18 Head of Procurement Jobs Berlin

Übernahme der strategischen Verantwortung im Sourcing/Einkauf, Analyse und Optimierung der internen und externen Beschaffungsprozesse in Zusammenarbeit mit unseren Teams im Supply Chain Management, Logistics und den Lieferanten, Aufbau eines strategischen Lieferanten- und Kontraktmanagements, Aufbau des Einkaufscontrollings sowie Analyse von Einkaufskennzahlen, Verantwortung der einkaufsseitigen Umsetzung der Unternehmensstrategie in Zusammenarbeit mit den operativen Product & Sourcing-Managern, Führung von Vertrags- und Preisverhandlungen, Digitalisierung bestehender Einkaufsprozesse, Zusammenarbeit mit dem Sustainability Team, Direktes Reporting an den Head of Product

Strategische Aufstellung des Einkaufs und Beratung hinsichtlich Bedarfsbündelung und Optimierung der internen Leistungserbringung in den Corporate Functions, Aufbau des Business Partner Modells für Beschaffung und Vertragsmanagement mit dem Fokus rechtssichere Beschaffung für alle Corporate Functions und Nachunternehmer‐Beauftragungen, Etablierung operativer Prozesse zur Einhaltung der Vergabegrundsätze, Verhandlung und rechtssichere Gestaltung von Konditionen und Verträgen, Zusammenarbeit mit der Teamleitung und der fachlichen Führung des internen Einkaufs sowie relevanter Schnittstellen bei der Systemintegration des Beschaffungsworkflows

Ich verantworte die (Weiter-)Entwicklung von Prozessen und Standards im Bereich Contract & Supplier Management der Abteilung Group Services & Maintenance, Ich betreue besonders kritische Verträge mit unseren Dienstleistern von Anfang bis Ende, insbesondere steuere ich Ansprüche und Vertragsanpassungen mit einem Fokus auf projektübergreifende Lösungen und stelle die Dokumentation und Berichterstattung sicher, Bei der Vertragsabwicklung mit unseren Lieferanten stelle ich unsere unternehmerischen Interessen sicher, Ich behalte bei meiner Arbeit stets die Interessen der internen Stabs- und Projektabteilung im Blick, Ich garantiere den kontinuierlichen Verbesserungsprozess durch hervorragende Kommunikation und schaffe Chancen sowie Win-Win-Situationen, Ich berichte direkt an die Abteilungsleiterin, Ich übernehme die fachliche Führung der Contract & Supplier Managers in der Fachabteilung Group Services und verteile hierbei auch Aufgaben, Ich bin Visionär*in & Vorantreiber*in für die Weiterentwicklung der Themen & Prozesse im Contract & Supplier Management innerhalb der Abteilung Group Services & Maintenance und stelle den Austausch mit anderen Einkaufsbereichen sicher, Gemeinsam mit dem Fachgebietsleiter definiere ich Rollen und Verantwortlichkeiten im Team

Eigenverantwortliche Durchführung von Ausschreibungen und Verhandlungen im Rahmen der Beschaffungen unter Sicherstellung der regelkonformen Vergabeprozesse., Termingerechte Vorbereitung der Veröffentlichung von Ausschreibungen auf dem Vergabeportal der Stiftung inklusive Erstellung, Prüfung und Sicherstellung von Vergabe- und Vertragsunterlagen., Verantwortliche Beantwortung von Bieterfragen, Vorbereitung und Durchführung von Angebotsöffnungen, bis hin zur Organisation der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation der Vergabevorgänge., Unterstützung der beschaffenden Bereiche bei den Vergabe- und Beschaffungsprozessen., Planung und Zusammenstellung der Beschaffungsmöglichkeiten über das „Kaufhaus des Bundes“ des BMI., Gewährleistung der Abrufe aus Rahmenvereinbarungen im ERP-System und Optimierung deren unternehmensweite Nutzung., Übernahme der Meldepflicht an das Statistische Bundesamt (Destatis) sowie die Abfrage des bundesweiten Wettbewerbsregisters (Bundeskartellamt) für öffentliche Auftraggeber.

Sie übernehmen die disziplinarische und fachliche Leitung des Fachgebiets Beschaffung inkl. der Vergabestelle und den Einkauf inklusive Budgetverantwortung für die Ihnen zugewiesenen Kostenstellen und Budgets, Sie sind verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung strategischer Ziele im Bereich Vergabe und Einkauf, Sie beraten innerhalb der ZUG zu komplexen vergaberechtlichen Fragestellungen und Grundsatzangelegenheiten, Sie verantworten die Entwicklung und Implementierung von Beschaffungs-/Ausschreibungsstrategien und analysieren Bedarfe, Sie steuern und überwachen eigenständig komplexe Vergabeverfahren im Ober- und Unterschwellenbereich, Sie leiten und motivieren Ihr Team empathisch und kooperativ und sorgen für eine kollegiale und leistungsfördernde Arbeitsumgebung

Zentrale Ansprechperson für Mitarbeiter:innen in allen vertraglichen Angelegenheiten, Enge Zusammenarbeit mit Vertragspartner:innen, Vertragscontrolling und Erstellung regelmäßiger Berichte, Optimierung der Vergabeunterlagen im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung, Bereichsübergreifende Zusammenarbeit zur Prozessoptimierung und strategischen Lieferantenentwicklung

