Betreuung der Veranstaltungen und Firmenevents, Arbeiten im Front und Back Office, Planung von Seminaren und Tagungen sowie deren Begleitung vor Ort., Planung der Zimmerbelegung. Check In/ Check Out, Planung des Housekeepings und deren Überwachung.

Einblick in die Arbeitsabläufe eines Veranstaltungshauses und Soziokulturellen Zentrums, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von verschiedensten Events, Verantwortungsvolle Aufgaben und selbstständiges Arbeiten, Erweiterung von Wissen und Fähigkeiten in einem herzlichen Team und in lockerer Arbeitsatmosphäre

Absprache von Veranstaltungen und Erstellen der Ablaufpläne / Function sheest, Begleitung von Events wie Hochzeiten und Überprüfung der Vorgaben / Abläufe, Erstellen von Angeboten, Erstellung und Kontrolle Rechnungen nach Ablauf der Veranstaltung, Enge Zusammenarbeit mit den Kollegen vom FO, Küche und Service, Akquise von Neukunden, Betreuung und Ausbau von Bestandskunden

Eigenverantwortliche Organisation und Begleitung von vertriebsrelevanten Messen, Kongressen und Ausstellungen (von der Konzeption über den Auf- und Abbau, bis zur Abrechnung) inkl. Abstimmung und Zusammenarbeit mit den zuständigen OE, Kosten- und Budgetverantwortung für die Projekte, Erarbeitung von Briefings für Agenturen, Messebauer und sonstige Dienstleister sowie Koordinierung und Kontrolle der Projekte, inkl. buchhalterischer Prozesse zu Messen, Ausstellungen und Veranstaltungen (Transporte, Werbemittel, Broschüren, Catering, Druckdaten usw.), Ständiger Kontakt zu Kongressveranstaltern im Sinne einer Beteiligung zur Verwirklichung von Marktstrategien, interne Empfehlungen für Kongressbeteiligungen und Referenten, Vorbereitung und Durchführung kommunikativer Maßnahmen des Vertriebes (Onlineseminare, Informationsveranstaltungen)

Design and manage student-facing events on our Frankfurt School Campus incl. external locations around Frankfurt, Support the planning and organisation of university events at Frankfurt School, Coordinate with third-party vendors and ensure location agreements, Ensure consistent brand representation of Frankfurt School at all events, both online and offline, Assist with social media and online marketing activities before and during events, Collaborate with internal teams (e.g. recruitment, programme management, study advisory, facility management) and external partners to ensure smooth event execution, Provide general office support and assist our operations team as needed

Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Anfragen für alle Veranstaltungsarten, Angebotsfertigung nach vorgegebenen Richtlinien, Erstellung und Bearbeitung der gesamten Korrespondenz, Bearbeiten von Veranstaltungsverträgen, Verantwortlich für die gesamte Weitergabe aller Veranstaltungsdetails an die Abteilungen, Ablage aller Veranstaltungsunterlagen, Führen des Function Sheets Ordners, Erstellung von Menukarten und Buffetschildern, Verantwortlich für einen ausreichenden Bestand an Bankettmappen und Informationsmaterial , sowie dessen Versand, Telefonservice, Durchführung von Hausbesichtigungen, Sicherstellen der optimalen Auslastung der Räumlichkeiten, professionelle Betreuung unserer Gäste, von der Veranstaltungsabsprache bis zum Vertragsabschluss, Ansprechpartner und "Bindeglied" zu den operativen Abteilungen, verantwortlich bei der Organisation und Umsetzung von Bankettveranstaltungen wie Konferenzen, Seminare, Tagungen und Familienfeiern

Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung von bundesweiten Vor-Ort-Events bei unseren Partnern, Einhaltung und Sicherstellung von Warenbeständen und der Lagerordnung inkl. der Buchung und Verwaltung der Bestände, Planung von Marketingmaßnahmen, Warenflusssteuerung und logistische Planung für Verbrauchermessen, Schnittstelle zu den Abteilungen Partnermanagement und Sales

Wunscherfüller für F&B Gäste sein, Aktiver Verkauf von Veranstaltungen und Feierlichkeiten, Hausführungen und Kundenabsprachen vor Ort, Erstellung von Angeboten und Reservierungen für Feierlichkeiten, Persönlicher Ansprechpartner während Veranstaltungen, Abwicklung von Reservierungen über Reservierungssysteme, Unterstützung der F&B Outlets im Tagesgeschäft, Enge Zusammenarbeit mit Küche und Service, Weiterentwicklung des gastronomischen Angebots

Unterstützung bei der Konzeption, Planung und Durchführung von Events, Einblick in die Erstellung von Präsentationen und Newslettergestaltung, Unterstützung bei der Koordination interner und externer Organisations- und Produktionsabläufe, Recherchetätigkeiten, Unterstützung beim Guest-Management, Allgemeine Backoffice-Tätigkeiten

Betriebswirtschaftliche Führung des operativen Eventbereichs mit besonderem Fokus auf Events auch in Verbindung mit dem Wareneinsatz (Einkauf, Lagerung, Verarbeitung) und dem Personaleinsatz (Einstellung, Einstufung, Einteilung der Arbeits- und Freizeiten, Urlaubsplanung), Ermittlung eines Personalbedarfsplans, Ermittlung eines wöchentlichen Vorbereitungsplan, Verantwortung für die Erfüllung der Budgetvorgaben, Erhaltung und Weiterentwicklung der gastronomischen Qualität des Unternehmens, Eigenständige, sichere und professionelle Vorbereitung, Durchführung, Nacharbeit, Organisation und Führung von Veranstaltungen bis 150 Personen, Fachgerechte und professionelle Durchführung von Empfehlungen, Zubereitungen, Präsentationen sowie das Servieren von alkoholfreien Getränken, Aperitifs, Weinen, Digestifs und Cocktails, sowie von Speisen nach unseren Standards, Fachgerechte und professionelle Durchführung von Hallen– und Etagenservice, Aktives, zielorientiertes Anbieten von Service-Dienstleistungen, insbesondere Zusatzverkäufe, Sehr sicherer Umgang mit dem Kassensystem Micros Fidelio, sowie Durchführung von täglichen Abrechnungen und internen Getränke-Anforderungen, Lückenlose Kenntnisse der Speise-/Menükarten aller Outlets, Ausnahmslose Achtung auf Einhaltung der Service- und Verhaltensstandards, auch als Vorbildfunktion, Verantwortung für die Ausbildung des beruflichen Nachwuchses, Sicherstellung einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit nach den betrieblichen Bedürfnissen, Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Hygienevorschriften/HACCP, lebensmittelrechtliche Verordnungen, berufsgenossenschaftliche Auflagen, Reinigung, Pflege und schonende Behandlung der Einrichtungen, Maschinen und Geräten durch die Mitarbeiter, Durchführung der Inventur

Planung, Erstellung und Qualitätssicherung von Inhalten für unternehmensspezifische Themen, einschließlich Grafiken und Videos, über alle relevanten Kanäle hinweg (Website, Social Media, Newsletter, Blogs etc.)., Betreuung der Homepage und der Landingpages, inklusive regelmäßiger Updates und Optimierungen zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit., Durchführung von Funnel-Marketing-Maßnahmen zur Optimierung der Zielgruppenansprache., Durchführung von SEO-Optimierungen zur Verbesserung der Sichtbarkeit und Auffindbarkeit in Suchmaschinen., Mitwirkung beim Aufbau eines Intranets zur Verbesserung der internen Kommunikation und Informationsverteilung., Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Messen., Unterstützung in der Projektkommunikation, einschließlich der Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Dienstleistern.

