Vorbereitung und Organisation von Referatsbesprechungen/Sitzungen (z.B. Tagesordnungen, Protokolle), gelegentlich/vertretungsweise auch Veranstaltungen (z.B. Mitarbeit bei Tischvorlagen, Ergebnisnachlese sowie Verfolgung der Aufgabenerledigung, die sich daraus ergibt), Pflege und Verwaltung der Datenbanken und Literatur, Pflege der Intranetseite des Referates, Sonstige Assistenzaufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, Publikumsverkehr, Informationsvor- und Aufbereitung, Terminüberwachung, Aktenanlage und Dokumentenablage

Schaltung von Personalanzeigen in verschiedenen Onlinemedien, Qualitätskontrolle der Anzeigen, Telefonische und E-Mail-Kundenbetreuung, Durchführung von Preisanfragen und Buchung von Medien, Schnittstelle zwischen Vertrieb und Medien, Ansprechpartner für Vertrieb und Kunden, Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Aufgaben

Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Eigenständige Koordination von Terminen (Sitzungen und Veranstaltungen) und Reisen sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen (Hotel- und Raumbuchungen, Catering, Reisekostenabrechnung), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Korrespondenz, Prüfung von Rechnungen sowie die Organisation der Zahlung, Erstellen und Pflegen von Adressverteilern

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Unterstützung der Stabsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft, Übernahme von Büro- und Koordinierungsarbeiten, Koordination und Überwachung von Fristen und Terminen, Mithilfe bei der Koordination von Stellungnahmen, vor allem gegenüber dem Deutschen Bundestag und den Bundesministerien, Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie der Betreuung von Besuchergruppen, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen (auch für verbandsinterne Gremien), Gestaltung von Texten und Präsentationen, Datenpflege sowie die Betreuung von Gruppenräumen im Extranet, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Unterstützung der Mitarbeitenden des Stabsbereichs bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben

Termin- und Veranstaltungsmanagement für die Bereichsleitung und zugehörige Abteilungen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Organisation interner und externer Events, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen, Aktive Mitgestaltung von Projekten

Unterstützung der Hauptbuchhaltung im operativen Tagesgeschäft, Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie -ausgangs, Vertretung der Hauptbuchhaltung bei Abwesenheit, Unterstützung und Vertretung des Bereiches Office Managements bei Abwesenheit, Tägliche Besetzung des Office Managements (außer freitags) von 15:00 bis 16:30 Uhr, Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Lieferanten, Entgegennahme von Anrufen und interne Weiterleitung, Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen sowie Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Organisatorische Aufgaben zum gelingenden Ablauf von (inklusiven) Bildungsveranstaltungen, Seminar- und Teilnehmendenmanagement inkl. Rechnungslegung, Kommunikation mit Kund:innen, Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen und Anliegen der Teilnehmenden und Dozent:innen, Veranstaltungsservice und Versorgung der Fortbildungsteilnehmenden, Material- und Verpflegungseinkauf

