontoauszügen, Pflege der Bankkonten, enger Austausch mit Banken und Buchung von Zahlungsavisen, Mitwirkung bei der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse

Unterstützung bei Büroorganisation und interner Kommunikation, Mitarbeit an Projekten, Recherchen und Teamveranstaltungen, Mitbewerber-Analysen und Aufgaben im Bereich Marketing & Entwicklung, Einkaufssupport sowie Artikelpflege im Shop- und Warenwirtschaftssystem, Mitarbeit bei der Qualitätskontrolle unserer Produkte

Als Office Manager und Personal Assistant haben Sie den Überblick über die verschiedenen Aktivitäten des Instituts und unterstützen Utz Schäffer als Assistent und Sparringspartner., Sie sind die Schnittstelle zu internen und externen Partnern des Instituts und stellen eine professionelle Kommunikation sicher., Sie koordinieren das Recruiting von Doktoranden und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeitern des Instituts und unterstützen die Doktoranden in administrativen Angelegenheiten.

Strategischer Aufbau, Entwicklung und Umsetzung von Internationalisierungsstrategien, Aufbau, Pflege und Ausbau internationaler Kooperationen und Partnerschaften, Organisation und Koordination von Austauschprogrammen für Studierende, Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Informationsveranstaltungen, Beratung und Betreuung internationaler Studierender sowie Unterstützung bei administrativen Prozessen, Zusammenarbeit mit internen und externen Akteuren, Behörden und Partnerinstitutionen

Leistungsabrechnung mit den verschiedenen Kostenträgern, Freundlicher Empfang und Betreuung von Patienten, Koordinierung und Organisation von Terminvergabe, Beantwortung eingehender Telefonanrufe, Allgemeine administrative Aufgaben

Vacuum cleaning of office areas, meeting rooms and changing rooms, Cleaning of office workstations (tables, chairs, monitor, keyboard) and furniture in office areas and meeting rooms, Cleaning of 2 kitchenettes, Emptying of waste garbage cans, Proper use of cleaning agents and equipment

Workplace Organization: oversee the office space and ensure that it's well maintained, organized and safe., Contact point & Communication: manage the relationships with our vendors, cleaning service, property management and more. You are the first point of contact for our employees in terms of office related topics., Events & Organisation: support our inhouse meetings, plan and execute our company events (offsite and onsite) and take care of a continuous improvement of our office space., Procurement & Equipment: ensure that the everyday-life in the office feels welcoming and productive. You take care of all office orders and have an overview of the equipment and its condition.

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage, Kopier- und Scanaufgaben, Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen, Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner, Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche, Terminplanung & Raumorganisation, On- & Offboardings von Mitarbeitenden, Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage, Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen, Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Kassenbuchführung, Controlling der Trägerabrechnung, Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ, Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Teambuilding, Feedback, Tageskoordination, Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen, Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen, Verfassen internen Leitfäden, Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

Beantwortung von Anfragen per Telefon, Email und Papier, Beratungsgespräche mit Mitgliedern, Qualitätssicherung von Daten von Mitgliedern und Strukturen, Führen von Aktenablagen

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Datenbankpflege, Bereitstellung von Lehrgangsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungsräume (inkl. Bestuhlung und Tischanordnung)