9 Management of Documents Jobs

Unterstützung bei der Einführung der E-Akte und dem Betrieb des Dokumentenmanagementsystems (DMS), Projektmitarbeit bei der Einführung der E-Akte und des DMS, Erarbeitung und Fortschreibung der Ablagestruktur und des Aktenplans im DMS, der Aufbewahrungsfristen sowie Aussonderungsarten für Fachakten, Implementierung elektronischer Workflows, Ansprechperson für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung, Teilnahme an Workshops und Informationsveranstaltungen, Mitgestaltung und Durchführung von Schulungen für Mitarbeitende der Stadtverwaltung, Allgemeiner IT-Service, First-Level-Support, Betreuung von Fachverfahren

Fachliche Administration unserer Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), Weiterentwicklung unserer Dokumentenmanagement-Systeme (z.B. smartFIX, Serie M, PDF-Tools), Optimierung der Prozesse rund um die Themen Input- und Output-Management, Projektleitung für abteilungsübergreifende regulatorische, technische und organisatorische Projekte, Point of Contact im täglichen Austausch mit den Fachabteilungen und der IT rund um technische und organisatorische Fragestellungen

Als Teil des Teams DMS nehmen Sie eine wichtige Rolle in der Umsetzung der Digitalisierung beim Landkreis Hildesheim ein und arbeiten eng mit den einzelnen Organisationseinheiten zusammen., Sie sind für die Konfiguration, Pflege und Weiterentwicklung des DMS verantwortlich., Die Administration sowohl der Systeme als auch der Anwendungen des DMS liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich., Bei neuen DMS-Projekten analysieren Sie die Anforderungen und entwickeln gemeinsam mit allen Beteiligten geeignete Lösungskonzepte., Die Beratung und Betreuung der Anwender*innen sowie die Beseitigung von Störungen gehören zu Ihrem Tagesgeschäft.

Einarbeitung in den Bereich „Business Solutions & Digitalisierung", Enge Zusammenarbeit mit dem Consulting-Team zur Unterstützung unserer Kunden bei deren Transformation, Mitgestaltung der strategischen Ausrichtung und Weiterentwicklung des Business-Bereichs in Kooperation mit der Geschäftsleitung, Einbeziehung in die Entwicklung von Schnittstellen und individuellen Lösungen, Aktive Akquise neuer Kunden und Märkte im Bereich Dokumentenmanagementsysteme, Umsetzung und Abschluss komplexer Projekte und Kundenanforderungen im Vertrieb, Begleitung der Kunden von der Akquise bis zum Vertragsabschluss, Vertrieb von Dokumentenmanagementsystemen wie M-Files und weiteren Digitalisierungslösungen

Erstellung, Aktualisierung und Lenkung von Dokumenten im Fachbereich der Produktion und Produktionstechnik, Führung einer Schulungsmatrix und Verwaltung der Schulungsdokumentation, Schulung ausgewählter Dokumente und Unterstützung der Führungskräfte bei der Organisation ihrer Schulungen, Mitarbeit bei der firmeneinheitlichen Umsetzung und Digitalisierung des Dokumentenmanagements, Koordination und Begleitung von Betriebsbegehungen und Führung der Dokumentation

Implementierung und Betreuung digitaler Lösungen zur Optimierung klinischer und administrativer Prozesse, Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, Weiterentwicklung und Administration der digitalen Dokumentation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Anwendungen, Sicherstellung der IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität bei digitalen Prozessen und Dokumenten, Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Betreuung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Architektur inklusive digitaler Schnittstellen zur Medizintechnik, IT-Administration, Koordination und Support nach Jobprofil und Qualifikation im 1st, 2nd und ggf. 3rd Level, Interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem Team mit IT- und Healthcare Professionals, Professionelles Projektmanagement und strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen

Implementierung und Betreuung digitaler Lösungen zur Optimierung klinischer und administrativer Prozesse, Identifikation von Digitalisierungspotenzialen, Weiterentwicklung und Administration der digitalen Dokumentation, Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Anwendungen, Sicherstellung der IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität bei digitalen Prozessen und Dokumenten, Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Betreuung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Architektur inklusive digitaler Schnittstellen zur Medizintechnik, IT-Administration, Koordination und Support nach Jobprofil und Qualifikation im 1st, 2nd und ggf. 3rd Level, Interdisziplinäre Zusammenarbeit in einem Team mit IT- und Healthcare Professionals, Professionelles Projektmanagement und strukturierte Umsetzung von Veränderungsprozessen

