Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten, Digitalisierung von Dokumenten, Organisation und Verwaltung (Allgemeine Büroorganisation), Stammdatenpflege, Erstellen von Serienbriefen sowie die Vorbereitung zum Versand, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Gesellschafterversammlungen sowie die Erfassung von Abstimmungsergebnissen

Sie unterstützen Ihren Vorgesetzten bei administrativen Aufgaben und übernehmen das Management des Büroalltags., Dabei koordinieren Sie Termine, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei der Planung von Events und Projekten., Sie sind verantwortlich für die Eingangsrechnungsprüfung sowie die sachliche Prüfung und Kontierung von Rechnungen., Hier wirken Sie bei der Budgetierung, Forecasterstellung und Jahresplanung mit; ebenso erstellen Sie auch Ausgangsrechnungen., Darüber hinaus unterstützen Sie in den Bereichen Einkauf und Vertragsmanagement und haben das ganze Unternehmen im Blick.

Übernahme des Telefon- und Empfangsdienstes, Bearbeitung der täglichen Post (Eingang und Ausgang), Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben für verschiedene Bereiche, Unterstützung bei der Terminplanung, -koordination und -überwachung, Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und Ablage, Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, Organisatorische Schnittstelle zu den Abteilungen sowie administrative Teamunterstützung, Planung und Koordination von Terminen und Sitzungen/Besprechungen, Organisation von internen Veranstaltungen, Erledigung der internen und externen Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden, Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und entscheidungsrelevanten Unterlagen, Telefonzentrale / Empfang und Betreuung von Gästen, Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitern (z.B. Bestellung von Arbeitsschutzkleidung), Dokumentenablage (Papier und Digital), Datenbankverwaltung

Administrative Unterstützung in allen täglichen Belangen, Terminkoordination und -verwaltung einschließlich Organisation, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Postbearbeitung sowie effizientes Dokumentenmanagement, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen, Reisemanagement, Arbeiten mit einem ERP-Programm, Vorbereitende Buchhaltung

Selbstständige Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Überwachung von Terminen und Fristen, insbesondere im Zusammenhang mit der Geschäftsführung sowie Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Beschaffung, Auswertung und Aufbereitung von vertriebsrelevanten Informationen sowie Durchführung von Recherchetätigkeiten, Aufgabensteuerung und -nachhaltung im CRM-Tool

Proaktive Terminplanung, Koordination und Organisation, Bearbeitung und Strukturierung des Posteingangs und proaktive Übernahme von to dos, Unterstützung des CEO in allen täglichen Belangen, Professionelle Externe Kommunikation mit allen nationalen und internationalen Partnern, erste Ansprechperson bei internen Abstimmungsbedarfen mit der Geschäftsführung, selbstständige inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung der Termine und Meetings und deren Agenden, Unterstützung des CEO in allen strategischen und operativen Belangen, offene, wertschätzende Kommunikation im Team und mit Partner:innen

Effiziente und strukturierte Gestaltung des Büroalltags, Übernahme der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen und Reisen, Planung interner sowie externer Meetings, Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsstellenleitung am Standort Berlin, Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Führung und Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Veranstaltungen, Verwaltung der Büroorganisation, Korrespondenz und Post, Erstellung von Präsentationen, Berichten und internen Dokumenten, Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern, Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Leitung von Projekten zur Optimierung der Büroprozesse, Fachliche und disziplinarische Führung eines kleinen Sekretariatsteams

Unterstützung des Vorstandsbüros in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich Protokollführung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen, Allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Dokumentenmanagement

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Du erfüllst verschiedenste administrative Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung, Du kümmerst Dich um die Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und bist Ansprechpartner für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung, Du bereitest Sitzungen und Besprechungen vor und führst bei Bedarf Protokoll, Das Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen und Berichten gehört zu Deinen Aufgaben sowie die Unterstützung bei ausgewählten Projekten

Eigenständige Büroorganisation im Stabsbereich (Terminplanung, -koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen inkl. Unterlagenvorbereitung und Protokollierung), Aktive Mitwirkung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Stabsbereichsleitungen, sukzessive für den Vorstand und Organisation unternehmensweite Konzepte, Sachliche und rechnerische Prüfung eingehender Rechnungen sowie Zuständigkeit für die Kontierung, Pflege der Verzeichnisstruktur bzw. der zukünftigen digitalen Tools zur Dokumentation zur Optimierung der Bereichsorganisation

Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft sowie bei der Umsetzung von operativen und konzeptionellen Aufgaben, Steuerung des internen und externen Kommunikationsflusses inkl. Telefonbetreuung sowie selbstständiges Bewerten und Bearbeiten von Post und E-Mails sowie Serienbrieferstellung, Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Durchführung von teamübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben, Organisation von internen und externen Meetings sowie Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen, Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern, Anlegern und Mandanten, Pflege und Verwaltung von Mandantendaten im Onlineportal, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Erstellung von Geschäftsberichten

Unterstützung der Bereichsleitung "Technology Transfer" im Projekt- und Tagesgeschäft, z.B. Terminkoordination mit internen und externen Stakeholdern, Erstellung von Präsentationen, Berichten, Analysen und Recherchen, Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Geschäftsreisen für die Bereichsleitung, Selbstständige und zuverlässige Erledigung anfallender organisatorischer sowie administrativer Aufgaben, z.B. Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Dokumenten- und Informationsmanagement, z.B. Archivierung und Wiedervorlage

telefonische und schriftliche Terminkoordinierung für Geschäftsführung und Mitarbeitende, Bearbeitung aller Posteingangs- und Postausgangsvorgänge, selbständige Anfertigung von Schreiben und Einladungen, Führung und ständige Aktualisierung der Adressverteiler, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Führung des allgemeinen Schriftverkehrs, Beschaffung und Inventarisierung des Büro- und Verbrauchsmaterials, allgemeine Auskunftstätigkeit, Sichtung und Weiterleitung von Anfragen, Führung und Überwachung der Ablage im Sekretariat, Unterstützung bei Durchführung und Organisation der Veranstaltungen des Verbandes und der Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Führung der Fachbibliothek

Unterstützung im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe, Eigenständige Bearbeitung kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben, Planung und Koordination von Terminen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen, Arbeiten mit MS Office und weiteren IT-Anwendungen

Organisieren und koordinieren des Tagesgeschäfts im Büro der Geschäftsführung, Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz, Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen sowie Protokollführung, Erledigung administrativer Aufgaben und Dokumenten- sowie Vertragsmanagement, Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen und Berichten, Mitwirkung in ausgewählten Projekten

Kaufmännische Abwicklung: Aufträge bearbeiten, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Dokumente ablegen und verwalten, Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten, Kommunikation mit Kunden via E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Terminplanung