Erstellung von Technikkonzepten für Veranstaltungen (Licht, Ton, Video, Bühnenbau), Material- und Personaleinsatzplanung, Prüfung und Bereitstellung technischer Ausstattung, Koordination von Logistik & Auf-/Abbau, Überprüfung von Sicherheits- und Brandschutzmaßnahmen, Leitung der technischen Umsetzung vor Ort, Sicherstellung einer reibungslosen Stromversorgung, Steuerung und Überwachung von Licht-, Ton- und Videotechnik, Kommunikation mit Regie, Künstlern und Veranstaltern, Schnelle Fehleranalyse & Störungsbeseitigung, Einhaltung der DGUV-Vorschriften, Versammlungsstättenverordnung, VStättVO, Überprüfung von Fluchtwegen, Brandschutzanlagen & Notbeleuchtung, Gewährleistung der elektrischen Sicherheit (VDE-Normen), Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, Abnahme von Bühnen-, Rigging- und Traversensystemen, Einteilung und Leitung von Hilfskräften, Schulung von Mitarbeitern in Sicherheits- und Technikthemen, Kommunikation mit externen Dienstleistern und Gewerken, Wartung und Instandhaltung von Veranstaltungstechnik, Erstellung von Protokollen, Prüfberichten und Sicherheitskonzepten, Nachbesprechung und Optimierung für zukünftige Events, Budgetkontrolle und Materialverwaltung

Bearbeitung der eingehenden Anfragen für Veranstaltungen, Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Kommunikation mit allen involvierten Abteilungen, Beratung sowie Betreuung der Gäste, Vorbereitung und Durchführung von Tagungen und Events vor Ort, Flexible Unterstützung des Front Office Teams

Veranstaltungsmanagement: Sie bringen sich aktiv bei der Organisation, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen ein – von internen Team-Meetings über Workshops bis hin zu Veranstaltungen mit unseren Kunden an unserem Standort in Hamburg, Office Management: Sie unterstützen das Tagesgeschäft unseres Büros – z. B. durch Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Terminmanagement, Telefonannahme und -weiterleitung, Post, Ablage, Recherchen, Ansprechperson: Als gute Seele unseres Büros haben Sie ein offenes Ohr für unsere Mitarbeitenden. Wir freuen uns, wenn Sie in dieser Rolle eigene Ideen einbringen und mitgestalten – sei es im Office-Alltag oder bei der Weiterentwicklung unserer Veranstaltungsformate

Begrüßung, Platzierung und Bedienung von Gästen, Organisation des täglichen à la Carte Services, Vorbereitende Aufgaben und Durchführung von Events (Hochzeiten, Geburtstage, Familienfeste, Firmenveranstaltungen und Weihnachtsfeiern)

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Planung und Durchführung von Veranstaltungen, insbesondere Abstimmung/Planung von IDW-Veranstaltungen und der Aufbereitung des Programms im Konferenzmanagementsystem, Zuständigkeit für die Teilnahmeverwaltung, die Erstellung und die Verwaltung von Zertifikaten sowie die Verbuchung von Leistungspunkten, Betreuung des Campusbüros während der IDW gemeinsam mit Ansprechpartner, Raumplanung, die Programmerstellung, Erstellung der Honorarverträge und die Pflege der IDW-Homepage, Unterstützung bei der Durchführung von Werbe‐ und Informationsmaßnahmen

Koordination der internen sowie externen Mitarbeitenden bei Veranstaltungen, Planung des Personalbedarfes in Absprache mit dem F&B Manager, Empfang, Betreuung und Beratung unserer Tagungsgäste sowie Referenten, Eindeck- und Aufräumarbeiten im Restaurant- und Veranstaltungsbereich, Räume stellen und gemäß Avis vorbereiten, Buchen und Abrechnen der Getränke und Speisen über unser Kassensystem, Anleiten und Unterweisen unserer Auszubildenden

Unterstützung der Geschäftsführung im Veranstaltungsmanagement, Planung und Organisation von Veranstaltungen (u.a. Fortbildungen, Seminare, Messen, Feste), Reiseorganisation, Einladungs- und Teilnehmermanagement, Gästebetreuung, Planung und Durchführung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen, Auswahl und Betreuung von Dienstleistern (Messe- und Reiseveranstalter, Druckereien, etc.), Budgetplanung und -kontrolle, Projektmanagement, Bei Bedarf unterstützende Tätigkeiten als Assistenz bei der HG Holding Verwaltung GmbH

Umfassender Einblick in die Abläufe hinter den Kulissen und rund um Theaterbühne, Aktive Mitarbeit, um den reibungslosen Ablauf der Vorstellungen sicherzustellen, Betreuung des Publikums und der internationalen Künstler*innen