8 Bürgerbüro Jobs Hamburg

Selbstständige Erledigung von interner und externer Korrespondenz, Aufbereiten und Zusammentragen von Daten und Informationen, Überwachen von Zahlungseingängen und offenen Posten, Zuarbeit für die Finanzbuchhaltung, Erstellen von Listen und Formularen für die Dienste und Einrichtungen, Erstellen eines Monatsabschlusses für die Einrichtung

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Vertretung der Kollegin aus dem Teilbereich Office Management, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf

Unterstützung der Personalabteilung in Verwaltung und Sachbearbeitung, Überwachung und Bearbeitung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen, Vorbereitung der buchhalterischen Abwicklung (Kostenverteilung), Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Ablagesysteme, Optimierung von Abläufen im Bereich Beschaffung, Weiterentwicklung des Vertrags- und Beschaffungswesens

Dokumentation abteilungsrelevanter Daten (Projektinformationen, Kontaktdatenerstellung, Pflege und Austausch von relevanten Listen und Dateien mit anderen Abteilungen), Koordination von Fachgutachten mit Schwerpunkt Bau und Flächenvorbereitung, Unterstützung der Projektentwicklung im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und kontinuierliche Dokumentenpflege, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Korrespondenz mit Projektbeteiligten wie Kommunen und Flächeneigentümern, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Posteingang, Telefondienst, Wiedervorlage, etc.), Durchführung von Akquisitionskampagnen

Dokumentation abteilungsrelevanter Daten (Projektinformationen, Kontaktdatenerstellung, Pflege und Austausch von relevanten Listen und Dateien mit anderen Abteilungen), Koordination von Fachgutachten mit Schwerpunkt Bau und Flächenvorbereitung, Unterstützung der Projektentwicklung im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und kontinuierliche Dokumentenpflege, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Korrespondenz mit Projektbeteiligten wie Kommunen und Flächeneigentümern, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Posteingang, Telefondienst, Wiedervorlage, etc.), Durchführung von Akquisitionskampagnen

Klient*innenempfang sowie zentrale Aufnahme von Telefon- und Mailanfragen, Bearbeitung und Gestalten von Texten sowie Dokumentenverwaltung, Pflege der Website (wordpress), Verwaltung von Verteilern und Kontaktdaten, Organisation der Betriebs- und Arbeitsmittel, Verwaltung und Abrechnung des Sachhaushalts, Veranstaltungsorganisation, Öffentlichkeitsarbeit in Kooperation mit der Geschäftsstelle des Kinderschutzbundes

Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Posteingang, Bestellung von Büromaterial etc.), Telefondienst, Terminierung und Absagen bei Krankmeldungen, Teilnahme an Dienstbesprechung und Supervision, Urlaubsplanung, Kontrolle der Arbeitszeitnachweise, Kassenführung und Rechnungsbearbeitung, Empfang der Klient_innen, Präsenz in den Offenen Sprechstunden

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen wie z. B. Aufsichtsratssitzungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Vertretung der Kollegin aus dem Teilbereich Office Management, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf

Information von potentiellen und bestehenden Kunden zu Fördermöglichkeiten und gestellten Zuschussanträgen, Erstellung von Förderanträgen inkl. deren Datenpflege in unseren Systemen, Unterstützung der Sachbearbeiter und Kundenberater bei Bearbeitung der Förderanträge, Erstellung von Vertragsunterlagen wie zum Beispiel Bewilligungsbescheide, Unterstützung der OE-Leitung hinsichtlich organisatorischer übergreifender Belange wie z.B. Präsentation, Rechnungsstellung und Protokollführung, Ausbildung von Auszubildenden

Unterstützung der Personalabteilung in Verwaltung und Sachbearbeitung, Überwachung und Bearbeitung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen, Vorbereitung der buchhalterischen Abwicklung (Kostenverteilung), Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Ablagesysteme, Optimierung von Abläufen im Bereich Beschaffung, Weiterentwicklung des Vertrags- und Beschaffungswesens

Selbstständige Bearbeitung von Geschäftsvorfällen der privaten Altersvorsorge nach gründlicher Einarbeitung, Effiziente Verarbeitung von Daten für externe Schnittstellen, Unterstützung bei der Umsetzung von Prozessänderungen, Einblicke in wichtige Prozesse einer Versicherung, Übernahme von Sonderaufgaben entsprechend individuellen Wünschen und Fähigkeiten

Kaufmännische Aufgaben: Rechnungsprüfung, Tätigen von Bestellungen, Erstellen von Ausgangsrechnungen, Datenbankpflege, u.Ä., Microsoft Office, insbesondere Excel: Aufbereiten von Daten, Erstellen von Kostenvergleichen und Finanzübersichten, IT-Koordination: Ansprechpartner*in bei Problemen sowie Veränderungen für die IT-Firmen sowie die Mitarbeitenden, Anfragen von Angeboten, Terminkoordination von Dienstleistungen: Termine vereinbaren, koordinieren bzw. abwickeln, z.B. mit Handwerk, IT, u.Ä., Fuhrparkmanagement: Erstellen und aktualisieren von Übersichten über Fahrtenbücher und Führerscheine, sowie vorhandene Autos und deren Leasing-Laufzeiten, Abwicklung von Schadensfällen und Inspektionen, Übernahme von Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz und Hygiene, Mitarbeit beim Verwalten und Erstellen von Stellenanzeigen, Reporting an die kaufmännische und fachliche Leitung