Mitarbeiter (m/w/d) Schulverwaltung / Schulbüro (20 Stunden/Woche)

Gemeinsam Schule gestalten

Die Michaeli Schule ist eine inklusive, einzügige Freie Waldorfschule in der Kölner Südstadt. Unsere Schule versteht sich als lebendiger Lern- und Lebensort. Neben Pädagogik, Gemeinschaft und Inklusion bildet ein gut organisiertes Schulbüro das Herzstück unseres Schulalltags und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Miteinander von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Kollegium und Verwaltung.

Dafür suchen wir eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen. Sie behalten auch in einem lebendigen Schulalltag den Überblick, arbeiten zuverlässig und bringen sich gerne als Teil eines engagierten Teams ein.

Zur Verstärkung unseres Schulbüros suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden pro Woche an vier Tagen). Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet; eine Verlängerung bzw. anschließende Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Ihre Aufgaben

Organisation und Schulverwaltung

Erste Ansprechperson für Eltern, Schüler*innen, Lehrkräfte, Lieferanten, Behörden und weitere externe Partner
Professionelle telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit allen Interessengruppen
Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz
Unterstützung bei Unfallmeldungen, Erste-Hilfe-Dokumentationen und administrativen Vorgängen
Organisation und Koordination des Schülertransports
Verantwortung für die Stammdatenpflege in der Schulverwaltungssoftware
Verwaltung des digitalen Schlüsselmanagements

Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing

Pflege und Weiterentwicklung der Schulhomepage
Betreuung der Social-Media-Kanäle der Schule
Erstellung und Versand des wöchentlichen Schul-Newsletters
Pflege und Verwaltung des Veranstaltungskalenders
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Schulfesten, Veranstaltungen und schulischen Projekten
Entwicklung und Umsetzung lokaler PR-, Marketing- und Sponsoringmaßnahmen
Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresheftes der Michaeli Schule
Organisation und Betreuung der Kommunikation mit den Eltern-Arbeitskreisen

Verwaltung und kaufmännische Unterstützung

Verkauf von Schulmaterialien (z. B. Stifte, Blöcke, Schläppchen)
Führung und Abrechnung der Handkasse
Unterstützung der Geschäftsführung durch vorbereitende Erstellung von Auswertungen und Quartalsberichten via Excel
Zusammenarbeit mit der Buchhaltung sowie Übernahme vorbereitender Buchhaltungstätigkeiten

Das bringen Sie mit

Fachliche Qualifikationen

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Sekretariats-, Verwaltungs- oder Schulbereich von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und Word
Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Kommunikationsplattformen
Erfahrung in der Pflege von Websites und Social-Media-Kanälen wünschenswert

Persönliche Kompetenzen

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
Empathisches und freundliches Auftreten im Umgang mit Kindern, Eltern und Kolleg*innen
Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Teamfähigkeit, Engagement und Zuverlässigkeit
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten
Freude daran, aktiv am Schulleben mitzuwirken

Das bieten wir Ihnen

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wertschätzenden Schulumfeld
30 Urlaubstage plus Brauchtumsfeiertag
Kostenloser Parkplatz und optimale ÖPNV-Anbindung in zentraler Lage der Kölner Südstadt
Kurze Entscheidungswege und ein engagiertes Kollegium
Eine sinnstiftende Tätigkeit mit engem Kontakt zu Kindern, Eltern und Lehrkräften
Eine langfristige Perspektive in einem wachsenden und lebendigen Schulumfeld

Bewerben Sie sich jetzt!

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an: gf@michaeli-schule-koeln.de