Standardisieren der Entwicklung und Implementierung einheitlicher Richtlinien sowie Prozesse für die Erstellung, Pflege und Verwaltung von Produkt-Dokumentationen., Auswahl geeigneter Softwarelösungen (z.B. Redaktionssysteme, Content-Management-Systeme) und deren Einführung zur effizienten Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen., Schulung der Mitarbeiter in den neuen Tools und Prozessen sowie kontinuierlicher Support bei der Anwendung., Enge Zusammenarbeit mit den Produkt-Teams zur Erfassung und Umsetzung spezifischer Anforderungen an die Dokumentation., Gewährleistung der Qualität und Aktualität aller Dokumentationen.

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Organisation und Steuerung von GIS- und Dokumentationsprojekten im Umfeld von Telekommunikationsnetzen, Datenhandling der GIS/NIS-Daten (Analysen, Auswertungen, Migration, Modellierung), Koordination des Dokumentenflusses in Neubauprojekten, Unterstützung bei der Dokumentation der betreuten Telekommunikationseinrichtungen (Aktualisierung von GIS-, NIS- und schematischen Daten, digitale Erfassung graphischer / attributiver Informationen, Netzplanungen), Erarbeitung von Konzepten zur Prozessoptimierungen, Qualitätssicherungen, fachspezifischen Schulungen und zur kontinuierlichen Systemweiterentwicklung

Unterstützung bei der Optimierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), Tätigkeit in Absprache mit den Dokumenteneignern (z.B. Vertrieb, Projektmanagement, Einkauf, Produktion, Finanzen), Anforderungsbasierte Erstellung von Templates für Dokumente und Formulare (Word, Excel, PowerPoint), Überarbeitung und Übertragung bestehender Dokumente in ein DMS-System, Mitwirkung bei der Erarbeitung von dokumentenbezogenen Prozessen, Unterstützung bei allgemeinen Aufgabenstellungen im Bereich Qualitätsmanagement

Betreuung von Lösungen im Bereich Scannen und Archivierung für mehrere Kundenbereiche, einschließlich Qualitätssicherung und Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen., Verantwortung für die kaufmännische Schnittstelle zwischen Kunden, Herstellern und internen Bereichen mit Fokus auf Vertragsgestaltung, Anforderungsmanagement und Kundenberatung., Strategische Weiterentwicklung der Produkte, Anpassung an Kunden- und Marktanforderungen sowie Erstellung von Geschäftsmodellen und Business Cases zur Potenzialbewertung., Planung, Umsetzung und Stabilisierung neuer Produktkomponenten in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern., Koordination von Kundenberatung, Beschwerdemanagement und Abrechnung der Produktleistungen.

Mitwirkung, Etablierung und Pflege der Dokumentationsstruktur und rechtskonformen Nachweisdokumentation (Eigentümerpflichten), Überwachung der gesamten Dokumentationsprozesse durch Koordination intern beteiligter Stakeholder, Erstellung von einheitlichen Dokumentationsvorgaben fürs Reals Estate Management, einschließlich Dokumentenlenkung unter Beachtung der Standortspezifika, Erstellen und Aufrechterhalten einer digitalen und revisionssicheren Ablagestruktur für das Vertragsmanagement und Mitwirken bei Audits (interne Audits, Versicherungsaudits, Sicherheitsaudits-Begehungen, Qualitätsbegehungen), Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Software (Teilnahme an überregionalen Arbeitsgruppen) sowie Mitwirken bei Optimierungsprozessen innerhalb der REM-Organisation, Allgemeine Unterstützung des Head of Cluster bei der Erstellung von Präsentationen, Protokollierungen, abrechnungsrelevante Aufgaben, Terminorganisationen etc.

