eigenständige Führung und Organisation des Sekretariats, Terminorganisation, -koordination und -überwachung, Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung für die Betriebsratsmitglieder, aktive Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, Beitrag zur reibungslosen Kommunikation

Effiziente und strukturierte Gestaltung des Büroalltags, Übernahme der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen und Reisen, Planung interner sowie externer Meetings, Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsstellenleitung am Standort Berlin, Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Professionelles Telefon- und E-Mail-Management, Bearbeitung von Anfragen, Koordination von Arzneimittel- und Materialbestellungen, Organisation eines reibungslosen Sprechstundenablaufes, Koordination weiterer Untersuchungs- und Behandlungstermine, Aktenmanagement

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Führung der Personalakten und Personalkonten, Ausfertigung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen für die Beschäftigten, Erstellen der Personalkostenplanung und Stellenpläne, Erstellen der Personalunterlagen und Weiterleitung an den Personaldienstleister für die Einrichtung der Lohnkonten und Entgeltabrechnungen, Kontrolle der maschinellen Berechnungen und Meldungen an die Krankenkassen, die Zusatzversorgungskasse und das Finanzamt, Steuerung und Unterstützung des Recruiting-Prozesses beginnend bei der Stellenausschreibung bis zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden, Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen, Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Beschäftigte, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Behörden), Erstellen von Haushaltsplänen und Zuwendungsanträgen, Erstellen von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Erstellen des Jahresabschlusses für die Stiftung DZI und die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung für den Förderverein sowie Begleitung der Jahresabschlussprüfung durch die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Erstellen von Stellennahmen zu Prüfbescheiden von Zuwendungsgebern und Behörden, Kontrolle der Steuererklärungen und Bescheide des Finanzamts, Liquiditätsüberwachung und Erstellen von Mittelanforderungen, Unterstützung der Buchführung (Prüfung der Eingangsrechnungen und Kontierung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Rechnungslegung) und Hausverwaltung (Angebotseinholung und Erstellen von Entscheidungsvorlagen), Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Zuwendungs- und Drittmittelgeber, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Behörden)

Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung interner Abläufe, Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenzen, Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen, Arbeit in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Buchhaltung etc., Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Reports zu den unterschiedlichsten Themen, Kontakt mit verschiedenen Parteien wie Geschäftspartnern etc.

Verbesserung operativer Logistikprozesse und Sicherstellung hoher Durchführungsqualität, Allgemeine Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten, Finanzbuchhaltung in SAP (Kreditoren-, Sachkonten-, Banken- und Kassenbuchungen, Kontenpflege), Kommunikation und Korrespondenz mit Dienstleistern, Abgrenzungs- und Dauerbuchungen, Mitarbeit an Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung im Energiemanagement

Führung und Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Veranstaltungen, Verwaltung der Büroorganisation, Korrespondenz und Post, Erstellung von Präsentationen, Berichten und internen Dokumenten, Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern, Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Leitung von Projekten zur Optimierung der Büroprozesse, Fachliche und disziplinarische Führung eines kleinen Sekretariatsteams

Vermittlung umfassender theoretischer und praktischer Fachkenntnisse, insbesondere für die Wahlqualifikationen Personalwirtschaft und Assistenz/Sekretariat laut Ausbildungsordnung, Einbindung in alle Büro- und Geschäftsprozesse des Instituts und Mitwirkung bei Veranstaltungen und Kongressen

Abwechslungsreiche Aufgaben in den Bereichen Personal, Einkauf, Finanzen und Sekretariat., Buchhaltung mit SAP., Personalverwaltung mit SD Worx HR., Umgang mit modernen Office-Tools., Organisation von Projekten., Erfahrungen in der Gemeinsamen Verwaltung des Forschungsverbundes Berlin e.V.