Personalangelegenheiten, Mitwirkung bei Personalmaßnahmen, bei der Personalbetreuung, bei der Dienstaufsicht usw., Bearbeitung von Stellenbesetzungsanträgen und anderen Vorgängen, Bearbeitung von Dienstaufsichtsbeschwerden, Strafanzeigen/-anträgen, Mitwirkung bei Stellenausschreibungsverfahren usw., Anwendung von IPV (Bearbeitung von Abwesenheiten), Ermittlung der Voraussetzungen zur Gewährung von Zulagen und Zuschlägen, Erstellen und Anfordern von Arbeitszeitplanregeln; Anpassung von Sollarbeitszeiten; Anfordern von Dienstausweisen; Anfordern von Aussagegenehmigungen/Termins-vollmachten; Auskünfte an Beschäftigte und Schriftwechsel im Rahmen der übertragenen Aufgaben, Fertigen von Umläufen u.ä.; Zusammenarbeit mit der Personalstelle usw., Haushaltsangelegenheiten: Mittelbewirtschaftung und Feststellen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit, Anordnungsbefugnis für Einnahmen in unbegrenzter Höhe und für Ausgaben bis zu 1.500 EUR im Rahmen der nach Nr. 3.1.1 AV § 9 LHO übertragenen Befugnisse; Zugriffsberechtigung für ProFiskal, Beschaffungen (Angebotsrecherche, Bestellung), Verwaltung und Ausgabe von Dienstfahrscheinen, Verwaltungs- und Organisationsangelegenheiten: Mitarbeit im Arbeitsschutz und im Brandschutz (Organisation der Erste-Hilfe-Schulungen, der augenärztlichen Vorsorgeuntersuchungen, Überprüfung von Erste-Hilfe- und Brandschutz-Einrichtungen, Führen des Gefahrstoffverzeichnisses usw.); Verwaltung der Dienstkleidung und Ausstattung des Außendienstes; Verwaltung des Fuhrparks; Telefonänderungsaufträge; Schlüsselwesen; Mängelmeldungen; Eingangsbearbeitung der Tagespost des Ordnungsamtes; Telefonkostenerstattungen usw.

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Organisation und Koordination von Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Beschaffung von Büromaterialien, Fristenüberwachung, Zusammenstellung statistischer Daten, Ansprechperson für die Abteilung und ämterübergreifend, Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, anderen Verwaltungseinheiten und Bürgerinnen und Bürgern, Erstellung von Protokollen und Schriftstücken, Erledigung von Rechercheaufträgen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Allgemeine Verwaltungs- und Assistenztätigkeiten für die Leitung Finanzen, Liegenschaften und IT, Verwaltungsleitung MKF

Organisation und Mitarbeit bei der Durchführung von Präsenz-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung digitaler Veranstaltungen und Projektmeetings, Drittdienstleister-Management: Recherche, Angebotseinholung, Beauftragung, Koordination und Briefing, Rechnungsprüfung, Teilnehmenden-Management (mit Online-Anmeldesystem), Erstellen der Anmeldemaske, Verwalten von Anmeldungen, Führen von Hotel- und Teilnehmendenlisten, Kommunikation und Versand von Mailings (über Mailingtools), Recherche und Pflege von Verteilern, Erstellung von Texten & Veranstaltungsdokumenten, Unterstützung bei der Verwaltung von Projekten, Webseitenpflege (CMS Wordpress), Zuarbeit für Social Media (Facebook, Instagram)

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Du bereitest die Buchhaltung vor, kommunizierst mit dem Steuerbüro und hast den Überblick über das Geschäftsbudget (Liquiditätskontrolle), Du erstellst und prüfst Verwendungsnachweise und bereitest die Jahresabschlüsse vor, Du arbeitest in unserem kollegialen Großraumbüro, bist verantwortlich fürs Officemanagement und IT-Ansprechperson, Du bist verantwortlich fürs administrative Personalmanagement (Vertragserstellung, vorbereitende Lohnbuchhaltung etc.)

Unterstützung und Stellvertretung der Leitung der Hausverwaltung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, z.B. zur Optimierung der Verwaltungsprozesse, Führung und Schulung der Mitarbeitenden im Team, Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, Verantwortung für die laufende Verwaltung von Immobilien und angemieteten Wohn- und Gewerbeflächen, Kommunikation mit den Leitungskräften anderer Abteilungen und der Geschäftsführung, sowie mit unseren Kund*innen

Organisation des zentralen Empfangs und der Eingangshalle, Administrative Bearbeitung und Nacharbeit der stationären Fälle von der Zentralen Notaufnahme, Vertragsgestaltung zu elektiven, stationären Aufnahmen von Patienten, Bearbeitung der Standesamtlichen Angelegenheiten, Kassenführung, zum Beispiel Verbuchung barer Ein- und Auszahlungen, Vorbereitung und Unterstützung der vor-stationären Fälle