Betrieb und Weiterentwicklung der M365 Teams und Exchange Online Infrastruktur, Administration und Konzeption der Collaboration-Infrastruktur unter MS Teams, Technische Implementierung von Infrastrukturlösungen in Azure, Mitwirkung im technischen 2nd- und 3rd-Level-Support und ggf. Teilnahme an einer IT-Infrastruktur-Rufbereitschaft, Leitung von Infrastruktur-Projekten oder -Teilprojekten, Erstellen von Systemdokumentationen und Schulung der IT-Mitarbeitenden

Interne wie externe Kommunikation mit Kooperationspartnern, Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Verantwortung für die Facheinsatzplanung, inklusive Kapazitätsabfragen bei allen Kooperationspartnern, Selbstständige Erstellung von Zeugnisvorlagen und Notentabellen aller Ausbildungsjahrgänge, Erstellung von Fortbildungszertifikaten, Verantwortung für Rechnungslegung und -prüfung sowie das Monitoring von Zahlungseingängen, Gesamtes Bewerbungsverfahren für Auszubildende von der Sichtung von Unterlagen über Vertragsmanagement bis hin zum Dokumentenmanagement, Vertretung des Sekretariats im Urlaubs- oder Krankheitsfall (Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefongesprächen, Empfang und Betreuung von Gästen, Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Terminkoordinierung und -überwachung, Materialbeschaffung, Fehlzeitenmanagement)

Weiterentwicklung unseres Service-Portfolios in Abstimmung mit den Produktowner:innen, Analyse und Bewertung von Informationen aus dem „Microsoft 365 Admin Center“ hinsichtlich Kundenauswirkung, Datenschutz und Datensicherheit, Kommunikation von Erkenntnissen an Stakeholder und Planung der Umsetzung neuer Anforderungen inklusive Tests, Abnahmen und Dokumentationsupdates, Zentrale Ansprechperson für technische und inhaltliche Fragen der Fachabteilungen, Verantwortung für Konfigurationsänderungen sowie die Erstellung von PowerShell-Skripten, Kreative Lösungsansätze, Steuerung relevanter Schnittstellen und Vertretung von Konzepten sowie Entscheidungsvorlagen in Gremien, Verantwortung für den Verfahrensbetrieb mehrerer Kunden

umfassende Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises in allen Personalangelegenheiten des Employee Life Cycles (u. a. Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse), kompetente Beratung der Führungskräfte und Mitarbeiter bei lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen, monatliche Abrechnung und termingerechte Überweisung der Gehälter, Sicherstellung der Korrektheit und Aktualität aller Personalstammdaten & Erstellung von Personalstatistiken, Pflege und Optimierung des HR-Managementsystems sowie Vorantreiben der Digitalisierungsprozesse

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Unterstützung des Teams bei vielfältigen administrativen Aufgaben im Bereich HR Operations, Verantwortung für die Pflege der Personalstamm- und Veränderungsdaten inkl. Zeiterfassung, Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und diverse Bescheinigungen, Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen rund um ihr Arbeitsverhältnis, Vorbereitung der Entgeltabrechnung und Abstimmung mit externen Dienstleistern, Enge Zusammenarbeit mit den HR-Schnittstellen, Key User aller HR-Systeme, insbesondere Workday, Aktive Beteiligung an der Gestaltung und dem Aufbau unserer HR-Systemlandschaft

Aufbau und Organisation der zentralen, Windows-basierten IT-Infrastruktur für das LIT (Windows Server 2019 bis 2025), Migration zu Microsoft 365/Entra ID, Einrichtung und Betreuung von Virtualisierungssystemen (z.B: HyperV und Proxmox), Unterstützung des Datenmanagement Teams bei der Verwaltung von Forschungsdaten und der Integration von Datenbanken (NoSQL Datenbanken, wie MongoDB und couchDB), Verantwortlichkeit für IT- und Datensicherheit in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister (gemäß BSI Grundschutz und NIS-2), Ansprechpartner für das deutsche Forschungsnetz (DFN), Abstimmung mit den IT-Verantwortlichen des Universitätsklinikums und der Universität Regensburg hinsichtlich der Gebäude-IT sowie mit dem LIT Linux-Team, Second-level-User Support im Bereich IT ergänzend zum first-level Support durch die Workgroup ManagerInnen und den IT Dienstleister., Technische Dokumentation sowie Verwaltung der Soft- und Hardware. (MDM/Intune)

Telefonzentrale, Servicetelefon und Störannahme, Kundenkommunikation sowie Terminverwaltung, Neuanlage und Pflege von Kundenstammdaten, Prüfung von Kundendokumenten, Angebotserstellung und Rechnungserstellung, Rechnungsprüfung und Mahnwesen, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Mitarbeit in verschiedenen Teams wie Controlling, Kundenservice, Einkauf oder Vertrieb, Unterstützung bei vielfältigen Projekten, Umsetzung der im Studium erworbenen fachlichen Expertise

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, Buchhaltung, Telefondienst oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen den Ambulanten Diensten und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen der Ambulanten Dienste für z.B. statistische Datenerhebungen, Kommunikation mit Leistungsträgern zu abrechnungsrelevanten Themen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Die Möglichkeit zur konstruktiven Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Sicherung von Qualitätsstandards der Prozesse in unseren Einrichtungen der Ambulanten Dienste