Betreuung Nachunternehmer:innen und Materialeinkauf auf Projektebene, Einholung und Bewertung von Angeboten inklusive Erstellung der Preisspiegel, Entwicklung und Abstimmung von Einkaufsstrategien mit der Projektleitung, Vorbereitung von Liefer- und Nachunternehmerverträgen, Durchführung von Vergabeverhandlungen inkl. Protokollierung und Beauftragung, Dokumentation der Einkaufsvorgänge, Unterstützung und Beratung bereits in der Kalkulationsphase, Zusammenarbeit mit den Einkäufer:innen anderer Standorte in der Direktion, Aufbau Nachunternehmernetz und langfristiger Partnerschaft

Verantwortung für die kostenoptimale, termin- und qualitätsgerechte Beschaffung von Material und Leistungen, Selbstständige Durchführung von besonders schwierigen Vergabeverfahren im Rahmen der bestehenden Vorschriften mit verantwortlicher Auswertung nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten, Erarbeitung besonders bedeutungsvoller Rahmenabkommen, Verträge und Kontrakte mit überwiegend längerer Laufzeit (2-5 Jahre), Permanente Analyse des Marktes sowie das Studium von Branchenmedien und Korrespondenz mit potenziellen Lieferant*innen und Geschäftspartner*innen, Bewertung von Angeboten, Führung von Verhandlungen mit Lieferant*innen und Festlegung von Konditionen und Lieferterminen, Überwachung und Dokumentation von Liefer- und Qualitätstreue

Fachliche und disziplinarische Führung des Teams (5 Mitarbeitende), Förderung und Entwicklung der Teammitglieder, Sicherstellung aktueller Prozessdokumentationen und -abläufe, Umsetzung von kontinuierlichen Verbesserungen in Prozessen, Verantwortung für die fristgerechte Monatsberichtserstattung, Kurz- und mittelfristige Erfolgsplanung, Beratung und Unterstützung der Fachbereiche in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten

Sie übernehmen die disziplinarische und fachliche Leitung des Fachgebiets Beschaffung inkl. der Vergabestelle und den Einkauf inklusive Budgetverantwortung für die Ihnen zugewiesenen Kostenstellen und Budgets., Sie sind verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung strategischer Ziele im Bereich Vergabe und Einkauf., Sie beraten innerhalb der ZUG zu komplexen vergaberechtlichen Fragestellungen und Grundsatzangelegenheiten., Sie verantworten die Entwicklung und Implementierung von Beschaffungs-/Ausschreibungsstrategien und analysieren Bedarfe., Sie steuern und überwachen eigenständig komplexe Vergabeverfahren im Ober- und Unterschwellenbereich., Sie leiten und motivieren Ihr Team empathisch und kooperativ und sorgen für eine kollegiale und leistungsfördernde Arbeitsumgebung.

Bearbeiten kompletter Beschaffungsvorgänge, Ausschreibung, Kalkulation, Angebot an unsere Kunden, Verantwortung für eigene Projekte, Nutzung moderner ERP-, CMS- und MS Office-Systeme

Planung und Koordination der Aufbau- und Ablauforganisation für den gesamten Küchenbereich sowie der Verpflegung für Sonderveranstaltungen, Budgetverwaltung und eigenverantwortlicher Einkauf, Planung und Organisation der Beschaffung sowie Lagerung von Verbrauchsgütern, Personaleinsatzplanung sowie Erstellung der Dienstpläne, fachliche Anleitung und motivierende Führung der Mitarbeiter:innen, Sicherstellung der Hygiene unter Einhaltung der HACCP-Richtlinien, Verantwortung für die Einhaltung der internen Qualitätsstandards

Übernahme der Projektleitung anspruchsvoller und ganzheitlicher Vertragsausschreibungen von der Erarbeitung der Vergabeunterlagen bis zum Implementierungsabschluss inklusive der Nachtragsbearbeitung sowie der Explementierung von Bestandsdienstleistern, Fortschreibung und Mitentwicklung von Bewirtschaftungsstandards, Unterstützung beim vertragsübergreifenden Dienstleistungscontrolling und Durchführung von Vertragsaudits, Durchführung von Beratungsdienstleistungen im Bewirtschaftungskontext rund um die Immobilie, zudem Beauftragung und Steuerung von externen Planungsbüros

Finanzielle Steuerung und Kontrolle, Forecasting und Reporting, Monatliche Abstimmung mit den Budget Owners der 19 Profit Center, Prozessoptimierung, Implementierung und Überwachung von E-Invoicing, Anpassung und Optimierung von Salesforce-Daten, Weiterentwicklung des Shareholder Reportings, Aufbau und Optimierung des Beteiligungsreporting, Mitwirkung bei Sonderprojekten (Investorensuche)

Abstimmung und Vorbereitung zur zeitnahen und rechtskonformen Vergabe von Bauleistungen, Durchführung von Vergabeverfahren für Verträge im Bereich Gebäude- und Anlagenbau in Abstimmung mit dem strategischen Einkauf, Erstellung entscheidungsreifer Unterlagen und Bereitstellung für die Funktion strategische:r Einkäufer:in, Durchführung von Marktbeobachtungen zur Identifikation der neuesten rechtlichen und wissenschaftlichen Erkenntnisse im Fachgebiet, Selbständige Konzipierung von Bestellungen und Zusatzbestellungen unter Beachtung der vertragsrelevanten Anforderungen