Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Erledigung allgemeiner Korrespondenz des Bereiches, Reisekostenbeantragung und -abrechnung, einschl. Kostenplanung, Terminplanung des Institutsdirektors, Bearbeitung von einrichtungsinternen Personalangelegenheiten, Finanz- und Drittmittelverwaltung, Verwaltung aller Drittmittelkonten des Lehrstuhls, Projektverwaltung, Abrechnungen, Verwaltung des haushaltsfinanzierten Grundverbrauchs, Verwaltung der haushaltsfinanzierten Konten des gesamten Instituts, Auslösung von allgemeinen Bestellungen für das Institut, Erstellen von Zwischen- und Abschlussberichten der Konten, organisatorische Aufgaben in Forschungsverbünden, organisatorische Betreuung von eingeladenen Personen/Gastwissenschaftler (Einladung, Unterbringung, Verträge usw.), Abrechnung, Mithilfe bei der Organisation von Seminaren und Kongressen

Selbstständige Zuarbeit für die Vertriebsleitung, Vertriebs- und Kundenorientierte Arbeit, Selbstständige Arbeit in einem Managementbereich, Vorwiegend Arbeit mit Microsoft Produkten (Dynamics, Office, CRM Sales)

Verantwortung für die Zeiterfassung und Überwachung von Überstunden Verwaltung der Urlaubszeiten und -anträge der Mitarbeiter, Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Teamgesprächen, Aktives Recruiting neuer Mitarbeiter und Koordination des Bewerbungsprozesses, Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Kommunikation per Mail und schriftlich, Analyse und Auswertung von Zahlen und Daten im Personalbereich, Lösungsorientierte Herangehensweise bei der Bewältigung von Problemen

Unterstützung der Leitung Praxismanagement in der Organisation der patientenbezogenen Arbeitsabläufe, Hilfe bei der Optimierung der Kommunikationsprozesse und Praxisabläufe, Sicherstellung eines effizienten Terminmanagements und der Patientenkoordination, Organisation von Projekten mit der Leitung, Unterstützung bei der Kostenrechnung, Ansprechpartner (w/m/d) für das Team sowie Schnittstelle zwischen Verwaltung und medizinischem Personal

Mitwirkung bei der übergreifenden kaufmännischen Sachbearbeitung, Dokumentenmanagement und deren Archivierung, Aufgaben in der Buchhaltung, Bearbeitung und Prüfung der Eingangsrechnungen, Unterstützung bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen, Bearbeitung jeglichen Schriftverkehrs, Mitarbeit in den verschiedenen Verwaltungsbereichen bei allen weiteren administrativen und organisatorischen Aufgaben, Unterstützung bei Bedarf

administrative und koordinative Tätigkeiten im Bewerbermanagement sowie von Recruiting-Maßnahmen übernehmen, Vorstellungsgespräche terminieren und die Bewerberkommunikation durchführen, Ferienjobber und Werkstudenten von der Bewerberauswahl bis zur Erstellung der Vertragsunterlagen selbstständig rekrutieren, Mitarbeitende und Fachbereiche in Bezug auf Ferienjobber und Werkstudenten eigenverantwortlich betreuen, bei Social-Media-Aktivitäten unterstützen, Bewerbungsgespräche für eine ausgewählte Zielgruppe führen, die aktive Ansprache von Kandidaten über Social-Media-Kanäle übernehmen

unterstützende Bürotätigkeiten, Veranstaltungsvor- und -nachbereitung, Veranstaltungsbetreuung, Datenpflege

Termine für den Präsidenten koordinieren und Kalender verwalten, Mit universitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich, vornehmlich per E-Mail, kommunizieren, auch in englischer Sprache, Sitzungen vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen, Fristen und laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien und Gremien), Reisen für den Präsidenten koordinieren (In- und Ausland), Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen erstellen, Finanzmittel des Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Empfang und Betreuung unserer Patienten in einem freundlichen und professionellen Ambiente, Telefonische und persönliche Terminvereinbarungen, Koordination und Organisation des Terminmanagements, Administrative Aufgaben wie die Erfassung von Patientendaten, Dokumentation von Behandlungszeiten und Pflege der Patientendatenbank, Bearbeitung von Anfragen per Telefon und E-Mail, Kommunikation mit Therapeuten und anderen Abteilungen, Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung des Teams