Ansprechpartner für KollegInnen und Mandanten rund um DATEV, Kommunikation von DATEV-Neuerungen, Stammdatenpflege, Einführung neuer Funktionen, Einrichtung von Unternehmen Online sowie DATEV Smart ID, DATEV-Schulungen beim Onboarding von neuen Mitarbeitern, Technisches On- und Offboarding von Mandanten, Einrichten von Schnittstellen aus Vorsystemen, Implementierung und Optimierung von Tools zur Vorerfassung von Daten, Betreuung deiner Mandanten, Bearbeitung von abwechslungsreichen steuer- und handelsrechtlichen Fragestellungen, Bearbeitung der Mandantenbuchführungen, Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen aus Fremdsystemen, Review und (Mit-)Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen von Kapitalgesellschaften, Erstellung von Auswertungen und mandantenspezifischen Reportings

Verantwortung für die Personaladministration von der Einstellung bis zum Austritt für einen festgelegten Betreuungskreis, Vorbereitung, Abstimmung und Umsetzung von personellen Maßnahmen sowie Durchführung von Mitbestimmungsverfahren, Selbstständige Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten, Erstellung von Arbeitsverträgen unter Anwendung der tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen sowie deren Rücklaufkontrolle, Korrespondenz mit Ämtern, Krankenkassen, Versicherungen und Behörden

Unterstützung des Teams bei anfallenden Tätigkeiten im Bereich Administration, Recruiting und Development, Pflege der Personalstamm- und Veränderungsdaten inkl. Zeiterfassung, Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und diverse Bescheinigungen, Erster Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei Anfragen und Anliegen im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses, Vorbereitung der Entgeltabrechnung gemeinsam mit dem Operations-Team und Abstimmung mit externen Dienstleistern, Enge Zusammenarbeit mit den HR-Schnittstellen, Regelmäßiger Austausch mit Krankenkassen, Behörden und Versicherungen, Beteiligung an der Planung und Durchführung von Onboarding Aktivitäten

Spannende Einsätze in allen operativen Abteilungen des Standortes wie Betrieb, Vertrieb, Disposition, Finanzwesen und Personal, Weitere Einsätze abgestimmt auf deine Interessen, Bearbeitung von Projekten zu betriebswirtschaftlichen Themen, Kennenlernen unserer Dienstleistungen und damit des gesamten Wertstoffkreislaufs

Eigenständige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Allgemeine Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Organisation und Koordination von Terminen, Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen, Erstellung von Aktenvermerken, Berichten und Bescheinigungen, Pflege der Ablage, Aktenverwaltung und Datenbanken, Übernahme weiterer administrativer Tätigkeiten

Während der Praxisphasen lernst du unser Geschäft und alle wichtigen Abläufe von der Pike auf kennen., Spannende Einblicke erhältst du hierbei in Schnittstellenbereiche wie Sales, HR, Finance und viele weitere., Aktive Mitarbeit in verschiedenen Projekten mit Kollegen aus unterschiedlichen Fachbereichen im nationalen Kontext., Selbstverständlich lernst du hierbei unsere Dienstleistungen sowie den gesamten Wertstoffkreislauf kennen., Vermittlung von fundiertem Wissen in den Bereichen Unternehmensführung, Marketing, Finance und HR., Im Zuge verschiedener praxisorientierter Projekte und Fallstudien lernst du komplexe Herausforderungen in der Unternehmenswelt zu meistern und innovative Lösungsansätze zu finden.

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Sie übernehmen eigenständig allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – ob Besucher, Anrufer oder Mitarbeitende, Sie begegnen jedem mit Freundlichkeit und Professionalität, in der Finanzverwaltung kümmern Sie sich um die Kassenführung, erstellen Kassen- und Bankberichte und übernehmen die rechnerische Prüfung sowie Kontierung von Belegen, Sie erstellen Rechnungen für unsere Angebote, behalten Zahlungseingänge im Blick und führen Debitorenabstimmungen durch, Sie bringen sich aktiv in die digitale Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse ein und arbeiten souverän mit MS Office 365 sowie weiteren Softwarelösungen, Sie unterstützen die Bereichsleitung bei administrativen Aufgaben und übernehmen Vertretungstätigkeiten innerhalb der Verwaltung, Sie tragen Verantwortung für eine gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutzvorgaben in Ihrem Aufgabenbereich, Sie leisten vorbereitende Arbeiten im Personalwesen

Ansprechpartner:in am Telefon und bei Bestellungen per Mail, sowie Retouren und Gutschriften, Koordination von Anfragen für den Vertrieb und unser Marketing-Team, Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Post, der Büroausstattung und des Einkaufs von Büromaterialien, Erster Kontakt für Anfragen von Kund:innen und (zukünftigen) Partner:innen zu Kooperationen, Prüfung und Übergabe von Eingangs- & Ausgangsrechnungen an unser Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online & Führung des Mahnwesens, Aktive Mitgestaltung des Büro-Alltags und Übernahme eigener kleiner Projekte

Allgemeine administrative Tätigkeiten, Rechnungsbearbeitung und Warenbestellung, Vorbereitende Aufgaben zum Monatsabschluss