11 Bürgerbüro Jobs Berlin

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Vermittlung von Rat und Hilfe für Menschen, die sich an die Geschäftsstelle wenden, Betreuung des Sekretariats der Bundesgeschäftsstelle und Kommunikation per E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen wie Messeauftritten, Seminaren und Gremiensitzungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen z.B. in der Erstellung von Rundschreiben oder bei ihrer Haushaltsplanung, Aktualisierung der Datenbanken und Sicherstellung, dass die Buchhaltung Mitgliedsbeiträge und Abgaben in Rechnung stellen kann

Beantwortung von Anfragen per Telefon, Email und Papier, Beratungsgespräche mit Mitgliedern, Qualitätssicherung von Daten von Mitgliedern und Strukturen, Führen von Aktenablagen

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, Buchhaltung, Telefondienst oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen den Ambulanten Diensten und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen der Ambulanten Dienste für z.B. statistische Datenerhebungen, Kommunikation mit Leistungsträgern zu abrechnungsrelevanten Themen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Die Möglichkeit zur konstruktiven Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Sicherung von Qualitätsstandards der Prozesse in unseren Einrichtungen der Ambulanten Dienste

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Büroorganisation, Zahlungen / Belege buchen, Gruppenverwaltung / Anmeldelisten, Vertragsvorbereitung (Raumnutzungen, Ehrenamtliche), Bestellungen / Einkäufe, Datenbanken pflegen

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Verantwortung für Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Verwaltung der Büroschlüssel, des Inventars und des PETA-Dienstwagens, Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Unterstützung anderer Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe in der Verwaltung des Fachbereichs, Entwicklung neuer Konzepte und Projekte für die BfB, Schnittstellenmanagement (z. B. SpD, KjPD und Sozialamt), Erarbeitung von Qualitätsstandards sowie Controlling und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit. Koordination der Verwaltungsmitarbeiter*innen des Fachbereichs 3, Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Besetzung der Telefonzentrale in Absprache mit der Fachbereichsleitung, Kontrolle von Zeitfassungsbögen, Plausibilitätsprüfung der Produktblätter sowie Ausfertigung von Dienstleistungsberichten, Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung und punktuelle Zuarbeit für die Leitungen der BfB und des SpD, Bearbeitung von vertraulichem Schriftverkehr, Terminmanagement, Teilnahme mit Protokollierung sowie Nachbereitung von Sitzungen, Aktenführung und Mitarbeit bei fachbereichsübergreifenden Aufgaben, wie z. B. Impfaktionen, Erledigung allg. Sekretariats-, Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben, Bearbeitung von Postfächern und behördlichen Sonderpostfächern des Fachbereichs, sowie des in Zukunft auch Chatbots in Kommunikation mit den beiden Dienststellen des Fachbereichs, Material- und Gerätebestellung sowie Bearbeitung von Rechnungen und Vordrucken, Betreuung der IT-Fachanwendung, Erstellung und Pflege relevanter Statistiken (z.B. KLR-, Gender- und Senatsstatistiken), Persönliche und telefonische Weiterleitung von Hilfesuchenden an den zuständigen Sozialdienst oder Tagesdienst, Anleitung von Auszubildenden (KAB, FAB und VwFA)

Umfassende Betreuung und Beratung unserer Kunden, sowohl telefonisch als auch per E-Mail, Erstellung von Angeboten und eigenständige Abwicklung von Kundenaufträgen, Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Kundendaten im CRM-System, Vertragsvorbereitung und -verwaltung, Terminvereinbarung, Vorbereitung und Betreuung für interne und externe Veranstaltungen, Präsentationen oder Installationen, Allgemeine Büroorganisation, Übernahme von Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Betriebsbedarf, Empfangen und Betreuen von Kunden und Besuchern, Verwaltung und Terminierung von Wartungsverträgen

Schaltung von Personalanzeigen in verschiedenen Onlinemedien, Qualitätskontrolle der Anzeigen, Telefonische und E-Mail-Kundenbetreuung, Durchführung von Preisanfragen und Buchung von Medien, Schnittstelle zwischen Vertrieb und Medien, Ansprechpartner für Vertrieb und Kunden, Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Aufgaben

Bearbeitung von komplexen Anfragen unserer Kund*innen und Interessent*innen (B2B) - telefonisch und schriftlich, Produktberatung im Rahmen unseres vielfältigen Produktportfolios und Unterstützung unserer Kunden beim Wandel von Print zu Digital (keine Akquise), Eigenständige Auftragsbearbeitung und Datenpflege, Möglichkeit zur Mitarbeit an übergreifenden Projekten, z. B. Entwicklung von neuen Systemen

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Unterstützung am Empfang und in der Verwaltung, Annahme von Bewohnern, Angehörigen und Gästen, telefonische oder persönliche Auskünfte am Empfangstresen, Annahme, Dokumentation und Verteilung der Tagespost, Koordination von Terminen, Verwaltungstätigkeiten sowie Zuarbeiten für Buchhaltung, Verwaltung und Pflege, Abrechnung von Hauskasse und Taschengeldkonten

Persönliche/r Ansprechpartner/in für Patienten/Patientinnen, Koordinierung von Terminen der Patienten/Patientinnen, Befunddokumentation in x.concept, Materialbestellung und -versorgung, Abrechnung nach EBM und GOÄ, Telefonservice