Leitung, Steuerung und Weiterentwicklung des Service-Teams sowie des zentralen und mobilen Geräteservices (Innen- und Außendienst ca. 25 MitarbeiterInnen), Konzeption, Implementierung und Weiterentwicklung eines flächendeckenden Servicekonzepts für den mobilen Geräteservice inklusive Einsatzplanung sowie Fahrzeug- und Techniksteuerung, Strategische Einführung und Weiterentwicklung digitaler Lösungen für Auftragsabwicklung, Dokumentation, Kundenkommunikation und CRM, Definition, Monitoring und Steuerung relevanter KPIs sowie Budget- und Kostenverantwortung für den gesamten Servicebereich, Schnittstellenverantwortung zwischen Produktion, Logistik, Vertrieb und Service sowie aktive Mitwirkung an der strategischen Weiterentwicklung des Serviceangebots im internationalen Umfeld

Überwachung von Wind- und Solarparks im In- und Ausland, Detaillierte Datenauswertungen und Optimierung der Prozesse, Eigenverantwortliche Umsetzung interner Maßnahmenprogramme im Projektmanagement, Allgemeine Bürotätigkeiten

Vertragserstellung unter Beachtung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen (Aushilfen), Kontrolle und Nachhalten der monatlichen Arbeitszeiterfassung in Verbindung mit der Urlaubsberechnung und Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung und den Abteilungsleitern (Aushilfen), Erstellung der Ausbildungsverträge unter Beachtung der gesetzlichen und tariflichen Vorgaben (z.B. JSchG, TVAöD) (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Überwachung der Prüfungstermine und Anmeldung bei den jeweiligen Kammern sowie Zusammenarbeit mit den Berufsschulen (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Organisation und Durchführung von Schulbesuchen, Messen und Informationsveranstaltungen (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Betreuung aller organisatorischen und administrativen Sachverhalte bzgl. der Bundesfreiwilligen in Abstimmung mit dem LKJ Sachsen e.V. und den hausinternen Dienststellen (Auszubildende/Bundesfreiwillige), Erstellung der Praktikantenverträge unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen (z.B. JSchG, MiLoG) (Praktikanten), Nachhalten von Kooperationsverträgen mit Hochschulen bei studentischen Praktikanten im künstlerischen Bereich (Praktikanten), Durchführung und Betreuung des Bewerbermanagements in allen Tätigkeitsfeldern, Überwachung aller in den Tätigkeitsfeldern anfallenden personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Sachverhalte, interner und externer Ansprechpartner in allen Tätigkeitsfeldern, Unterstützung im Personalbereich und Vertretung der anderen Sachbearbeiter im Bedarfsfall, allgemeine Büroorganisation

Kundenbetreuung: Ständiger Austausch und enger Begleitung der Kunden und Servicetechniker bei allen Service-Fragen bis zum Auftragsabschluss, Einsatzplanung: Unterstützung bei Bedarf der flexiblen, wirtschaftlichen und kompetenten Einsatzplanung von deutschlandweiten Serviceeinsätzen, Schnittstelle: Wichtiges Bindeglied zwischen den Field Service Aktivitäten und der dazugehörigen kaufmännischen Auftragssteuerung, Technische Klärung: Übernahme zusammen mit Kollegen die technische Vorklärung von Field Service Einsätzen, Lieferantenkommunikation: Enger Austausch mit Zulieferern, Datenprüfung: Prüfung der bereitgestellten Auftragsdaten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Durchführbarkeit, Prozessicherung: Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs aller dem Serviceeinsatz nachgelagerten Prozesse (Rechnungen, Gutschriften, Folgeaufträge, Materialrücklieferungen, Abholungsaufträge etc.) im SAP System

Prüfung und Überwachung von Verträgen und Grundbucheintragungen im Hinblick auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit, Unterstützung bei der Abwicklung von Vertragsunterzeichnungen und Erfassung der Verträge, Vorbereitung der dinglichen Sicherung sämtlicher Projektrechte, Prüfung von Dienstbarkeitsentwürfen inkl. entsprechender Veranlassung zur Sicherstellung der ranggerechten Eintragung, Vorbereitung von Beurkundungen und notariellen Beglaubigungen, Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Führen von Schriftverkehr sowie die Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Rechnungsprüfung, Aktenführung und Ablage

Leitung und Repräsentanz des Empfangs in unserem Store in Berlin, Steigerung und Sicherstellung der allgemeinen telefonischen Erreichbarkeit und Weiterleitung von Anliegen an die Fachabteilungen und das Management, Übernahme administrativer, hoch vertraulicher Aufgaben im Bereich von Personalwesen, Abrechnungen & Finanzen, Kontoführung und Korrespondenz der Geschäftsführung, Unterstützung der Geschäftsführung bei der regelmäßigen Erstellung von Management-Reports sowie Berichten und Kommunikation an der Schnittstelle mit anderen Standorten, verbundenen Auslandsunternehmen, Zulieferern, Geschäftspartnern und Investoren

Wahrnehmung operativer Aufgaben im Bereich der Veranstaltungstechnik inkl. anfallender Transportarbeiten, Verleih- und Wartungstätigkeiten, Support- und Störungsdienst im Bereich der Medientechnik, Infrastrukturelle und technische Betreuung von Lehr- und Sonderveranstaltungen im Bereich Veranstaltungssicherheit und Veranstaltungstechnik, Beratung von Beschäftigten, Studierenden und externen Kunden der RPTU bzgl. Veranstaltungen (einschließlich der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung) und Medien- und Veranstaltungstechnik, Mitarbeit bei der Implementierung und Weiterentwicklung von Aufgaben und Prozessabläufen an beiden Standorten

Eigenständige Pflege der Daten in unserem CRM (HubSpot), Recherche, Strukturierung und Aufbereitung von Datensätzen des Sales Teams, Enger Austausch mit dem Sales Operations Team und unseren Sales Manager:innen, Unterstützung bei der Vor-und Nachbereitung diverser Kampagnen und Veranstaltungen, Unterstützung unseres Business Development Team in weiteren abwechslungsreichen Projekten

Termin- und qualitätsgerechte Auftragsabwicklung von der Kundenanfrage bis zur Auftragsbestätigung für unsere Produkte und Dienstleistungen, Erstellen von Preiskalkulationen und Angeboten sowohl für Einzelanfragen als auch für Rahmenverträge oder Ausschreibungen, Entwickeln und Umsetzen von Preisstrategien, Prüfung der Realisierbarkeit von Produkten in Zusammenarbeit mit den Abteilungen Technik, Qualität, Einkauf und Planung, Reklamations- und Forderungsmanagement, Telefonische Kundenberatung und -betreuung, Verhandeln mit Kunden und Vertriebspartnern sowie Abschluss von Einzel- und Rahmenverträgen

Bearbeitung von Kundenanfragen (telefonisch und schriftlich, in Deutsch und Englisch), Erstellung und Versand von Angebotsunterlagen für interne Prüfungen und öffentliche Ausschreibungen, Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden, Organisation und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Post und allgemeine Assistenzaufgaben, Erstellung von internen Berichten und Unterstützung des Vertriebsteams im Tagesgeschäft

Kundenbetreuung und Kommunikation: Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und schriftlich in Deutsch und Englisch., Angebotsmanagement: Erstellung und Versand von Angebots- und Notifizierungsunterlagen in Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam., Disposition: Planung der wöchentlichen Disposition in Rücksprache mit Kunden., Auftragsabwicklung und Reklamationsmanagement: Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden., Administrative Vertriebsunterstützung: Organisation und Koordination von Terminen und allgemeine Assistenzaufgaben., Reporting und Datenpflege: Erstellung von internen Berichten und Unterstützung des Vertriebsteams im Tagesgeschäft.

Schnittstelle zwischen den Fachbereichen und dem Dienstleister für den Endgerätebetrieb (Clients, Mobil, Drucker, Videokonferenzanlagen, Sondergeräte), Sicherstellung der Qualität und Verfügbarkeit der Endgeräte gemäß den vereinbarten Service-Level-Agreements (SLAs), Verantwortung für kundenindividuelle Softwarepakete, Test und Abnahme der vom Dienstleister vorbereiteten Images und Softwartepakete in der Kundenumgebung, Betreuung von Sondergeräten wie beispielsweise Infoscreens, Kiosk-PCs, Etikettendruckern, Betreuung spezieller Client-Software, die nicht paketiert werden kann, Schnittstelle zwischen den internen Stakeholdern IT-Sicherheit, Informationssicherheit und Datenschutz sowie dem Endgeräte-Betriebsdienstleister, Zusammenarbeit mit internen IT-Teams und anderen Abteilungen, um eine reibungslose Integration der Endgeräte in die bestehende IT-Infrastruktur zu gewährleisten, Prüfung und Genehmigung von Aufträgen an den Betriebsdienstleister Endgeräte, Durchführung von regelmäßigen Service-Reviews und Reporting an das Management

Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung der Qualität, Reaktionszeiten und Service-Level, Steuerung und Unterstützung bei der Bearbeitung von Service- und Störungstickets, Mitarbeit bei der Anpassung, Verhandlung, Abschluss, Abwicklung aller notwendigen Vereinbarungen und Dokumente mit Kunden und Partnern, Technische Begleitung der Abrechnungsprozesse gegenüber Dienstleistern und Kunden sowie Budgetüberwachung, Schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Partnern, Identifikation und Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Servicequalität, Sicherstellung einer vollständigen und strukturierten Dokumentation von Service-, Prozess-, Anlagen- und Kundendaten sowie Gewährleistung einer hohen Datenqualität

Assist in managing incoming IT support tickets, helping to diagnose and resolve basic software, hardware, and access issues., Provide friendly, timely, and solution-oriented support to employees across all departments., Prepare, configure, and update laptops (primarily macOS, some Windows) for new and existing employees., Support regular device maintenance tasks such as system updates, security checks, and troubleshooting., Help maintain an accurate inventory of devices and peripherals., Support the IT Administration Officer and external IT service provider in monitoring internal servers and hosted tools., Perform basic maintenance tasks, such as restarting services or checking system status, under guidance., Help ensure regular backups and data integrity checks are completed., Contribute to documenting IT procedures, configurations, and troubleshooting guides., Help identify opportunities to streamline IT workflows or improve user documentation., Assist in maintaining records related to software licenses and system configurations., Follow IT security guidelines and support implementation of best practices (e.g., password policies, device encryption, access control).

Aktive und individuelle Betreuung und Beratung unserer nationalen Kunden, telefonisch oder per Mail, Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen in unserem ERP-System und Betreuung bis zur Auslieferung, Auftragsmanagement (Pflege von Terminen und Konditionen) sowie Pflege der Artikelstammdaten, Erstellung von Preis- und Rabattgutschriften, Bearbeitung von Fehl- und Falschlieferungen, Abwicklung von Kundenreklamationen, Erstellung von kundenspezifischen Reports in unserem BI System

Wahrnehmung operativer Aufgaben im Bereich der Veranstaltungstechnik inkl. anfallender Transportarbeiten, Verleih- und Wartungstätigkeiten, Support- und Störungsdienst im Bereich der Medientechnik, Infrastrukturelle und technische Betreuung von Lehr- und Sonderveranstaltungen im Bereich Veranstaltungssicherheit und Veranstaltungstechnik, Beratung von Beschäftigten, Studierenden und externen Kunden der RPTU bzgl. Veranstaltungen (einschließlich der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung) und Medien- und Veranstaltungstechnik, Mitarbeit bei der Implementierung und Weiterentwicklung von Aufgaben und Prozessabläufen an beiden Standorten

Sicherstellung eines performanceoptimierten Betriebes von IT-Applikationen, Unterstützung und Beratung der Beschäftigten bei der Nutzung der IT-Applikationen im operativen Einsatz, Entwicklung von Lösungsstrategien und Spezifizierung der Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen, Projektdurchführung zur Weiterentwicklung und Bereitstellung von IT-Applikationen einschließlich Spezifikation, Ausschreibung und Steuerung von externen Dienstleistungen, Management bestehender IT-Applikationen zur Sicherstellung eines durchgängigen und konsistenten Angebotes bei der Administration des Servicebetriebes

Schließdienste und Überwachung des Eingangsbereichs der Schule, Schlüsselausgabe, Bedienung der Telefonanalge, Informationsdienst, Rundgänge durch das Schulgebäude, die Artistenhalle und das Gelände (Sichtung, ob Fenster und Türen geschlossen, Licht ausgeschaltet usw.), Ein- und Ausschalten der Alarmanalge, Materialausgabe

Unterstützung des technischen Teams im Tagesgeschäft, Vorbereitung von Beleuchtungsprojekten, Technische Dokumentation, Stammdatenpflege, Vorbereitung und Nachbereitung von Instandhaltungsprojekten

Technik-Setup & IT-Support: Tablets (Hexnode) und Kassensysteme einrichten, Bildschirme aufhängen, MagicInfo-Server verwalten, IT-Support vor Ort leisten, Logistik & Touren-Koordination: Fuhrpark überblicken, effiziente Touren planen, Ansprechpartner*in für Fahrer*innen sein, Inventar & Verwaltung: Überblick über Tech-Geräte behalten, Übergabeprotokolle pflegen, Operativer "Joker" & Allrounder: Betrieb am Laufen halten, flexibel als Fahrer*in oder in der Küche einspringen, Reparaturen durchführen