Unterstützung des Vorstandsbüros in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, einschließlich Protokollführung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen, Allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Dokumentenmanagement

Selbstständige Büroorganisation, Terminkoordination und Verwaltung von Terminen der Abteilung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung im In- und Ausland, Planung, Organisation und Protokollierung von Sitzungen und Veranstaltungen, Organisatorische Betreuung von Projekten und Drittmittelverwaltung, Organisatorische Zuarbeit zu Lehrveranstaltungen, Kommunikation und Korrespondenz mit Kooperationspartnern, Unterstützung bei der Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Korrekturlesen von Publikationen in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Verwaltung von Leistungsindikatoren, z.B. wissenschaftliche Veröffentlichungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Personalmaßnahmen, z.B. Erstellung von Stellenausschreibungen

Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung der Inhalte der Bildungsangebote, Verwaltung der Teilnehmer*innen-Daten und Erstellung von Berichten zu Schulungen und Kursen, Verwaltung der Kurse auf der Lernplattform „Moodle“, Allgemeine administrative Tätigkeiten und Verantwortung für eine ansprechende Außenwirkung der Räumlichkeiten, Organisatorische Planung der Raumvergabe und räumliche Vor- und Nachbereitung bei Schulungen und Coachings, Pflege und Weiterentwicklung der Social-Media-Kanäle (KOBA)

Allgemeines Office Management und Administration der zentralen E-Mailadresse, Anleitung von Praktikanten, Assistenztätigkeiten für die Geschäftsleitung, Vertrags- und Auftragsmanagement, Unterstützung des Bereichs Personalverwaltung und Finanzverwaltung inkl. Abrechnung / Rechnungstellung, Begleitung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende im Team, Koordination Team-interner Veranstaltungen, Termin- und Gremienkoordination, Termin und Gremien Vor- und Nachbereitung, Enge Zusammenarbeit mit der Team-Assistenz am Standort Berlin

Du erfüllst verschiedenste administrative Aufgaben im Sekretariat der Geschäftsführung, Du kümmerst Dich um die Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und bist Ansprechpartner für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung, Du bereitest Sitzungen und Besprechungen vor und führst bei Bedarf Protokoll, Das Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen und Berichten gehört zu Deinen Aufgaben sowie die Unterstützung bei ausgewählten Projekten

Korrespondenz sowie Terminverwaltung per Telefon, Terminieren angeordneter Untersuchungen in Abstimmung mit den Funktionsbereichen, Ablauforganisation der Sprechstunden (Ermächtigungssprechstunden, präoperative Ambulanz, Privatsprechstunde) sowie Aktenführung, Patientenorganisation, Ansprechpartner:in für Patientinnen, Mitarbeiter:innen sowie für die niedergelassenen Ärzt:innen

Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Übernahme administrativer Aufgaben, wie Datenverwaltung, Archivierung, Recherchen oder Rechnungsbearbeitung, Vor- und Nachbereitung von internen Besprechungen, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Buchung von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Excel-Aufstellungen, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, etc., Anlaufstelle für externe Lieferanten und Dienstleister

Mitarbeit im Patientenmanagement, Persönlicher und telefonischer Patientenkontakt, Planung von ambulanten Rehamaßnahmen, Unterstützung in der Abrechnung von Leistungen aus den Bereichen IRENA, Heilmittel und Reha, Selbstständige Durchführung von organisatorischen Aufgaben im täglichen Praxisbetrieb

Du lernst alle Bereiche der Verwaltung kennen. Dazu gehören u. a. Rezeption, Direktion, Gästebetreuung, Marketing, Patientenverwaltung, Personal und Buchhaltung., Dir werden abteilungsspezifische Aufgaben übertragen, die du nach ausführlicher Einarbeitung selbständig bearbeiten kannst., Du wirst von Beginn an in unsere organisatorischen Abläufe und Prozesse eingearbeitet und lernst den Alltag in einer Rehabilitationsklinik kennen., gemeinsam mit den anderen Azubis hast du die Möglichkeit, dein Können in abteilungsübergreifenden Azubiprojekten zu zeigen., neben der praktischen Ausbildung bei uns nimmst du am Berufsschulunterricht in Pirna/Freital teil.

Terminplanung für den Klinikdirektor, Telefonmanagement, u.a. Terminkoordination den Schilddrüsenpatienten, Verwaltung von Patientenunterlagen, Schreiben von Gutachten sowie deren Abrechnung, patientenbezogen Briefen nach Phonodiktat, wissenschaftlichen Texten in deutscher und teilweise englischer Sprache, Erledigung der Anfragen betr. Privatabrechnung, Versicherungsanfragen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, administrative Tätigkeiten, Postbearbeitung und -verteilung, Personalmanagement: Ausschreibung freier Stellen, Organisation und Betreuung von klinikumsinternen Besprechungen (Vor- und Nachbereitung), Vorbereitungen und Unterstützung bei z.B. Prüfungen, Staatsexamina etc.