Kontrolle in SAP: Überwachung und Abstimmung der Buchungen im Kernhaushalt sowie in den Drittmittelkonten der Abteilung in SAP – inklusive der Erfassung von Bestellanforderungen, der Kontierung (Sachausgaben, Reisekosten, Personalkosten, Overheads) sowie der Buchung von Wareneingängen und Kontrolle der Verwendungsnachweise, Terminmanagement: Verantwortung für die Planung, Koordination und Verwaltung aller internen und externen Termine des Abteilungsleiters – einschließlich Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Besprechungen und die adäquate Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen und Präsentationen, Bearbeitung des Postverkehrs in digitaler und Papierform, inklusive Sortierung, Archivierung und Dokumentation, Organisation und Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, und internationalen Gastforscher*innen – beispielsweise durch Koordination von Visums- und Unterkunftsanfragen, Einführung in administrative Abläufe und kontinuierliche Betreuung während ihres Aufenthalts, Verwaltung der Gästezimmer, einschließlich Zimmervermietung und -abrechnung, Beschaffung von Verbrauchsmaterialien (Reinigungsmittel, Hygienebedarf etc.)