Unterstützung der Aus- und Weiterbildungsorganisation, Administrative Tätigkeiten, Kommunikation mit Teilnehmern und Dozenten, Organisation von Schulungen und Veranstaltungen

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Unterstützung im gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenanzeige bis zur Einstellung inkl. Übernahme des Bewerbungsmanagements, Administrative Begleitung des gesamten Prozesses von der Einstellung bis zum Austritt, Vorbereitung und administrative Verwaltung von HR-Dokumenten jeglicher Art, Organisatorische und administrative Unterstützung der HR Business Partner, Übernahme der Weiterbildungsadministration, Mitarbeit bei der Umsetzung von HR-Projekten und Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von HR-Prozessen

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Mitarbeit in einem Projektteam und Mitwirkung bei der Umsetzung unserer Bildungsprojekte, Ansprechpartner*in für Unternehmen und Schulen zur individuellen Planung und Ausgestaltung von Berufsorientierungsprojekten, Aktive Information von Schulen, Lehrkräften und Unternehmen über unsere Angebote, Mitgestaltung unserer PR-Arbeit (Social Media und klassische Pressearbeit), Entwicklung im Team von Marketingmaßnahmen und deren Umsetzung, Mitorganisation von Seminaren und Veranstaltungen und Begleitung von Events vor Ort

Verwaltung und Archivierung der Personalakten der studentischen Hilfskräfte, geringfügig Beschäftigten und der ausgeschiedenen Beschäftigten, Führung der Sachakten für den Personalbereich, Poststelle im Gebäude, Bearbeitung von Anträgen auf Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen

Eigenverantwortliche Vorbereitung und Fakturierung von Ausgangsrechnungen gegenüber unseren zumeist öffentlichen Auftraggebern und Kunden., Bearbeitung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen sowie Kassen-, Vorschuss- und Fahrtkostenabrechnungen in enger Abstimmung mit den Vorgesetzten., Eigenständige Nachverfolgung und Klärung offener Posten., Unterstützende Tätigkeiten im Rahmen der Nachweisführung für öffentlich geförderte Projekte, u.a. Mittelbewirtschaftung, Vergabeverfahren und allgemeine Abstimmung mit Auftraggebern., Abstimmung und Koordination mit unseren Auftraggebern., Mitarbeit bei der Erstellung von Förderanträgen und Ausschreibungen., Pflege und Aktualisierung der Stammdaten einschließlich Prozessoptimierung.

Kennenlernen sämtlicher Bereiche der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle in einem mittelständischen Unternehmen, Schritt für Schritt abwechslungsreiche Aufgaben eigenständig übernehmen, Bei spannenden Projekten mitwirken

Durchführung vorbereitender Tätigkeiten im Rahmen der Finanzbuchhaltung, Pflege der Stammdaten sowie Verwaltung offener Posten, Buchung von Eingangsrechnungen und Gutschriften, Erfassung und Nachverfolgung von Zahlungseingängen, Prüfung von Lieferantenrechnungen und Monatsabschlüssen, Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlusstätigkeiten, Unterstützung bei der Personalbeschaffung, Mitwirkung bei der Personaladministration, Pflege und Korrektur der Arbeitszeiterfassung, Vorbereitende Tätigkeiten für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Beauftragung und Koordination von Exportdokumenten, Zusammenstellung relevanter Informationen für Ausfuhranmeldungen und Ausfuhrbegleitdokumente, Weiterleitung der vollständigen Unterlagen an unsere Kunden

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Koordination sämtlicher Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten wie auch mit den Prozess- und Applikationsverantwortlichen., Sie arbeiten unter dem Aspekt des Datenschutzes an Maßnahmen und Projekten mit und bearbeiten und koordinieren die datenschutzrelevanten Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich., Koordination und Bearbeitung von externen und internen Anfragen zu den Themen Datenschutz und IT, Überwachung, Erarbeitung und Umsetzung von Vorgaben zur Erfüllung interner und externer Anforderungen im IT-Bereich., Etablierung und Durchführung eines Managementprozesses zur kontinuierlichen Aktualisierung und Einhaltung interner und externer Anforderungen., Ansprechpartner bzw. Koordinator sämtlicher IT-relevanter Fragestellungen., Koordination des externen IT-Dienstleisters und unterstützend verantwortlich bei sämtlichen IT-bezogenen Beschaffungsmaßnahmen.

Planung, Organisation und Durchführung von Hochzeiten und (freien) Trauungen, Konzerten, Geburtstagen, Empfängen, Firmenevents und sonstigen Veranstaltungen, Bearbeitung von Anfragen, Angebotserstellung, Vertragswesen und Abrechnung, Inhaltliche und organisatorische Abstimmung mit externen Dienstleistenden, Koordination und Steuerung von Handwerksbetrieben, Einkauf, Pflege und Dekoration der Veranstaltungsräume, Interne und externe Kommunikation (Pflege der Social-Media-Kanäle)

Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern, selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä., Selbstständige Terminkoordination, -steuerung und –vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen, Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL, Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen, Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E-Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL, Selbständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern, Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen, Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste, Erstellung von Seminarprogrammen und –unterlagen, Selbständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge, Allgemeine Sekretariatsarbeit

Unterstützung im Team der Personaladministration in operativen Aufgaben, insbesondere bei administrativen Tätigkeiten, Unterstützung im Bewerbermanagement und Betreuung der Stellenanzeigen, Allgemeiner Schriftverkehr und Zuarbeit der Abteilungsleitung und der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, Begleitung von abteilungsbezogenen Projekten und Sonderaufgaben, Terminkoordination / Terminüberwachung, Pflege des Inter- und Intranets

Administrative Personalarbeit wie z. B. Erstellung von Vertragsunterlagen, Zeugnissen, Bescheinigungen etc., Ansprechpartner der Führungskräfte und der Mitarbeiter/-innen in allen personalrelevanten Themen, Eigenständige Anlage und Pflege von (digitalen) Personalakten, Abwicklung des gesamten Recruitingprozesses, Betreuung der Zeitwirtschaft, Mitwirkung am Schulungsmanagement, Vorbereitende Tätigkeiten für die Lohnbuchhaltung, Fortlaufende Prozessoptimierung, Mitarbeit an HR-Projekten

Du bist das offene Ohr und der erste Kontaktpunkt für unsere Mitarbeiter:innen!, Entgegennahme aller eingehenden Anrufe, Bearbeitung unserer HR-Inbox via E-Mail und per Post, Schnelle Bearbeitung der Anliegen im gesamten Team, Darüber hinaus sorgst Du dafür, dass unsere Personalverwaltung und -administration zu jeder Zeit professionell und schnell reagieren kann., Erstellung aller relevanten Vertragsunterlagen und zugehörigen Vereinbarungen, Pflege eingehender Bewerbungen in unserem Recruiting-Tool, Meldung relevanter Teambewegungen an die zugehörigen Gemeinden und Behörden, Aktualisierung der relevanten Controlling- und Personalmanagementsysteme inkl. der digitalen und physischen Personalakten, Support im operativen HR-Tagesgeschäft

Unterstützung des ärztlichen Direktors im operativen Tagesgeschäft, Organisation, Koordination und Optimierung interner Prozesse, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Statistiken und Reportings, Schnittstelle und Ansprechpartner (m/w/d) für interne sowie externe Stellen, Allgemeine Assistenzaufgaben

Du stellst gewissenhaft korrekte Bescheinigungen für Teilnehmer*innen aus und pflegst Daten im ERP-System (denn Ordnung ist das halbe Förderleben)., Du sorgst dafür, dass Fördermittel und Anerkennungen form- und fristgerecht beantragt werden – Behörden lieben Pünktlichkeit!, Du bist die wandelnde Enzyklopädie für Fragen rund um Förderinstrumente – für Interessierte, Teilnehmende und Kolleg*innen gleichermaßen. Auch in kniffligen Fällen berätst du souverän., Du recherchierst regelmäßig neue Fördermöglichkeiten und sorgst dafür, dass unser Team und unsere Fachreferent*innen mithilfe unseres Wissensmanagement-Tools immer top informiert sind., Unser gesammeltes Wissen staubt nicht ein: Du hältst unsere internen Dokumentationen frisch und aktuell.

Steuerung und Kontrolle sowie Schnittstellenmanagement zu externen Dienstleistern (Wäsche, Reinigung, Instrumentenaufbereitung, Fahrdienstleistungen, ext. Laboren u.s.w.), Controlling und Kostensteuerung, Rechnungsprüfungen und –freigaben, Projektmanagement / Prozesskoordination tertiärer Bereich, Interner Ansprechpartner für Führungskräfte zur Koordination mit ext. Dienstleistern, Projektaufträge der Geschäftsführung