Zusammenarbeit im Team der Geschäftsstelle und dem Referat der Geschäftsführung, Mitarbeit bei der Beantragung und Abrechnung von Finanzmitteln sowie bei der Haushaltsbewirtschaftung, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Gremienarbeit

Empfang von Besucher*innen, Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung von Bestellungen sowie der täglichen Ein- und Ausgangspost, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Verantwortung für Kassenführung und vorbereitende Buchhaltung, Pflege und Aktualisierung von Bewohnerstammdaten, Organisation von Ablage und Archivierung

Materialbeschaffung, Engagement externer Dienstleister, Rechnungserstellung, Zahlungsüberwachung, Bearbeitung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Unterstützung im Bereich Personalbeschaffung, Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Organisation, Koordination und Terminierung

Bürowirtschaft und -organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kundenkontakte

Du organisierst und koordinierst Abläufe im Büro zwischen unseren Abteilungen, Du übernimmst Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Du unterstützt bei der Abwicklung von Kundenaufträgen, Organisation von Büro- und Geschäftsprozessen, Rechnungswesen, Vertrieb, Personalwesen, Beschaffung und der Logistik

Kaufmännische, verwaltenden und organisatorische Tätigkeiten, Übernahme von Assistenztätigkeiten in der Verwaltung, Organisation von Meetings und Vorstellungsgesprächen, Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Unterstützung der Sachbearbeiter in den Bereichen Personalwirtschaft, Organisation, Haushalt und Vergabe, Kennenlernen des Immobilien- und Gebäudemanagement

Aktive Mitwirkung bei der Umzugs- und Archivplanung durch Recherchetätigkeiten, Terminverfolgungen und Dokumentationen, Erstellung und Pflege von Übersichten sowie Zeitplänen und Statusberichten, Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation (z. B. Info-Mails, Präsentationen), Aktive Mitarbeit an der Ausschreibungsvorbereitung (z. B. Angebotsvergleiche), Unterstützung bei der Flächen- und Möbellogistik (z. B. Bestandsaufnahmen, Abgleich von Bestellungen)

Betreuung von Gesellschaften in gesellschaftsrechtlichen und gewerberechtlichen Angelegenheiten, Erstellung von Gesellschafterbeschlüssen, Verträgen, Nachträgen, Satzungen und Geschäftsordnungen, Koordination von Rechtsstreitigkeiten und Mahnverfahren in Zusammenarbeit mit Kanzleien, Selbstständige Korrespondenz mit Notariaten, Behörden und Kanzleien, Führung, Prüfung und Verwaltung von Akten, Unterstützung der Rechtsanwälte in grundbuchrechtlichen Angelegenheiten, Ausfertigung verschiedener Schriftsätze und Serienbriefe, Erstellen von Korrespondenzen und Vertragsunterlagen, Vorbereitung von Rechnungen und Honorarvereinbarungen, Organisation von Terminen und Fristen, Prüfen von ein- und ausgehenden Pachtverträgen auf Richtigkeit

Unterstützung bei der Einkaufs- und Kalkulationsbearbeitung, Pflege von Stammdaten, Preislisten und Lieferantenlisten, Assistenz in der Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen, Unterstützung bei allen kaufmännischen Tätigkeiten im Einkauf, Teilübernahme des Empfangs, Zentrale Ansprechperson für unsere Kundschaft, Geschäftspartner*innen und Mitarbeitenden, Telefon- und Terminmanagement, Post- und Rechnungseingang sowie Betreuung des elektronischen Workflows, Unterstützung in der Büroorganisation mit allen dabei anfallenden Sekretariatsaufgaben