Organisation und Koordination von Büro- und Geschäftsprozessen, Bearbeitung von kaufmännischen Vorgängen, wie z.B. Rechnungsstellung, Auftragsbearbeitung und Materialbeschaffung, Kundenkommunikation: Unterstützung im Kundenservice und Kontaktpflege zu externen Partnern, Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Events, Marketing- und Vertriebsaufgaben: Mitwirkung bei Marketingkampagnen und Pflege unserer Social-Media-Kanäle

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Helpdesk: Telefonzentrale & Empfang, Buchung und Einkauf von Reisen / Mietwagen / Bürobedarf etc., Posteingang und Ablage, Allgemeine Büroorganisation, Allgemeine Verwaltungs- & Organisationsaufgaben, Administrative Aufgaben zur Personalverwaltung, Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und bei Bedarf temporäre Vertretung, Buchen und Kontieren, Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro, Zuarbeit zum Projektcontrolling

Bewerbungsmanagement, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Buchungsbelegen, Bearbeitung von Unfallanzeigen, Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Vertragsmanagement, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung der Eingangspost der Abteilung, Unterstützung im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), Betreuung und Anleitung von Auszubildenden und Praktikant:innen

Ansprechpartner für Firmen und interne Mitarbeiter:innen, Telefonservice und Bearbeitung der Eingangspost, Schlüsselverwaltung (Ausgabe und Dokumentation), Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Tabellenerstellung u. ä.)

Recruiting, Personalentwicklung, Personaladministration, Büroorganisation, Personal Hotline, Erstellung von Texten, Präsentationen und Auswertungen, Projektarbeiten zu personalrelevanten Themen, Veranstaltungsmanagement, Reise- und Terminplanung, Einblicke in weitere Abteilungen (Rechnungswesen, Unternehmenskommunikation, IT, etc.)

Allgemeine Schreibtätigkeiten und Aktenablage, Vorbereitungen von Beratungen, Sitzungen, Versammlungen und Ausschüssen, Telefonverkehr und Besucherbetreuung, Postbearbeitung und Korrespondenz, Koordinierung/Uberwachung der Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Pflege des Intranets

Als Assistenz übernehmen Sie die Büroorganisation und kümmern sich um die Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien., Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen und fertigen in Eigenregie überzeugende Präsentationen an., Ebenso versiert erstellen Sie Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. passen bestehende Materialien an – jeweils auf Basis der von Ihnen durchgeführten Datenanalysen., Zudem nehmen Sie die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen in die Hand – dank Ihnen läuft hier vor allem aus administrativer Sicht alles in geregelten Bahnen., Genauso wie bei Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops, die Sie sowohl in physischer als auch in digitaler Formorganisieren – von der Konzeption über die Veranstaltungsbegleitung bis hin zur Nachbereitung., Ferner geben Sie wichtige Impulse für den Bereich, kommunizieren diese klar und schlüssig an alle Beteiligten und koordinieren bereichsübergreifende Themen., Nicht zuletzt wirken Sie aktiv an vielschichtigen Projekten mit, setzen Teilaufgaben selbst um und protokollieren interne Sitzungen, u. a. von Gremien, Projektgruppen und Lenkungsausschüssen.

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Mit verantwortlich für die Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie Präsentations- und Projektunterlagen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Aufträgen und Rechnungen, Koordination von Terminen inklusive der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telekommunikation, Dokumentenverwaltung und ggfs. des Caterings

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben, klar und schlüssig kommunizieren und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an vielschichtigen Projekten, Umsetzung von Teilaufgaben und Protokollierung interner Sitzungen

Effiziente Koordination von Terminen und Pflege des Kalenders, Übernahme der Korrespondenz der Geschäftsführung und Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern, Vorbereitung ansprechender Präsentationen für Meetings oder Veranstaltungen, Aktualisierung verschiedener Reports, Unterstützung bei der operativen Abwicklung interner Geschäftsvorgänge

Unterstützung und Betreuung der technischen Mitarbeitenden in der kaufmännischen Angebots-, Auftragsbearbeitung und Projektverfolgung, Unterstützung bei übergeordneten Projektarbeiten, Fakturierung, Bearbeitung von Reklamationen, Forderungsmanagement, Aufarbeitung und Erfassung von Daten, Abwicklung von Besprechungs- und Reiseorganisation einschließlich der Reisekostenabrechnung, Schreib- und Archivierungsarbeiten

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Terminkalender f ühren und Terminkoordination verwalten und überwachen, Sachverhalte/Informationen recherchieren und aufarbeiten, Fachliche Ausk ünfte und Beratungen durchf ühren, Unfallanzeigen bearbeiten, Ein- und Ausgangspost bearbeiten, Telefonpr äsenz sicherstellen, BG-eigene Software Bearbeiten und Pflege durchf ühren, Dienstreisen vorbereiten, Fahrtenb ücher zur Abrechnung vorbereiten, Bibliothek und Schriftenlager organisieren, verwalten und pflegen, Sitzungen vorbereiten und begleiten, Protokolle erstellen, Fachregister und Dokumenten-Ablage f hren und pflegen, Betriebsakten bearbeiten und verwalten

Bewerbendenmanagement: Bearbeitung eingehender Bewerbungen und Korrespondenz mit Bewerbenden, Koordination und Terminorganisation für Vorstellungsgespräche sowie Ansprechperson für Bewerbende bzw. Fachbereiche und Interessensvertretungen während des gesamten Prozesses, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in Abstimmung mit den Fachbereichen und hausinternen Interessenvertretungen sowie Teilnahme an Vorstellungsgesprächen (vor Ort und digital), Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden, Ausbildungskoordination der Kaufleute für Büromanagement des Referats und Übernahme von Unterstützungsaufgaben für die Referatsleitung

Administration des Büros, Verwaltung der Prüf- und Zertifizierungsstelle, Erstellen und Prüfen von Rechnungen, Einkauf, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung, Dokumentenvorbereitung z.B. von Kundenverträgen, Beauftragung externer Auditoren, Auftragsbestätigungen, Organisation von Ortsterminen und Reisen, Organisation von Veranstaltungen, Organisation von Dokumenten, Nachverfolgung von Terminen, Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle, Kommunikation mit Behörden auf organisatorischer Ebene

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems

Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, Verwaltung von Personalstammdaten und Arbeitszeitnachweisen, Unterstützung in der Buchhaltung, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben