Projektarbeit und Koordination, Eigenverantwortliche Unterstützung der strategischen und operativen Leitung, Prozessbeschreibung und -kontrolle, Entscheidungsunterstützung, Mitarbeiteranleitung und -befähigung, Unterstützung in den Bereichen Projektmanagement, Controlling und Rechnungswesen, Unterstützung in den Bereichen Personalwesen und Recruiting, Unterstützung in den Bereichen Datenschutz und Vertragswerk, Unterstützung im gesamten Unternehmen, z. B. Marketing und Vertrieb

Verantwortung für eine effiziente Büroorganisation und Unterstützung bei allgemeinen Assistenzaufgaben, Überwachung und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs für den Standort, Vertrauensvolle, serviceorientierte Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Planung und Organisation interner Events und Meetings, inklusive Catering-Management vor Ort, Unterstützung bei der Reiseplanung und Facilitymanagement sowie Bestellung von Materialien wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

Planung und Koordinierung von Terminen der Geschäftsführung, inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung (inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Termine durch Fachrecherchen, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Zusammenstellen von Hintergrundinformationen, Vorabsprachen mit Partnern usw.; Reiseplanung, Terminkoordination und -begleitung, Führen des Stiftungskalenders etc.), selbständige Erledigung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz (bei entsprechenden Kenntnissen auch in einer anderen Sprache) und von internen und externen Anfragen (Schnittstellenfunktion), Schriftgut- und Vorgangsverwaltung der Geschäftsführung (inklusive Postbearbeitung), einschließlich digitalem Dokumentenmanagement/Archivierung; Vollzug der archivrechtlichen Anbietungspflichten, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vorbereitung und Durchführung von stiftungsübergreifenden (externen) Veranstaltungsformaten und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit (inhaltlich-konzeptionelle Zuarbeiten, Kontaktpflege des Partnernetzwerkes im In- und Ausland, Referentenbetreuung usw.), Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vorbereitung und Durchführung von Arbeitsberatungen, Gremiensitzungen und Dienstgesprächen (Organisation, Protokollführung etc.) in der Geschäftsstelle, in anderen Arbeitsstellen und bei externen Terminen, sowie der Fachbeauftragen der Stiftung (u. a. IT-, Arbeitsschutz-, Datenschutz), Zuarbeit, Koordination und Redaktion von Unterlagen im Bereich des Berichtswesens

Terminmanagement: Eigenständige Koordination und Organisation von Vorstellungsgesprächen zwischen Bewerbern (m/w/d) und Hiring Managern (m/w/d), Kommunikation mit Personaldienstleistern: Direkte Abstimmung und Terminvereinbarung mit externen Recruiting-Partnern, Stellenanzeigenmanagement: Veröffentlichung und Pflege von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen sowie Sicherstellung der Aktualität, Datenpflege & Administration: Sorgfältige Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem, Recherche und Active Sourcing: Unterstützung bei der Identifikation potenzieller Kandidaten (m/w/d) über verschiedene Kanäle (z.B. XING oder LinkedIn) und vorbereitende Massnahmen für unsere Active Sourcing Experten (m/w/d), HR-Projekte: Mitwirkung an Projekten zur Digitalisierung und Optimierung von Recruiting-Prozessen, z.B. Implementierung neuer Tools, Auswertung & Reporting: Vorbereitung und Analyse von Statistiken zur Optimierung der Recruiting-Strategien

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Eine verantwortungsvolle Position als direkte Assistenz der Geschäftsführung mit Einblick in strategische und operative Abläufe, Aktive Mitgestaltung und Organisation von Gremien- und Leitungssitzungen – von der Vorbereitung über die Protokollführung bis zur Nachbereitung, Inhaltliche Prüfung, Aufbereitung und Koordination von Sitzungsunterlagen sowie Unterstützung bei Entscheidungsprozessen, Enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Partner:innen am Gesundheitscampus, Unterstützung im Alltagsgeschäft und im Sekretariat der Geschäftsführung, Ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld mit langfristiger Perspektive und Entwicklungsmöglichkeiten

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Termin- und Veranstaltungsmanagement für die Bereichsleitung und zugehörige Abteilungen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Organisation interner und externer Events, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen, Aktive Mitgestaltung von Projekten

Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft, Bearbeitung buchhalterischer Vorgänge, Allgemeine schriftliche und telefonische Korrespondenz, Organisation und Bearbeitung der Post, Verantwortung für die zentrale Telefonannahme, Empfang von Besuchern

Schreibtätigkeiten: Erstellung und Formatierung von medizinischen Berichten, Protokollen, Korrespondenzen und anderen Schriftstücken, Interne und externe Kommunikation: Koordination von Terminen, Meetings und Sprechstunden., Freundliches Auftreten: Professioneller Empfang von Patienten, Angehörigen und Besuchern. Höfliche und hilfsbereite Kommunikation am Telefon und persönlich, Büroorganisation: Verwaltung des Terminkalenders, Pflege der Patientenakten, Bestellwesen und allgemeine Büroorganisation, Durchführung der Ambulanz-Sprechstunde, Terminvergabe ambulant und stationär, Organisation der interdisziplinären Behandlungen, Assistenz bei der Durchführung von apparativ-technischer Diagnostik, Blut-, und Abstrichentnahme, Bedienung und Pflege der med. Instrumente und Geräte, OP Planung stationär und ambulant, Vor- und Nachbereitung der Krankenakten, Schreiben von Zeugnissen nach Diktat, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, IFAS selbständige Überwachung u. Aktualisierung des Vorleseverzeichnisses, Organisation Blockpraktikum, Famulanten

Aktive Entlastung der Projektleitung und der Kolleginnen und Kollegen durch administrativ wiederkehrende Tätigkeiten (Rechnungsprüfung, Reiseabrechnung, Postverwaltung, Bestellungen), erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung in der Projektadministration (Erstellung von Anfragen und Ablage notwendiger Dokumente, Unterstützung im Besucherwesen und bei Anlässen, Protokollführung u. dgl.), eigenständige Weiterentwicklung der bisherigen Prozesse, eigenständige Umsetzung interner Kommunikationsflüsse, selbstständige Abwicklung kleinerer Projekte sowie div. Unterstützung bei HR-Abläufen in Zusammenarbeit mit dem Stammhaus.

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

erster Ansprechpartner für die Geschäftsleitung, eigenständige Erstellung und Ausarbeitung von Präsentationen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Projektmanagement, Terminkoordination und -abstimmung für die Geschäftsleitung, Aufbau eines engen Netzwerks am Standort und in der internationalen ACO Gruppe, Planung und Koordination von internen Veranstaltungen, redaktionelle Unterstützung unserer internen Mitarbeiterplattform, Organisation von Geschäftsreisen

Standortübergreifende Personalverwaltung und – betreuung, Erstellung personalrelevanter Dokumente wie Vertragsanpassungen oder Ähnliches, Vorbereitung der externen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater, Ansprechpartner in allen Personalangelegenheiten für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte, Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und anderen Behörden sowie das Verfassen von externen und internen Berichten, Analysen und Bescheinigungen, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalakten

Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Priorisierung und Kanalisierung eingehender E-Mails, Unterstützung bei der Reiseplanung sowie Abwicklung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen, Terminmanagement und Koordination von Meeting, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Unterstützung bei der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts, Vorbereitung von Meetings und Präsentationen, Unterstützung bei Projekten, Korrespondenz und Terminmanagement, Mitwirkung bei administrativen Aufgaben des Hotelbetriebs, Mithilfe bei der Koordination zwischen verschiedenen Hotelabteilungen, Versicherungsmanagement innerhalb der Holding, Ansprechpartner:in für den externen Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten