171 büroassistent jobs - aktuelle Stellenangebote

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro-, Reinigungs- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Verfassen von Anschreiben, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Unterstützung des Teams im allgemeinen Tagesgeschäft: Organisation von Meetings, Bestellung von Büro-/ Verbrauchsmaterial, Empfang von Gästen, Bedienung von Empfang und Telefonzentrale, Zuarbeit für die Geschäftsführung, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost und Beauftragung von Kurierdiensten, Führung und Abrechnung einer Handkasse, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Begrüßung der Gäste und Entgegennahme von Telefonaten, Koordination und Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation interner Meetings, Sicherstellung der Büroausstattung und Bestellungen von Büromaterial, Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Teamevents, Pflege der Stammdaten und Dokumentenablage, Verwaltung der Meetingräume und interne Bewirtung bei Besprechungen

Verantwortung für die Telefonzentrale, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung des Office Management Teams im operativen Tagesgeschäft, Post- und Paketannahme sowie deren Sortierung

Büroorganisation und Empfangsbereich betreuen, Erste*r Ansprechpartner*in vor Ort sein, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Entgegennahme und Bearbeiten der Post, Reisebuchungen durchführen, Ablagemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Schulungen, Bestellungen von Büromaterialien, Ausstattung und Ordnung der Büro- und Besprechungsräume sicherstellen, Reisekostenabrechnungen bearbeiten, Unterstützung des HR-Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Support beim On- und Offboarding der Mitarbeiter*innen

Selbstständige und verantwortungsbewusste Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten: Terminkoordination, Dienstplan- und Reisemanagement sowie die Führung von digitalen und analogen Ablagestrukturen, Kommunikation mit Geschäftspartner:innen und Gästen sowie deren Empfang und Betreuung, Unterstützung im Officemanagement, Projektmanagement und Eventmanagement, Koordination des On- und Offboardings in enger Zusammenarbeit mit HR

Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen wie Schriftverkehr, Datenpflege und Büroorganisation, Organisatorische Unterstützung des Teams bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen inkl. Recherche, Protokollführung, Teilnehmermanagement etc., Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Besprechungen und Arbeitsgruppen, Terminkoordination für die Teamleitungen, Klassische Empfangstätigkeit, Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen

Enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften am Standort Stuttgart, Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Termin- und Reisemanagement, Organisation von Videokonferenzen, Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, Einkauf und Verwaltung von Büro-/Tagungsmaterialien, Dokumentation und Datenpflege des CRM-Systems, Unterstützung in Projekten wie Präsentationserstellung, Termin- und Einladungsmanagement, Korrekturlesen von Berichten, Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen sowie Betreuung teilnehmender Kunden und Mitarbeitenden, Ansprechpartner:in zu allen Fragen um Inhouse-Räumlichkeiten und Veranstaltungstechnik/-Kapazitäten, Vor-/Nachbereitungen der Konferenz-/Meetingräume, On-/Offboarding von Mitarbeitenden am Standort, Routinechecks der Büros und der öffentlichen Bereiche, Ansprechpartner:in für die Corporate Functions für den Standort Stuttgart, Die „gute Seele“ des Büros sein

Aktive Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter:innen im Bereich Verkauf und operatives Vertragsmanagement, Erstellen von Anlagen für abzuschließende Verträge, Begleitung von Vertragsverhandlungen und Protokollierung, Abwicklung allgemeiner Assistenzaufgaben und selbstständige Bearbeitung von Teil-Projekten, Überwachung von Fristen und Terminen sowie Einleitung notwendiger Maßnahmen bei Störungen, Bearbeitung der Korrespondenz und administrativer Aufgaben

Koordinieren von Terminen und Geschäftsreisen, Erstellen von Präsentationen, Bearbeiten der eingegangenen Post, Empfangen und Betreuen von Besuchern, Übernehmen von Assistenztätigkeiten

Organisation & Koordination administrativer Aufgaben, Gestaltung und Weiterentwicklung der Office-Kultur, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft bei administrativen Aufgaben, Planung und Organisation des Officemanagements, Vorbereitung des monatlichen Onboardings für neue KollegInnen, Unterstützung des Marketingteams bei der Planung und Umsetzung von Messen, Koordination von internen und externen Terminen

Unterstützung des Teams in allgemeinen Bürotätigkeiten, Assistenzaufgaben, Annehmen von Telefonaten, Datenpflege, Unterstützung in der Buchhaltung, Weitere Aufgaben nach persönlichem Interesse und Kompetenzen

Informationsverarbeitung und Erledigen von Schreibarbeiten im Sinne der Vorbereitung von diversen Unterlagen und Präsentationen, Führung der Zeitkonten und Durchführen der Personalbuchungen (z. B. Urlaub, Vertretung, Krankmeldung), Planung und Überwachung von Terminen von Besuchern, Besprechungsräumen und Reisen, Steuerung des Postdurchlaufs sowie der E-Mail-Korrespondenz, Erteilung von Auskünften, Ausführung von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Zusammenstellung von Statistiken, Koordination mit Fremdfirmen, Organisation des Fuhrparks, Büromaterial)

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems und Übernahme von Standard-Vertragsthemen, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen, Support der Bereichsleitungen

Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Planung von Terminen und Reisen, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von Standard-Vertragsthemen, Bearbeitung vertraulicher Informationen und Dokumente, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten, wie Veranstaltungen und Tagungen, Unterstützung der Geschäftsführung sowie der Bereichsleitungen in enger Abstimmung mit der Assistenz-Kollegin

Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des täglichen Bürogeschehens, Koordination von Terminen, Reisen und internen Meetings sowie deren Vor- und Nachbereitung, Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange des Teams und der Geschäftsführung, Unterstützung in administrativen Aufgaben, z. B. im Vertragswesen oder bei der Vorbereitung von Präsentationen, Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Vorbereitung der Buchführung und Rechnungslegung sowie Verwaltung von Büromaterialien, Posteingang und -ausgang, IT-Einrichtung der Arbeitsplätze in Abstimmung und Koordination der externen IT-Dienstleister, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, wie Workshops oder Kundenevents

Klassische Büroaufgaben wie Telefondienst, E-Mail-Korrespondenz, Erstellen von Korrespondenzen, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Allgemeine Sachbearbeitung sowie Datenerfassung, Unterstützende Tätigkeiten im Controlling, Erstellung und Auswertung von Statistiken, Bei Eignung und Interesse Aufgaben in der Buchhaltung, wie Vorbereitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung

Allgemeine Büromanagement- und Sachbearbeitungsaufgaben, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Terminkoordination, Organisatorische Tätigkeiten, Unterstützung bei relevanten administrativen Prozessen bei unseren Projekten, Pflege und Verwaltung von Datenbanken/ digitalen Tools, Fuhrparkmanagement (derzeit zwei Fahrzeuge), Feelgood-Management, Anwendung (und Verbesserung) des Qualitätsmanagementsystems