38 Teilzeit Bürgerbüro Jobs

Selbstständige Erledigung von interner und externer Korrespondenz, Aufbereiten und Zusammentragen von Daten und Informationen, Überwachen von Zahlungseingängen und offenen Posten, Zuarbeit für die Finanzbuchhaltung, Erstellen von Listen und Formularen für die Dienste und Einrichtungen, Erstellen eines Monatsabschlusses für die Einrichtung

Kundenservice und Kundenpflege in Form von Akquise, Betreuung und Beratung, Angebotserstellung und Vertragsverhandlungen, Erreichen vereinbarter Ziele innerhalb eines Zeitplans, Mitwirken bei Verbesserungen von Systemen und Produkten, Unterstützung und Zuarbeit für Projektleiter, Enge Zusammenarbeit mit Partnern, PR-Unterstützung (soziale Medien, u.v.m.), Reisebereitschaft zu Veranstaltungen

Du machst Büroarbeiten, führst Telefonate und schreibst Briefe oder E-Mails., Du bist die Ansprechperson für unsere Kunden und Kundinnen., Du bereitest Verträge mit Kunden und Kundinnen vor.

Telefonische Beratung von Familien und Senioren, Eigenständige Organisation des Einsatzmanagements und Beratung von Klienten und Betreuungspersonen während des Betreuungseinsatzes, Pflege der vereinsinternen Datenbank, Dokumentenerstellung und Verwaltung, Führen von Bewerbungsgesprächen mit Betreuungspersonen und Nachhaltung der Unterlagen, Übernahme von allgemeinen Bürotätigkeiten, Eigenverantwortliche Bearbeitung verschiedenen Projekten

Terminkoordination und Terminverfolgung, Annahme, Vermittlung und Weiterleitung von Telefonaten, Dienstreisevor- und Nachbereitungen (Wirtschaftliche Buchung von Reisemitteln), Verwaltung von Büromaterial, Vorgangsbearbeitung und Aktenführung von digitalen Dokumenten, Raumbuchungen (einschl. Buchung der notwendigen technischen Mittel) und Vor- und Nachbereitung von virtuellen Besprechungen und Präsenzsitzungen, Mitwirkung bei der Annahme von Anrufen der IT-Hotline, Beschaffung von Kleinmaterial der Informationstechnik, Organisatorische Unterstützung bei Rollout-Maßnahmen der Informationstechnik, Unterstützung bei der Pflege von Bestandslisten, Organisatorisch/technische Koordinierung der Erstellung umfangreicher, teilweise komplexer Berichte und Konzeptionen mit zahlreichen Tabellen, Grafiken und Teildokumenten.

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Eigenverantwortliche und effiziente Büroorganisation, Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden und Mitarbeitern, Reisedisposition, vorbereitende Buchhaltung

erster Kontakt für Kunden und Besucher vor Ort und am Telefon, reibungslose Abläufe in der Telefonzentrale sicherstellen, Raumvorbereitung und Pfandabwicklung, bürotypische Verwaltungsaufgaben

Unterstützung bei der Rekrutierung ausländischer Pflegefachkräfte, Allgemeine Personalsachbearbeitung und administrative Tätigkeiten, Unterstützung bei behördlichen Angelegenheiten und Anträgen, Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Berichten, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Selbständige Bearbeitung von Anfragen und Anliegen, Schnittstelle zwischen Behörden und Anerkennungspraktikanten

Beratung zu Leistungen sowie deren Abrechnung, Telefondienst, Nach der Einarbeitung: Beratung pflegender Angehöriger im Rahmen unserer Hotline "Du pflegst – wir hören Dir zu", Unterstützung der Pflegedienstleitung u. a. bei Terminvereinbarungen, Allgemeine Bürotätigkeiten wie Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Zusammenarbeit mit der Kreisverbandsverwaltung (z. B. IT, Buchhaltung, Personalabteilung), Mitarbeit im Außenpflegedienst (bei Teilzeit nur im Vertretungsfall, bei Vollzeit zu 50 %)

