16 Management of Documents Jobs

Fungieren als Ansprechpartner*in für alle Fragen und Anforderungen bzgl. DMS gestützter Anwendungen und Services, Verantwortlich für das Management der IT-Produkte und von IT-Services im Umfeld Dokumentenmanagement-/ECM-Systeme, Konzeptionieren, implementieren und betreiben IT-Systemlösungen, Leiten IT-Projekte unter Einbindung von Stakeholdern unterschiedlichster Hierarchie- und Fachebenen, Steuern die zur Leistungserbringung benötigten Dienstleister und etablieren IT-Standards/Prozesse zu DMS-Verfahren und -Technologien

Unterstützung bei der Einführung der E-Akte und dem Betrieb des Dokumentenmanagementsystems (DMS), Projektmitarbeit bei der Einführung der E-Akte und des DMS, Erarbeitung und Fortschreibung der Ablagestruktur und des Aktenplans im DMS, der Aufbewahrungsfristen sowie Aussonderungsarten für Fachakten, Implementierung elektronischer Workflows, Ansprechperson für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung, Teilnahme an Workshops und Informationsveranstaltungen, Mitgestaltung und Durchführung von Schulungen für Mitarbeitende der Stadtverwaltung, Allgemeiner IT-Service, First-Level-Support, Betreuung von Fachverfahren

Betreuung des zentralen Dokumentenmanagement-Systems (DMS), Überwachung und Sicherstellung der Funktionsbereitschaft der DMS-Servergruppe (Enaio), Konzeption, Umsetzung, Implementierung, Evaluierung und laufende Betreuung von Schnittstellen zwischen Fachverfahren und DMS, Betreuung und Beratung der Enaio Anwenderinnen/Anwender (w/m/d) inkl. Berechtigungsverwaltung, Sicherstellung des Betriebs des elektronischen Posteingangs, des elektronischen Rechnungseingangsworkflows, der FTAPI-Schnittstelle und der service-bw-Schnittstelle

Administration Hard- und Software zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) sowie technische Verantwortung für das System, Benutzungsverwaltung, Customizing, Behebung kleinerer Störungen, Updateplanung, -prüfung und –durchführung für die Windows- & Linux-Betriebssysteme sowie die Datenbank und DMS Applikation d.3 (d.velop documents), Durchführung technischer Systemtests, Wartung und Pflege der Schnittstellen zu anderen Systemen, Workflow-Beratung und –Entwicklung (inkl. Template Management), First-Level-Support für die Mitarbeitenden (Enduser) der THWS und Unterstützung bei den internen Anwendungsschulungen / Key-User-Schulungen, zentrale Ansprechperson zu den DMS-Systemen für Weisungen nach innen und außen, im Bereich Technik, Customizing und Monitoring

Leitung und Steuerung von Projekten im Bereich Dokumenten Management Services, insbesondere Organisations- und Digitalisierungsprojekte sowie Softwareeinführungen, Sicherstellung der termingerechten Abwicklung, Zielerreichung und Budgeteinhaltung von Projekten, Unterstützung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse im Fachbereich zur Anpassung und Verbesserung der Serviceleistungen, Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs, der Digitalisierung und Dokumentenarchivierung

Konzeptionierung und Umsetzung neuer technischer Lösungen, Funktionen und Anwendungen in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam, den Fachbereichen und externen Partnern, Organisation, Durchführung und Teilnahme an internen und externen Arbeitsgruppen und Workshops, Ein- und Fortführung digitaler Geschäftsprozesse bei der Stadtverwaltung Sindelfingen in enger Abstimmung mit den Fachbereichen, Betreuung und Beratung der elektronischen Aktenführung in der gesamten Stadtverwaltung, von Einführung und Schulung über Support bis Dokumentation, Unterstützung und Beratung bei der technischen Ausgestaltung im Rahmen der Weiterentwicklung der Digitalisierung der Stadt und Stadtverwaltung Sindelfingen, Übernahme technischer Projektleitung von Digitalisierungsprojekten im Rahmen der Digitalen Transformation der Stadt Sindelfingen, Erarbeitung von Konzepten, Arbeitshilfen und strategischen Handlungsempfehlungen

eigenverantwortliche Durchführung der Dokumentationsverarbeitung und –verteilung im Lifecycle einer Anlage, Dateneingangsprüfungen, Erfassung der Metadaten, Umformung, Veredelung sowie Migration von digitalen DMS/CAD/CAE-Daten in Anlageninformationssysteme, Sicherstellung der Dokumentationsanforderungen beim Betrieb und bei Lieferanten für normenkonforme Dateneingänge durch Kommunikation und Vor-Ort-Präsenz, Weiterentwicklung geeigneter Richtlinien, Verfahren und Vorlagen, Erteilung von Ad-hoc-Auskünften zu genehmigungsrelevanter Dokumentation, Archivierung von Dokumenten in analogen Archiven

Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Implementierung und Betreuung digitaler Lösungen zur Optimierung klinischer und administrativer Prozesse, Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, Weiterentwicklung und Administration der digitalen Dokumentation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Anwendungen, Sicherstellung der IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität bei digitalen Prozessen und Dokumenten, Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Betreuung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Architektur inklusive digitaler Schnittstellen zur Medizintechnik, IT-Administration, Koordination und Support nach Jobprofil und Qualifikation im 1st, 2nd und ggf. 3rd Level, Interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem Team mit IT- und Healthcare Professionals, Professionelles Projektmanagement und strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen

Implementierung und Betreuung digitaler Lösungen zur Optimierung klinischer und administrativer Prozesse, Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, Weiterentwicklung und Administration der digitalen Dokumentation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Anwendungen, Sicherstellung der IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität bei digitalen Prozessen und Dokumenten, Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Betreuung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Architektur inklusive digitaler Schnittstellen zur Medizintechnik, IT-Administration, Koordination und Support nach Jobprofil und Qualifikation im 1st, 2nd und ggf. 3rd Level, Interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem Team mit IT- und Healthcare Professionals, Professionelles Projektmanagement und strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen

Sie erfassen, digitalisieren, überprüfen und verwalten relevante Dokumente entsprechend unternehmensinterner sowie externer Anforderungen, Sie betreuen und entwickeln das Dokumentenmanagementsystem im Bereich Standortauswahl weiter und unterstützen die Fachabteilungen, Sie unterstützen bei der Durchführung und Weiterentwicklung der formalen Qualitätssicherung von Unterlagen, Sie bereiten Akteneinsichtsverfahren Dritter vor und begleiten diese, Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem das Aufbereiten von Schriftstücken und Vorbereiten ihrer Veröffentlichung auf der Internetplattform des BASE sowie den Internetseiten der BGE

Betreuung und Weiterentwicklung der Anwendungen im Bereich Business Applications innerhalb der Group IT, Schwerpunktsetzung auf das Dokumentenmanagement-System / DMS inkl. Habel, Proxess und docuware (Vertragsmanagement), Evaluierung neuer Technologien, Softwareauswahl und Durchführung von Einführungsprojekten, Anforderungsmanagement, interne Kommunikation mit den einzelnen Fachbereichen zu aufkommenden Fragestellungen, Realisierung von Schulungen für die Anwender, Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs der betreuten Applikationen

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Steuerung und Koordination zentraler Digitalisierungsprojekte – insbesondere die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), Planen, strukturieren und steuern Projekte zielgerichtet – von der Auswahl geeigneter Systeme bis zur erfolgreichen Umsetzung, Beraten unserer Organisationseinheiten zu Einsatzmöglichkeiten des DMS und begleiten den Wandel mit einem klaren Blick für praktikable Lösungen, Gestalten und optimieren Prozesse gemeinsam mit den Beteiligten – effizient, transparent und nachhaltig, Binden alle relevanten Akteur:innen und Interessensgruppen innerhalb der Hochschule ein und vertreten das Projekt sichtbar und überzeugend nach innen, Koordinieren interdisziplinäre Teams und sorgen für einen reibungslosen Austausch mit internen und externen Partner:innen, Entwickeln geeignete Kommunikations- und Change-Management-Strategien, um Veränderungsprozesse erfolgreich zu begleiten, Wirken aktiv im landesweiten Digitalpaktprojekt _„Einführung digitale dokumentengestützte Vorgangsbearbeitung“_ mit – durch: * die hochschulübergreifende Abstimmung von Fachverfahren * die Vertretung der HSRM auf Arbeitsebene * die fristgerechte Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber dem HMWK * die Teilnahme an Netzwerktreffen, Vertreten die Projekte engagiert in Gremien, Lenkungskreisen und gegenüber der Hochschulleitung, Beteiligt am Aufbau eines effektiven Portfoliomanagementsystems für Digitalisierungsprojekte

Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Erhebung, Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse., Verantwortung für die Einführung einer neuen Software für das Prozess- und Maßnahmenmanagement., Unterstützung der Visualisierung und Dokumentation der Geschäftsprozesse in den Geschäftsbereichen., Verantwortung für operative Steuerung und Durchführung teils komplexer IT- und Digitalisierungs-Projekte., Koordination verschiedener Projektarbeitsgruppen unter Berücksichtigung der Geschäftsstrategie., Identifizierung und Realisierung technischer und fachlicher Anforderungen und Durchführung entsprechender Workshops.

Erfassung, Aktualisierung, Pflege sämtlicher Dokumentationsarten am Standort, Gewährleistung der projektbezogenen Informationsbereitstellung an interne und externe Personen, Einhaltung gesetzeskonformer Dokumentenorganisation, Sicherstellung und Umsetzung der digitalen Strategie, Erfassung, Validierung und Bereitstellung digitaler Modelldaten (BIM, PDM, CAD, CAE) in den Systemen, Soll/Ist Abgleich der digitalen Strategie auf die digitale Dokumentation der Fachbereiche, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe von Leistungen

Mitwirkung, Etablierung und Pflege der Dokumentationsstruktur und rechtskonformen Nachweisdokumentation (Eigentümerpflichten), Überwachung der gesamten Dokumentationsprozesse durch Koordination intern beteiligter Stakeholder, Erstellung von einheitlichen Dokumentationsvorgaben fürs Reals Estate Management, einschließlich Dokumentenlenkung unter Beachtung der Standortspezifika, Erstellen und Aufrechterhalten einer digitalen und revisionssicheren Ablagestruktur für das Vertragsmanagement und Mitwirken bei Audits (interne Audits, Versicherungsaudits, Sicherheitsaudits-Begehungen, Qualitätsbegehungen), Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Software (Teilnahme an überregionalen Arbeitsgruppen) sowie Mitwirken bei Optimierungsprozessen innerhalb der REM-Organisation, Allgemeine Unterstützung des Head of Cluster bei der Erstellung von Präsentationen, Protokollierungen, abrechnungsrelevante Aufgaben, Terminorganisationen etc.

Enge Zusammenarbeit mit unserem Entwicklungsteam, Pflege, Verwaltung und Aktualisierung von Datenbanken & Artikeln in unserem ERP-System MS Navision, Erstellung und Aktualisierung von Stücklisten & Montageanleitungen, Durchführung von Preiskalkulationen und nachträglichen Anpassungen

Betreuung und Optimierung unseres internen Workflowmanagementsystems, Entwicklung und Optimierung neuer und bestehender digitaler Workflows in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, Erstellung von Systemdokumentationen für geplante Zertifizierungen, Technischer Ansprechpartner im First-Level-Support für unsere Mitarbeitenden, Verwaltung von Nutzerberechtigungen innerhalb des Unternehmens

Sie entwickeln und implementieren Lösungen zur strukturierten Verwaltung und Nutzung von Kunden-, Produkt- und Stammdaten., Anforderungen aus verschiedenen Fachbereichen nehmen Sie auf, bewerten diese, entwickeln Lösungen und begleiten deren Umsetzung., In engem Austausch mit anderen Abteilungen (z. B. Sales, Business Development, Veranstaltungsteams) arbeiten Sie kontinuierlich an der Verbesserung der Datenprozesse und Datennutzung., Für den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen und Formaten erarbeiten Sie durchdachte Lösungsansätze und begleiten die Umsetzung aktiv., Auch die Sicherstellung der Datenqualität fällt in Ihren Verantwortungsbereich – inklusive der Durchführung entsprechender Analysen., Technische Dokumentationen, Prozessbeschreibungen und Standards erstellen Sie strukturiert und mit hoher Präzision., Nicht zuletzt gestalten Sie Veränderungen innerhalb der Systemlandschaft im Rahmen von Change-Prozessen mit und sorgen für einen reibungslosen Übergang.