Umfassende Planung, Dokumentation und Pflege der Configuration Management Database (CMDB) und ihrer Schnittstellen, Mitarbeit im Betrieb der IT Service Management Toollandschaft (opentext) mit Schwerpunkt Configuration Management Modul (CMDB) und Service Manager, Konzipierung, Umsetzung und produktiver Betrieb von automatisierten Abläufen mit ITSM/CMS/CMDB-Systemen, Überwachung von Workflows zur Datenerfassung sowie Daten- und Statuspflege, Entwicklung von Kontrollprozessen, Interdisziplinäre Zusammenarbeit, auch mit externen Dienstleistern, Zulieferung technischer Informationen zur Umsetzung von fachlichen Anforderungen, Erstellung von Reports sowie Stammdatenpflege

Bearbeitung und Pflege von klinischen Dokumenten, Erstellung von Statistiken für Audits und auf Anfrage, Aufbau, Dokumentation und Erweiterung von Registern, Erarbeitung und Anpassung von SOPs & Formularen, Kontaktperson für Ärzt:innen, Kollege:innen, Ansprechpartner für Verwaltung (Medizincontrolling: Datenvorbereitung/Dokumentation für Kassenverhandlungen), Retrospektives Erstellen und Verwalten von Datenbank, Datenmanagement, Internetrecherche, Qualitätsmanagement

Koordination sämtlicher Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten wie auch mit den Prozess- und Applikationsverantwortlichen., Sie arbeiten unter dem Aspekt des Datenschutzes an Maßnahmen und Projekten mit und bearbeiten und koordinieren die datenschutzrelevanten Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich., Koordination und Bearbeitung von externen und internen Anfragen zu den Themen Datenschutz und IT, Überwachung, Erarbeitung und Umsetzung von Vorgaben zur Erfüllung interner und externer Anforderungen im IT-Bereich., Etablierung und Durchführung eines Managementprozesses zur kontinuierlichen Aktualisierung und Einhaltung interner und externer Anforderungen., Ansprechpartner bzw. Koordinator sämtlicher IT-relevanter Fragestellungen., Koordination des externen IT-Dienstleisters und unterstützend verantwortlich bei sämtlichen IT-bezogenen Beschaffungsmaßnahmen.

Übernahme der Verantwortung der Bereiche Datenmangement und Datenintegration, Entwickeln und implementieren Datenstrategien, Enge Zusammenarbeit mit dem Data Owner und den Softwareentwicklern in Rahmen der Konzeption, Spezifikation und Entwicklung, Überwachen und verbessern der Datenqualität, - sicherheit und -governance

Übernahme der Verantwortung der Bereiche Datenmangement und Datenintegration, Entwickeln und implementieren Datenstrategien, Enge Zusammenarbeit mit dem Data Owner und den Softwareentwicklern in Rahmen der Konzeption, Spezifikation und Entwicklung, Überwachen und verbessern der Datenqualität, - sicherheit und -governance

Definition der funktionalen und technischen Anforderungen an Softwarelösungen mit Schwerpunkt auf der internen/externen Unternehmenskommunikation, Eigenständige Konfiguration von Anwendungen zur Erfüllung der Kundenanforderungen, Koordination der Umsetzung von Kundenanforderungen in bestehenden Lösungen/Anwendungen, Selbstständige Initiierung von und Beteiligung an Weiterentwicklungen und Verbesserungen der vom Produktteam betreuten Software, Sicherstellung des Betriebs und der Wartung der Anwendungen zusammen mit dem Produktteam, Kompetente Beratung von internen und externen User*innen mit verschiedenen Knowledge-Leveln zu Best Practices, Unterstützung des Product Owners bei Lizenzverhandlungen, Definition von SLAs und beim Lieferantenmanagement - bei Bedarf auch bei IT-Kostenschätzungen

Fachliche Verantwortung für die elektronische Archivierung, Umsetzung rechtlicher Anforderungen (insbesondere Datenschutz), Qualitätssicherung der Dienstleistungen des Providers, Entwicklung und Optimierung der Archivierungsmethoden, Notfallmanagement im Systembetrieb, Unterstützung des Releasemanagements im Rahmen von Tests, Zentraler Ansprechpartner für Fragen der elektronischen Archivierung