Unterstützung beim Einpflegen der abrechnungsrelevanten Daten (z.B. An-/Abmeldung der Bewohner:innen), Unterstützung bei Verwaltungsabläufen innerhalb unserer sozialen Einrichtung in Kooperation mit unterschiedlichen Abteilungen, Sie kümmern sich um die Angelegenheiten unserer Bewohner:innen gegenüber den Krankenkassen, Post Ein- und Ausgang, allgemeine Organisation und Bürotätigkeiten sowie der Empfang von Besuchern, Bereitschaft der Vertretung des Kassenbereiches, Führen und Abrechnen der Kasse, Unterstützung der Bereichsleitung in Verwaltungsabläufen

Bearbeitung eingehender Anfragen, Anliegen und Co. per Telefon und E-Mail, Professionelle und individuelle Kundenberatung, Pflege der Kundendaten im System, Mitarbeit an Projekten zur Optimierung der Serviceprozesse, Vorbereitung und Evaluation des beruflichen Aus- und Weiterbildungsangebots, Mitwirkung bei der gesamten Schulungsorganisation

Zentrale Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Schriftverkehr in Form von Mailings, Bestellungen von Büromaterialien, Lebensmitteln und Hygieneartikeln, Empfang und Betreuung von Besuchern, Koordination von Terminen und reibungslosen Abläufen, Finden von Unterkünften und An- und Abreisemöglichkeiten für Mitarbeitende und Kunden, Koordination des internen Facilitymanagements und Verwaltung von Möbelbeschaffungen, Reparaturen und Fenster-Reinigungen

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie Büroorganisation, Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, administrative Tätigkeiten, Postbearbeitung und -verteilung, Telefonische Terminvereinbarung, Schreiben von Korrespondenz, Arztbriefen und medizinischen Befunden nach Diktat, Qualitätssicherung, Pflege und Überarbeitung von Datenbanken und Adresslisten, Kommunikation und Absprachen mit Ärzten, Med. Assistenzpersonal und ggfs. anderen Abteilungen, Enge Zusammenarbeit mit dem Direktionssekretariat

Du bist Teil des Assistenz-Teams und für den reibungslosen Ablauf der Büroservices am Standort Dortmund verantwortlich, Du bearbeitest und verwaltest zuverlässig die Ein- und Ausgangspost (digital sowie physisch), Du sorgst für die zeitnahe Eingabe von Bestellanforderungen in SAP und bist auch für weitere Prozessschritte in SAP zuständig (ca. 30% deiner Zeit), Du verantwortest das Dokumentenmanagement und die Archivierung von Kundenverträgen, Du übernimmst das Reisemanagement sowie die Reisekostenabrechnung und den Schriftverkehr, Du kümmerst dich um Officemanagement-Aufgaben wie den Empfang von Kunden, das Terminmanagement sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, In anspruchsvollen Situationen zeigst du Ideenreichtum und Professionalität, um effiziente Lösungen zu finden

Du bildest eine Ergänzung unseres Verwaltungs- und Personalteams, Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung, Kommunikation mit verschiedenen Behörden, Enger Austausch mit den Standorten und Mitarbeitenden, Controlling und Erstellung von Zahlungserinnerungen, Datenpflege, Ablage und Bearbeitung von Bewilligungen, Allgemeine Verwaltungsarbeit

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Vertretung der Kollegin aus dem Teilbereich Office Management, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf

Du bist erste Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden in ausländerrechtlichen Angelegenheiten, Du arbeitest mit beim Schalterdienst, Du bist verantwortlich für die Prüfung und Ausstellung von Verpflichtungserklärungen, Du unterstützt die Sachbearbeitung im Ausländerrecht und der Ordnungsverwaltung, Du wirkst mit bei der Vorbereitung und Durchführung von Wahlen

Klient*innenempfang sowie zentrale Aufnahme von Telefon- und Mailanfragen, Bearbeitung und Gestalten von Texten sowie Dokumentenverwaltung, Pflege der Website (wordpress), Verwaltung von Verteilern und Kontaktdaten, Organisation der Betriebs- und Arbeitsmittel, Verwaltung und Abrechnung des Sachhaushalts, Veranstaltungsorganisation, Öffentlichkeitsarbeit in Kooperation mit der Geschäftsstelle des Kinderschutzbundes

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen