Standortübergreifende Personalverwaltung und – betreuung, Erstellung personalrelevanter Dokumente wie Vertragsanpassungen oder Ähnliches, Vorbereitung der externen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater, Ansprechpartner in allen Personalangelegenheiten für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte, Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und anderen Behörden sowie das Verfassen von externen und internen Berichten, Analysen und Bescheinigungen, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalakten

Kaufmännische Unterstützung beim Aufbau neuer Geschäftsfelder (einschl. der Einführung einer neuen Software), Proaktive Unterstützung beim Ausbau der Digitalisierung, Entwicklung, Planung und Durchführung neuer Arbeitsabläufe, Übernahme aller kaufmännischer Arbeiten: Telefondienst, allgemeiner Schriftverkehr bis hin zur Rechnungsstellung

Planung des Tagesablaufs der Gäste, Planung der Therapien und Anwendungen nach ärztlicher Verordnung, Berücksichtigung der Wünsche der Gäste zur Teilnahme am Wochenprogramm und zur Buchung zusätzlicher Therapien, Erstellung des wöchentlichen Begleitprogramms, Abstimmung bezüglich der Kurs- und Vortragsangebote mit Kollegen und externen Anbietern, Unterstützung der Klinikleitung bei der Therapeuten-Einsatzplanung, Erstellung von Auswertungen und Reportings

Fuhrparkmanagement, Management von Telefonverträgen, Unterstützung im Vertragsmanagement, Terminorganisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei Organisation und Dokumentation von Projekten, Unterstützung bei Sonderaufgaben der Abteilungsleitung

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Administrative Abwicklung des Gesamtvorhabens in enger Abstimmung mit der Projektleitung, Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops im Rahmen des Projektes zu Themen der Personalentwicklung, Organisationsentwicklung und Kulturwandel mit dem Schwerpunkt auf agile Strukturen sowie Diversität sowie administrative Aufgaben im Rahmen des Einsatzes der Honorarkräfte, Selbständige Übernahme der Pflege und Einstellung von Dokumenten in der entsprechenden Bearbeitungsplattform (ZEUS) sowie Abstimmung mit der Fördermittelgebenden Stelle, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und bei Veranstaltungen, Erstellung von Zwischenverwendungsnachweisen und Abrechnungen in Abstimmung mit den Projektmitarbeitenden, Vorbereitende Buchführung und Zusammenarbeit mit der zentralen Verwaltung, Sonstige Bürotätigkeiten im Rahmen des Projektes, Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Zusammenarbeit mit den internen Schnittstellen (wie IT, QM)

Management of external service providers for our office supplies (selection and management of suitable partners, maintaining relationships, payment processing), Ordering and managing the inventory of daily office supplies, Management of incoming mail, Viewing and filing documents (invoices, contracts, etc.), Identifying team needs and making suggestions for improvement, Ensuring a first-class working environment in the office, Organization of onboarding and offboarding of employees, HR support for employment contracts, Preparation of the monthly payroll accounting in cooperation with our accountant (consolidation of working hours, sick days, vacation days, checking of payroll accounting; sending of payroll accounting to the team), Support in accounting (collecting, viewing and forwarding invoices to the accountant), Contact person for the team for questions, Regular organization of team events

selbstständige allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Termin- und Reiseorganisation des Vorstands, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen, allgemeine Terminkoordination, Reiseplanung der Mitarbeiter der Stiftung und Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung, vorbereitende Personalverwaltung und Rechnungsprüfung, Postbearbeitung, Versandaktionen, selbstständige Koordinierung und Abstimmung mit der Hausverwaltung und Dienstleistern

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Unterstützung der Teams des Referates Personal und Organisation bei deren Aufgaben, Eigenständige Aufgaben im Bereich „Betriebliches Gesundheitsmanagement und Familienförderung“ (z. B. Planung von Vorsorgeuntersuchungen, Leistungskontrolle, Zusammenarbeit mit externen Anbietern, Organisation von Vorträgen), Unterstützung des Teams bei seinen Aufgaben z. B. in den Bereichen „Aus- und Fortbildung“

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Bereitstellen des Verpflegungsbereichs, Ansprechpartner*in für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen, unterstützende Bürotätigkeiten: z. B. Erstellen der Teilnahmebescheinigungen und Bereitstellung von Kursunterlagen

Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement und Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, Betreuung des Zeitmanagement-Tools und Beantwortung von Mitarbeiterfragen, Unterstützung der HR Business Partner im Tagesgeschäft, z.B. bei Vertragserstellung und -änderung, Unterstützung bei Personalentwicklungsmaßnahmen / Trainingsprogrammen, Übernahme von Kleinprojekten

Organisation des Sekretariats, Unterstützung bei der Organisation des Wissenschaftlichen Kolloquiums sowie bei Veranstaltungen und Konferenzen, Einpflegen von Inhalten in die Forschungsdatenbank für die Webseite des ZIs, Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungsprogrammen, Allgemeine Büroorganisation wie Terminplanung und die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Terminierung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Erledigung allgemeiner Korrespondenz des Bereiches, Reisekostenbeantragung und -abrechnung, einschl. Kostenplanung, Terminplanung des Institutsdirektors, Bearbeitung von einrichtungsinternen Personalangelegenheiten, Finanz- und Drittmittelverwaltung, Verwaltung aller Drittmittelkonten des Lehrstuhls, Projektverwaltung, Abrechnungen, Verwaltung des haushaltsfinanzierten Grundverbrauchs, Verwaltung der haushaltsfinanzierten Konten des gesamten Instituts, Auslösung von allgemeinen Bestellungen für das Institut, Erstellen von Zwischen- und Abschlussberichten der Konten, organisatorische Aufgaben in Forschungsverbünden, organisatorische Betreuung von eingeladenen Personen/Gastwissenschaftler (Einladung, Unterbringung, Verträge usw.), Abrechnung, Mithilfe bei der Organisation von Seminaren und Kongressen

Selbstständige Zuarbeit für die Vertriebsleitung, Vertriebs- und Kundenorientierte Arbeit, Selbstständige Arbeit in einem Managementbereich, Vorwiegend Arbeit mit Microsoft Produkten (Dynamics, Office, CRM Sales)

Verantwortung für die Zeiterfassung und Überwachung von Überstunden Verwaltung der Urlaubszeiten und -anträge der Mitarbeiter, Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Teamgesprächen, Aktives Recruiting neuer Mitarbeiter und Koordination des Bewerbungsprozesses, Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Kommunikation per Mail und schriftlich, Analyse und Auswertung von Zahlen und Daten im Personalbereich, Lösungsorientierte Herangehensweise bei der Bewältigung von Problemen

Unterstützung der Leitung Praxismanagement in der Organisation der patientenbezogenen Arbeitsabläufe, Hilfe bei der Optimierung der Kommunikationsprozesse und Praxisabläufe, Sicherstellung eines effizienten Terminmanagements und der Patientenkoordination, Organisation von Projekten mit der Leitung, Unterstützung bei der Kostenrechnung, Ansprechpartner (w/m/d) für das Team sowie Schnittstelle zwischen Verwaltung und medizinischem Personal