erste/r Ansprechpartner/in am Welcome Desk für unsere InteressentInnen, BewerberInnen, Studierenden und DozentInnen aus aller Welt in den Sprachen Deutsch und Englisch, Allgemeine telefonische Korrespondenz sowie Schriftverkehr mit Studierenden, Verlässliche Schnittstelle zu anderen Services und Schools, Aufgaben der Studierendenverwaltung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten sowie verschiedene Organisationsaufgaben im Rahmen des Hochschulbetriebes, Unterstützung von Teamleitung und Campusmanager in administrativen Aufgaben

Sie übernehmen eigenständig allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – ob Besucher, Anrufer oder Mitarbeitende, Sie begegnen jedem mit Freundlichkeit und Professionalität, in der Finanzverwaltung kümmern Sie sich um die Kassenführung, erstellen Kassen- und Bankberichte und übernehmen die rechnerische Prüfung sowie Kontierung von Belegen, Sie erstellen Rechnungen für unsere Angebote, behalten Zahlungseingänge im Blick und führen Debitorenabstimmungen durch, Sie bringen sich aktiv in die digitale Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse ein und arbeiten souverän mit MS Office 365 sowie weiteren Softwarelösungen, Sie unterstützen die Bereichsleitung bei administrativen Aufgaben und übernehmen Vertretungstätigkeiten innerhalb der Verwaltung, Sie tragen Verantwortung für eine gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutzvorgaben in Ihrem Aufgabenbereich, Sie leisten vorbereitende Arbeiten im Personalwesen

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben, klar und schlüssig kommunizieren und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an vielschichtigen Projekten, Umsetzung von Teilaufgaben und Protokollierung interner Sitzungen

Sie beraten unsere Gäste umfassend zu Zimmerkategorien, Angeboten und Arrangements und sorgen für eine professionelle Abwicklung aller Reservierungen., Sie erfassen, pflegen und verwalten Reservierungen in unserem System und sorgen für eine lückenlose Dokumentation., Sie stellen sicher, dass alle Abteilungen über Reservierungen und spezielle Gästewünsche informiert sind., Sie unterstützen bei der Verwaltung von Verfügbarkeiten und Preisen, in Abstimmung mit verschiedensten Reiseveranstaltern und OTAs - um eine optimale Belegung zu gewährleisten., Sie kümmern sich um alle Änderungen und stehen den Gästen jederzeit beratend zur Seite.

Beratung und Betreuung unserer Geschäftspartner:innen sowie telefonische und schriftliche Korrespondenz, Verwaltung von Reservierungen, Buchungen und Kundendatenbanken, Verkauf von Tickets und Unterstützung im Vertriebsbereich, Regelmäßige Recherche zu relevanten Themen und Aktualisierung von Informationen, Eigenverantwortliche oder teamorientierte Mitarbeit an spannenden Projekten

Terminkoordination, Buchen von Rechnungen, Verwaltung von Büromaterial, Mitwirkung im Marketing, Kundenbetreuung, Erstellen von Arbeitsverträgen, Unterstützung in der Büroorganisation und -verwaltung, telefonischer und persönlicher Kundenkontakt, Mitarbeit im Bereich der Personalsachbearbeitung, Mitarbeit bei Aufgaben aus dem Bereich Buchführung und Rechnungswesen, Mitarbeit bei der Organisation unserer Bildungsmaßnahmen, Einsatz in Projekten

Erstellung von Gruppenangeboten und -buchungen, Bearbeitung aller Anfragen inklusive Nachbereitung, Aktiver Verkauf und Beratung der Gäste zu touristischen Attraktionen sowie individuelle Beratung der Gäste, Aktiver Verkauf sowie individuelle Beratung der Gäste, Abteilungsübergreifende mit dem Front Office, Housekeeping sowie Kooperationspartner, Tägliche Überprüfung des Reservierungssystems auf Verfügbarkeit und Preisstrategie, Kontingentverwaltung, Rechnungslegung, Belegungsplanung, Absprachen mit externen Partnern, wie Reiseveranstaltern, Bei Bedarf Mitarbeit an der Rezeption

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen

Mitarbeiter*in am Empfang

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Empfang und Anmeldung unserer Patienten, Koordination und Organisation, Informationsmanagement, Medizinische Tätigkeiten, Unterstützung im Team

Persönlicher Ansprechpartner/in für Patienten / Patientinnen, Koordinierung von Terminen der Patienten / Patientinnen, Befunddokumentation in x.concept, Materialbestellung und – versorgung, Abrechnung nach EBM und GOÄ, Telefonservice standortübergreifend

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

koordinierst, organisierst und überwachst den Gäste- und Besucherverkehr, bist zuständig für die Objekt – und Eventabsicherung, führst Kontrollgänge durch, bist verantwortlich für das EDV-gestützte Bearbeiten des Posteingangs, führst Sicherheitschecks mittels Gepäckprüfanlage, Detektorbogen und Handsonde bei Gästen und Besuchern durch, sorgst für Ordnung und Organisation des Empfangsbereiches

Planung, Koordinierung und Überwachung von Terminen, Auswertung von Statistiken, Vorbereitung von Sitzungen, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik, Erledigung des Schriftverkehrs, Planung von Terminen, Erstellung von Karteien, Dateien und Statistiken, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Materialverwaltung

Bearbeitung von bürowirtschaftlichen Abläufen, Einfache Rechtsanwendung, Erledigung von einfachem Schriftverkehr, Bearbeitung von Rechnungen, Führen von Wiedervorlagen bzw. die Terminüberwachung sowie Ablage- und Registraturaufgaben, Allgemeine Aktenverwaltung, Entgegennahme und Weiterleitung der Postein- und -ausgänge, Materialbeschaffung, Führen der Urlaubs- und Krankheitskartei, Annahme von Telefongesprächen, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungsterminen, Schreibarbeiten für die Leitung und für die Beschäftigten der jeweiligen Organisationseinheit

Empfang unserer Besucher*innen, Telefonzentrale, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung von Büromaterial, Ggf. Mitwirkung bei Arbeiten der Betriebsdienste

Organisation des Stations- und Chefarztsekretariats u. a. in Form von Terminplanung und -koordination, Bearbeitung der laufenden Korrespondenz, sowie Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Verwaltung der stationären sowie ambulanten Akten, Aufnahmeplanung der stationären sowie ambulanten Patienten, Repräsentation der Klinik gegenüber Patienten und zuweisenden Ärzten im telefonischen und persönlichen Kontakt, Schreiben nach Diktat und Protokollerstellung bei Besprechungen, Korrespondenz mit der PVS

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs, Organisieren und Vorbereiten von Terminen, Konferenzen, Tagungen etc., Erarbeitung von Dateien und Dokumenten aller Art, Bearbeitung des Postein- und -ausganges, Einholen und Bewerten von Angeboten, kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Buchführung und Personalverwaltung, Text- und Grafikgestaltung