Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft (administrativ und organisatorisch), Mandats- und Aktenverwaltung, Reisekostenabrechnung, Rechnungsstellung, Koordinierung interner und externer Termine, Planung von Reisen (auch international), Erstellung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Übernahme kleinerer Übersetzungsaufgaben, Bearbeitung zweisprachiger Verträge, Formatierungsaufgaben, Entwurf von PowerPoint-Präsentationen, Postbearbeitung, Verwaltung von Fristen, Betreuung nationaler und internationaler Mandanten am Telefon auf Deutsch und Englisch, Koordinierung der Informationsweitergabe

Büromanagement & Administration, Assistenz der Geschäftsführung, Interne Kommunikation & Wissensmanagement, Team-Support, Prozessoptimierung, Ad-hoc-Support & Allrounder-Aufgaben, Vorbereitende Buchhaltung (Optional)

unterstützende Bürotätigkeiten, Veranstaltungsvor- und -nachbereitung, Veranstaltungsbetreuung, Datenpflege

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Bereitstellen des Verpflegungsbereichs, Ansprechpartner*in für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen, unterstützende Bürotätigkeiten: z. B. Erstellen der Teilnahmebescheinigungen und Bereitstellung von Kursunterlagen

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten, Führen von Statistiken, Zahlungsverkehr / Bankmanagement, Kassenführung / Kassenabrechnung, Bearbeitung Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Mahnwesen, Zuarbeit bei der Buchführung und beim Personalwesen, Mitwirken bei der Erstellung von Abrechnungen von Zuwendungsmitteln / Fördermitteln, Koordination haustechnischer Angelegenheiten (Wartung und Instandhaltung), Einholung von Angeboten, Materialbeschaffung

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen dem Verbund und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen für z.B. statistische Datenerhebungen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Regelmäßige Teammeetings, Teamtage und Supervisionen

Unterstützung am Empfang und in der Verwaltung, Annahme von Bewohnern, Angehörigen und Gästen, telefonische oder persönliche Auskünfte am Empfangstresen, Annahme, Dokumentation und Verteilung der Tagespost, Koordination von Terminen, Verwaltungstätigkeiten sowie Zuarbeiten für Buchhaltung, Verwaltung und Pflege, Abrechnung von Hauskasse und Taschengeldkonten

Veranstaltungen von A bis Z begleiten: Du planst, organisierst und betreust Seminare, Tagungen und Lehrgänge – von der Vorbereitung bis zur Evaluation., Hinter den Kulissen alles im Griff haben: Du kümmerst dich um administrative Aufgaben im Veranstaltungsmanagement und hältst dem Bildungsdesign-Team den Rücken frei., Kommunikation, die zählt: Du bist die Schnittstelle zu Teilnehmenden, Dozierenden und Geschäftspartner*innen, beantwortest Fragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Den Überblick behalten: Ob Buchungen, Materialien oder Technik – du hast alles im Blick, damit jede Veranstaltung ein Erfolg wird., Mitgestalten & weiterentwickeln: Du bringst deine Ideen ein, um Abläufe zu verbessern und die Veranstaltungsorganisation noch smarter zu machen.