Sie übernehmen die Administration sämtlicher Personalthemen im Mitarbeiterlebenszyklus von der Erstellung der standardisierten Arbeitsverträge bis zu den Zeugnissen, Bei dem Recruiting unterstützen Sie die Personalreferenten insbesondere bei der Veröffentlichung von Stellen, Bewerbermanagement und Terminkoordination für Vorstellungsgespräche, Sie bilden die Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung und der Zeiterfassung und leiten relevante Unterlagen weiter, Sie führen und pflegen die Personalakten, Bei Personal-Projekten unterstützen Sie ebenfalls

Eingangsrechnungsbearbeitung (Prüfung, Kontierung und ggf. Klärung mit den Fachbereichen), Schnittstelle zur Kreditorenbuchhaltung: Klärung von Unstimmigkeiten bei Rechnungen, Ansprechpartner:in bei Fragen zu Rechnungen und Auslagen aus den Fachbereichen, Pflege und Aktualisierung der eigenen Intranetseite, Unterstützung des Controlling Teams bei Analysen, Projekten und statistischen Meldungen

General administration support to the Head of Germany and other Berlin staff, including: scheduling meetings, preparing agendas, summaries, supporting report writing (annual report, grant reporting), preparing, processing, and filing contracts, procurement, invoice processing, budget management., Support on building a strong office culture and community among others through organising team meetings in the Berlin office., Be an internal communications champion in the Berlin office, working with our Internal Communications team to connect the office globally and manage document templates and internal intranet., Support on general research tasks.

Sie bearbeiten selbstständig alle anfallenden Verwaltungsaufgaben im Recruiting, insbesondere die beim Anwerben von Fachkräften und Auszubildende aus dem Ausland anfallen, Sie prüfen eigenständig alle eingehenden Rechnungen im Recruitingbereich, Sie unterstützen bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Aktionen wie z.B. dem Willkommenstag, Azubitag, Messen etc.

Management von Büro-/Geschäftsprozessen, Betriebliche Kommunikation und Korrespondenz, Bürowirtschaftliche und projektbezogene Aufgaben

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, Datensätze im CRM anlegen, Mailings durchführen und auswerten, Messevorbereitungen unterstützen, Erstellen & Bearbeiten von digitalen Office-Dokumenten / Tabellen

Beratung der Mitarbeitenden und Führungskräfte zu allen personalrelevanten Themen, wie arbeits- und tarifrechtlichen Fragestellungen, zur Vertragsgestaltung und zur Entgeltabrechnung., Professionelles Vertragsmanagement sowie eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unserer Mitarbeitervertretung., Verantwortung für die termingerechte Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung des festen Betreuungsbereiches., Pflege der Stammdaten und der digitalen Personalakte., Sicherstellung eines reibungslosen Austauschs mit externen Partnern wie beispielsweise Sozialversicherungsträgern und der Bundesagentur für Arbeit., Weiterentwicklung der Prozesse im Personalmanagement und Mitwirkung in verschiedenen Projekte im Personalbereich., Möglichkeit sich in weitere Themen einzubringen, wie zum Beispiel bei der administrativen Unterstützung des BEM oder der Fort- und Weiterbildung.

Unterstützung des Recruiting-Prozesses am Standort in Zusammenarbeit mit der Recruiting-Referentin im Konzern, Koordination und Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, Unterstützung der Weiterentwicklung von HR-Prozessen und Personalentwicklungsmaßnahmen, Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Führungskräfte in allen personalrelevanten Themen, Erstellung von Verträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen, Pflege der Personalakten sowie des Zeiterfassungssystems

Support und Koordination: Zentrale Ansprechperson für Standorte und Kolleg:innen bei allen Herausforderungen rund um das Zeitwirtschaftsumfeld und die Dienstplanung mit ATOSS ASES., Laufende Prozessoptimierung: Unterstützung bei der Analyse und Optimierung interner Prozesse im Zeitwirtschaftsumfeld., Projektunterstützung: Eigenverantwortliche Realisierung von Teilprojekten im Bereich Arbeitszeitmanagement und Begleitung der Weiterentwicklung des Systems ATOSS ASES., Stammdatenpflege und -management: Pflege und Aktualisierung von Personenstammdaten., Schulung und Enablement: Konzeption und Durchführung von Systemschulungen, um Mitarbeitende bestmöglich in Systemen und Prozessen rund um das Arbeitszeitmanagement und die Dienstplanung zu befähigen.

