Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen dem Verbund und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen für z.B. statistische Datenerhebungen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Regelmäßige Teammeetings, Teamtage und Supervisionen

Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Recherche zu personalrelevanten Themen, Erstellung von Personalstatistiken, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der Ablage, digital und analog, Personaldatenpflege in der Personalmanagement-Software und analog, Mitarbeit am Empfang

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Administrative Bearbeitung von Projektaufträgen (Vertragsprüfung, Neuanlage, Projekt-Controlling, Rechnungsstellung), Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen (VgV), Pflege der Daten von Referenzprojekten, Kaufmännisches Feedback bei Honorarangeboten und Nachträgen, Klassische Aufgaben der Teamassistenz, Gestaltungsspielraum und methodische Weiterentwicklung

unterstützende Bürotätigkeiten, Veranstaltungsvor- und -nachbereitung, Veranstaltungsbetreuung, Datenpflege

Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Verantwortung für Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Verwaltung der Büroschlüssel, des Inventars und des PETA-Dienstwagens, Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Unterstützung anderer Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Dreh- und Angelpunkt des Letting Teams – Du behältst den Überblick über alle operativen Prozesse und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Organisationstalent gefragt! – Du übernimmst eigenständig und zuverlässig administrative sowie organisatorische Aufgaben und hältst dem Team den Rücken frei., Datenmanagement mit Weitblick – Du pflegst Immobiliendaten, steuerst das Dokumentenmanagement und sorgst für eine professionelle Geschäftskorrespondenz., Präsentationen, die überzeugen – Du erstellst aussagekräftige Präsentationsunterlagen und Protokolle in Deutsch und Englisch., Reise- und Eventmanagement – Du planst und organisierst spannende Events und Geschäftsreisen und übernimmst teilweise den Empfang unserer Kunden., Meetings perfekt im Griff – Von der Terminvereinbarung über die Planung bis hin zur Vor- und Nachbereitung sorgst du für effiziente und produktive Besprechungen., Kommunikationsprofi – Du übernimmst die allgemeine Sachbearbeitung sowie die E-Mail- und Telefonkorrespondenz mit internen und externen Partnern., Teil eines starken Netzwerks – Du arbeitest eng mit unserem bundesweiten Assistenzteam zusammen und bringst deine Ideen aktiv ein.

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Erste Ansprechpartnerin des Präsidiums des DRK Landesverbands Berliner Rotes Kreuz e. V. für interne sowie externe Anfragen und die verantwortliche Kommunikation, Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs, um einen reibungslosen Kommunikationsfluss sicherzustellen, Koordination und Verwaltung des Terminmanagements der Präsidiumsmitglieder, einschließlich der Pflege von Kalendern und Kontaktdaten, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen, bei denen die Mitglieder des Präsidiums teilnehmen, Erstellung und Koordination von Korrespondenzen sowie die Abwicklung der Geburtstags- und Weihnachtspost, Planung und Verwaltung von Dienstreisen, einschließlich der Abrechnung sämtlicher Reiseaufwendungen, Verwaltung des Sachleistungskontos des Präsidiums, Übernahme der Abwesenheitsvertretung im Vorstandssekretariat, Aktive Mitwirkung im Vorbereitungsteam zur Planung und Organisation der Landesversammlung, Proaktive Auseinandersetzung mit zukunftsorientierten Themen, insbesondere der Steuerung von Aktivitäten im Präsidium, wie etwa Fachsymposien und weiteren relevanten Veranstaltungen

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Bereitstellen des Verpflegungsbereichs, Ansprechpartner*in für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen, unterstützende Bürotätigkeiten: z. B. Erstellen der Teilnahmebescheinigungen und Bereitstellung von Kursunterlagen

Umfassende Personalsachbearbeitung für alle Mitarbeiter/-innen von der Einstellung bis zum Austritt, Erstellung von Vertragsunterlagen, Führung der Personalakten und Umsetzung von Betriebsvereinbarungen, Selbständige Durchführung monatlicher Gehaltsabrechnung mit DATEV unter Berücksichtigung aktueller sozialversicherungs-, lohnsteuer- und tarifrechtlichen Vorgaben und Richtlinien, Ansprechperson für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in personalrelevanten Fragestellungen, sowie für Ämter und Behörden bei allen abrechnungsrelevanten Fragen sowie Korrespondenz mit Rentenversicherungs- und Sozialversicherungsträgern, Überwachung von Terminen und –fristen, wie Vertragsbeendigungen, Rücksendefristen und Entgeltfortzahlung, selbständige Kontrolle und Bearbeitung der Urlaubsmeldungen, sowie Überwachung von Krankmeldungen und Führen einer Krankenstatistik, Erstellung von Statistiken und Auswertungen der Personalkosten einschließlich Personalkostenplanung, Finanz- und Projektcontrollingaufgaben mit Datenbanknutzung, Unterstützung bei der Erstellung von Mittelverwendungsnachweisen, weitere Aufgaben im Bereich der zuwendungsfinanzierten Personalabrechnung

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Organisatorische Aufgaben zum gelingenden Ablauf von (inklusiven) Bildungsveranstaltungen, Seminar- und Teilnehmendenmanagement inkl. Rechnungslegung, Kommunikation mit Kund:innen, Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen und Anliegen der Teilnehmenden und Dozent:innen, Veranstaltungsservice und Versorgung der Fortbildungsteilnehmenden, Material- und Verpflegungseinkauf

Unterstützung der HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben, Datenverwaltung und -pflege in den HR-Systemen, Unterstützung bei der Pflege elektronischer Personalakten, Mitwirkung an der Überarbeitung und Weiterentwicklung interner Prozesse im Service Center Personal in enger Zusammenarbeit mit dem Team Personal- und Organisationsmanagement

Allgemeine Sekretariats- und Büroarbeiten für die Verwaltung, Bearbeitung von Mitgliederanfragen, Erstellung und Versand von Unterlagen, Unterstützung bei Veranstaltungen vor Ort oder digital

Veranstaltungen von A bis Z begleiten: Du planst, organisierst und betreust Seminare, Tagungen und Lehrgänge – von der Vorbereitung bis zur Evaluation., Hinter den Kulissen alles im Griff haben: Du kümmerst dich um administrative Aufgaben im Veranstaltungsmanagement und hältst dem Bildungsdesign-Team den Rücken frei., Kommunikation, die zählt: Du bist die Schnittstelle zu Teilnehmenden, Dozierenden und Geschäftspartner*innen, beantwortest Fragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Den Überblick behalten: Ob Buchungen, Materialien oder Technik – du hast alles im Blick, damit jede Veranstaltung ein Erfolg wird., Mitgestalten & weiterentwickeln: Du bringst deine Ideen ein, um Abläufe zu verbessern und die Veranstaltungsorganisation noch smarter zu machen.