Unterstützung bei der Einkaufs- und Kalkulationsbearbeitung, Pflege von Stammdaten, Preislisten und Lieferantenlisten, Assistenz in der Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen, Unterstützung bei allen kaufmännischen Tätigkeiten im Einkauf, Teilübernahme des Empfangs, Zentrale Ansprechperson für unsere Kundschaft, Geschäftspartner*innen und Mitarbeitenden, Telefon- und Terminmanagement, Post- und Rechnungseingang sowie Betreuung des elektronischen Workflows, Unterstützung in der Büroorganisation mit allen dabei anfallenden Sekretariatsaufgaben

Unterstützung der Schulleitung des Physiotherapie, Ansprechpartner für Fragen und Anliegen der Auszubildenden und Dozenten, Koordination und Organisation von Fortbildungen und Veranstaltungen, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Terminplanung, Koordination, Datenpflege, Postbearbeitung, Telefonannahme)

Erledigung administrativer und organisatorischer Tätigkeiten im Bereich der Liegenschaftsverwaltung für die Dienstgebäude am Standort Darmstadt (incl. Wahrnehmung von Sonderprojekten), darunter fallen u. a.: Maßnahmen der Gebäudesicherheit, Raum- und Ausstattungsplanung und die Überwachung der Hausordnung, Sie setzen Maßnahmen des Betrieblichen Arbeitsschutzes, der betrieblichen Ersten-Hilfe und des vorbeugenden Brandschutzes um (z.B. Erstellen und Anpassen von Brandschutzordnungen und Evakuierungskonzepten), Sie entwickeln Gefährdungsbeurteilungen weiter und unterstützen bei Durchführungen von Befragungen der Mitarbeiter/innen

Mit verantwortlich für die Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie Präsentations- und Projektunterlagen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Aufträgen und Rechnungen, Koordination von Terminen inklusive der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telekommunikation, Dokumentenverwaltung und ggfs. des Caterings

Allgemeine administrative Tätigkeiten, Rechnungsbearbeitung und Warenbestellung, Vorbereitende Aufgaben zum Monatsabschluss

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Allgemeine Büroorganisation und -administration, Erfassung und Kontrolle von Büro- und Labormaterial, Nachbestellung über SAP Systeme, Postbearbeitung inkl. inhaltliche Prüfung und Vorsortierung, Kopier- und Scanarbeiten, Ablage, Versand von Studienmaterialien an Kinderärzte, Dateneingabe u.a. von Studienfragebögen, Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (Catering, Auf- und Abbau Veranstaltungsort)

Verantwortung für Rekrutierung & Onboarding von Fachkräften, die unsere Unternehmensziele vorantreiben, Entwicklung und Umsetzung von unternehmensweiten Standards für Prozesse und Arbeitsabläufe, Problemlösung bei betrieblichen Herausforderungen und Effizienzsteigerung, Sicherstellung der Compliance mit Richtlinien und Vorschriften, Optimierung von Geschäftsprozessen zur Kostenkontrolle und Effektivität, Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, Weitere spannende administrative und organisatorische Aufgaben

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Termin- und Veranstaltungsmanagement für die Bereichsleitung und zugehörige Abteilungen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Organisation interner und externer Events, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen, Aktive Mitgestaltung von Projekten

Aktive und professionelle Unterstützung des Vorstandsteams in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, E-Mail- und Postmanagement für den Vorstand, Eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Empfang von Gästen, Organisation von Bewirtungen, Vertretungsaufgaben, insbesondere bei Abwesenheit innerhalb des Vorzimmers, Unterstützung bei Aufgaben aus der Abteilung Stabsstelle Vorstand

Terminplanung und Koordination, Rufbereitschaftsplanung, Urlaubsverwaltung, Tagungs- und Eventorganisation, Administrative Unterstützung, Auslagenbearbeitung

Auftragsbearbeitung und -nachbereitung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen, Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen, Organisatorische Aufgaben (Terminvereinbarungen, Beschaffung von Materialien), Einblicke in allgemeine Büroabläufe und kaufmännische Geschäftsprozesse

Unterstützung der Bildungsmanager/-innen durch die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Lehrgängen (z.B. Bereitstellung von Unterlagen und Material, Erstellung von Evaluationen), Verwaltung der Teilnehmer/-innen mit der zentralen Software ORBIS, Erstellung von Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen und Serienbriefen, Erstauskunft und Kommunikation mit Teilnehmer/-innen und Trainer/-innen in organisatorischen Belangen

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Veranstaltungsmanagement (dabei liegt ein Schwerpunkt auf digitalen Abläufen), Büroorganisation und allgemeine Sekretariatsaufgaben, Zuarbeit für die Referent:innen im Team

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Buchung und Koordination komplexer Dienstreisen, Planung und Begleitung interner und externer Veranstaltungen, Koordination der termingerechten Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Planung und Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und Reports, Sorgfältige Dokumentenverwaltung und Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Projekten

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten für den Steuerberater, Erstellung und Versand von Rechnungen, Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten und internen Systemen, Bestellung von Büromaterialien und anderen betrieblichen Notwendigkeiten, Allgemeine Zuarbeiten für die Geschäftsleitung