Disposition, Abrechnung, Auftragskoordination, Dienstleistungseinkauf, Partnerakquise, Arbeitsvorbereitung, Kalkulation, Sachbearbeitung

Flexibilität und Bereitschaft, verschiedene kaufmännische Aufgaben zu übernehmen, Buchhaltung: Fakturierung, Rechnungsprüfung und Überwachung von Zahlungseingängen u.a. für den Bereich der Mitgliederverwaltung, Lizenzierung: Unterstützung bei der Durchführung des Lizenzierungsprozesses bei den Verbänden, Kostenmanagement: Überwachung und Optimierung der Kostenstrukturen, Berichterstattung: Vorbereitung von Berichten für den Vorstand und andere Stakeholder, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im Bereich der Verwaltung

Unterstützung bei der Digitalisierung, Mitarbeit im Mahnwesen und Forderungsmanagement, Vorbereitung und Unterstützung bei der Gebührenveranlagung, Organisation und Durchführung von Seminaren, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsleitung, Pflege der Homepage, Versicherungsmanagement, Organisation des Bürobedarfs, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Satzungsangelegenheiten, Unterstützung bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Stammdatenpflege, Unterstützung bei der Pflege und Kontrolle der Schnittstellenprotokolle zwischen Verbrauchsabrechnung und Finanzbuchhaltung, Kontenklärung und -abstimmung

Eigenverantwortliche Organisation der Schulverwaltung, Administrative Unterstützung der Schulleitung und des Kollegiums, Erledigung der Korrespondenz mit Auszubildenden, Anstellungsträgern und Behörden, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten und Statistiken, Organisation der Examensprüfungen, Verwaltung der Schülerdaten

Verwaltung von Verträgen, Vereinbarungen und rechtlichen Dokumenten (papierhaft und digital), Überwachung und Koordination von Fristen, Wiedervorlagen und Terminen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen (z.B. durch Zusammenstellung relevanter Unterlagen), Überprüfung von Vollmachten und Durchführung von Vertragsanpassungen, Unterstützung der Datenschutzkoordinatoren, Verwaltung und Aktualisierung von Datenschutzdokumentationen und Richtlinien und Übernahme der Bearbeitung von Anfragen / Vorgängen im Bereich des operativen Datenschutzes, bspw. das Führen von Verarbeitungsverzeichnissen, Unterstützung bei der Verwaltung und Überprüfung von betrieblichen Versicherungsverträgen, Unterstützung bei rechtlichen Recherchen und Dokumentationen

Ansprechpartner für organisatorische Anfragen und Problemen von Kunden und innerhalb des Serviceteams, Disposition der Servicetechniker im Verantwortungsbereich in enger Abstimmung mit den Technischen Servicemanager inkl. der ständigen Aktualisierung der Einsatzplanung und der Koordination von Folgeterminen, Bestellung von Ersatzteilen und weiteren Materialien (inkl. technischer Gase) sowie die Verfolgung der Liefertermine, Koordination der Materiallieferungen zum Einsatzort in Absprache mit verschiedenen Stakeholdern wie Kunden, Kollegen im Auftragsmanagement und dem Ersatzteileteam oder den Technischen Servicemanagern, Unterstützung bei Aufgaben wie Rechnungsprüfung, -nachverfolgung, Reparaturangeboten sowie bei der Überwachung der Liste der offenen Aufträge

Du übernimmst eigenständig (Teil-)Projekte und unterstützt bei der operativen und strategischen Umsetzung von Themen, Du behältst Aufgaben, Fristen und Entscheidungen im Blick und sorgst damit für ein effizientes Monitoring, Zur Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen erstellst du Auswertungen, Analysen und Präsentationen, In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bildest du ein Sparring zu aktuellen Herausforderungen, Ideen und Weiterentwicklungen, Du übernimmst das Kalendermanagement, die Terminplanung und bereitest Meetings und Entscheidungsvorlagen vor und nach, Du koordinierst interne und externe Ansprechpartner*innen und sorgst für effizientes Schnittstellenmanagement und klare Kommunikation, Dazu bearbeitest und priorisierst du Unterlagen und E-Mails

Planung, Einrichtung und Gestaltung der Büroräume mit natürlichen Materialien, Entwicklung individueller Lösungen bei Ausstattung und Equipment, Unterstützung beim Aufbau eines Online-Shops, Mithilfe bei Gutachter-Projekten (Geländearbeiten, Digitalisierung etc.), Unterstützung bei allen internen Abläufen, Recherchen, Beschaffungen etc.

Steuerung des Vorstandssekretariats, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Schriftliche und mündliche Korrespondenzen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Projektzeiten und Reisekosten abrechnen, Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben behalten, neue Kunden gewinnen, Kampagnen oder Webinare planen und Newsletter erstellen, Bewerbungsprozess abläuft und Personalmarketingmaßnahmen entwickeln, Mitarbeitenden betreuen und neue KollegInnen einarbeiten