Unterstützung des Abteilungssekretariats bei anfallenden Sekretariatsarbeiten wie z.B. dem Postein- und -ausgang (digital und in Papierform), Entgegennahme von telefonische Anfragen und ggf. Weitervermittlung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten, z.B. die Pflege von verschiedenen Listen, Terminvergaben und Statistik

Management von Büro-/Geschäftsprozessen, Betriebliche Kommunikation und Korrespondenz, Bürowirtschaftliche und projektbezogene Aufgaben

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen

Selbstständige Tätigkeiten im Bereich HR Assistenz, Unterstützung der Personalleitung, Terminkoordination der HR Abteilung, Abwicklung des Schriftverkehrs, Pflege und Überwachung der Mitarbeiterkonten in der Zeitwirtschaft, Vorbereitung standardisierter Betriebsratsanhörungen, Weiterleitung mitbestimmungspflichtiger Unterlagen an den Betriebsrat, Datenerhebung und -abfrage, Recherchearbeiten, Vorbereitung personeller Einzel- und Disziplinarmaßnahmen

Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit / HSE, Planung, Koordination und Organisation von Schulungen und Fortbildungen, Erstellung und Verwaltung sicherheitsrelevanter Dokumentationen und Berichte, Überprüfungen der Erste-Hilfe-Einrichtungen, Organisation und Fortbildung der Brandschutz- & Ersthelfer-/innen, Erstellen und Ausarbeiten von Gefährdungsbeurteilungen

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Aktive Unterstützung im Bewerbungs- und Fehlzeitenmanagement, Mitarbeit bei der Zeugniserstellung, Zuarbeit für die Personalsachbearbeiter:innen zur Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Unterstützung im Melde- und Bescheinigungswesen, einschließlich Schriftverkehr, Erfassung, Prüfung und Ablage von abrechnungs- und prüfungsrelevanten Daten, Erstellung und Pflege von Statistiken und Auswertungen, Anlegen und Führen von Personalakten, Unterstützung bei weiteren administrativen Tätigkeiten

Rechnungserfassung + Verifizierung, Rechnungsfreigaben / Fristeneinhaltung, Rechnungsnachverfolgung / Rechnungsanforderung (fehlende Rechnungen), Rechnungslegung + Weiterbelastungen intern + extern, Schriftverkehr / Überweisungen manuell erfassen, Überprüfung der OPOS-Listen, Zahlungsverkehr und Kommunikation mit Banken, Anforderung von Drittbestätigungen für Wirtschaftsprüfer, Ablage von Kontoauszügen und Rechnungen

allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Kommunikation, Vorbereitung der Buchhaltung in Zusammenarbeit mit den Kollegen aus der Zentrale, Angebotserstellung, Auftragsprüfung und Abrechnung, Verantwortung für die Kassenausgabe und Kassenprüfung, Unterstützung des Teams im Front-Office und Kassenbereich

Durchführung vorbereitender Tätigkeiten im Rahmen der Finanzbuchhaltung, Pflege der Stammdaten sowie Verwaltung offener Posten, Buchung von Eingangsrechnungen und Gutschriften, Erfassung und Nachverfolgung von Zahlungseingängen, Prüfung von Lieferantenrechnungen und Monatsabschlüssen, Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlusstätigkeiten, Unterstützung bei der Personalbeschaffung, Mitwirkung bei der Personaladministration, Pflege und Korrektur der Arbeitszeiterfassung, Vorbereitende Tätigkeiten für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Beauftragung und Koordination von Exportdokumenten, Zusammenstellung relevanter Informationen für Ausfuhranmeldungen und Ausfuhrbegleitdokumente, Weiterleitung der vollständigen Unterlagen an unsere Kunden

Kaufmännische Betreuung von Projektgesellschaften, Führung der Finanzbuchhaltungen, Erstellung von Monatsberichten für Investoren, Unterstützung des Teams / allgemeine Sekretariatsaufgaben

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Organisatorische und kaufmännische Tätigkeiten, Erledigung von Schriftverkehr (Post, E-Mail, Chat) sowie Telefonate, Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Sachbearbeitung im Rechnungs- und Personalwesen, Führen von Listen und Statistiken

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, Mahnwesen, Recherche und Buchung von Tagungshotels, Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs, Erstellung von Präsentationen und Werbemedien

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Vorbereitung und Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten, Administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Anlaufstelle für die Mitarbeitenden und Studierenden der zugeordneten Programmbereiche, Planung und Koordinierung von Terminen, Sitzungen und Reisen inkl. Abrechnungen, Proaktive Nachhaltung von festgelegten Maßnahmen und Fristen, Führung des Schriftverkehrs sowie der Post- und Sekretariatsablage inkl. Archivierung der Abteilungsdokumentation und Pflege unterschiedlicher Datenbanken, Bearbeitung von deutsch- und englischsprachigen Schriftsätzen (wiss. Fachbeiträge, Konferenzpapers, Forschungsangebote etc.), Betreuung von in- und ausländischen Gästen, Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Verantwortlich für allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung, Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Führungskräfte des Stabsbereich Personal, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Führung von Abwesenheits- und Urlaubslisten, Formulierung und Gestaltung von einfachen Texten, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Veröffentlichung von Informationen im Intranet, Krankheits- und Urlaubsverwaltung im Personalinformationssystem, Berechnung und Überwachung von Fristen

Du unterstützt die beiden Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben, Du übernimmst eigenverantwortlich das gesamte Büromanagement, insbesondere die Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die digitale Dokumentation für die Geschäftsführung, Du unterstützt die Geschäftsführung bei Sonderthemen, Du planst und organisierst Geschäftsreisen, gefolgt von einer präzisen Abwicklung der Reisekostenabrechnung sowie zugehöriges Kalendermanagement, Du erstellst und entwickelst wichtige Dokumente und Präsentationsunterlagen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter, agierst als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und übernimmst als zentrale Schnittstelle im Unternehmen die Verantwortung für die effektive Kommunikation sowohl mit internen Mitarbeitenden als auch externen Geschäftspartnern, Du übernimmst das Lektorat von Texten für die interne und externe Kommunikation.