Organisatorische Abwicklung der Dienstleistungen (v. a. Begutachtungen für Straßen- und Schienenverkehr, Durchführung des Abstinenzkontrollprogramms), Rechnungsabwicklung inkl. Kassenführung, Bearbeiten von Statistiken, Archivierungsarbeiten und allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Mailing-Aktionen, Enge Zusammenarbeit mit Klienten, Behörden, Gutachtern und Vorgesetzten

Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Betriebsratsanhörungen und Arbeitszeugnissen, Betreuung der kaufmännischen Zeitwirtschaft, Allgemeine administrative Tätigkeiten im Rahmen der Fristenüberwachung, Ablage, Telefondienst, Postbearbeitung etc., Enge Zusammenarbeit mit HR Managern und Führungskräften, Mitarbeit in HR-Projekten

Selbstständige Abwicklung anfallender Büro- und Verwaltungsarbeit, Pflege und Verwaltung von Dokumente und Dateien, Unterstützung im Bestellwesen und Büroorganisation, Unterstützung der Dezernats- und Sachgebietsleitungen bei kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben, wie Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen

Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und der Verwaltungsabläufe im Arbeitsbereich, Verantwortung für die Personalverwaltung der Freiwilligen im Freiwilligen Sozialen Jahr/Bundesfreiwilligendienst, Korrespondenz und Beratung von telefonischen, schriftlichen und persönlichen Anfragen der Bewerber*innen und Einsatzstellen, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen

Terminvergabe, Fragen im Zusammenhang mit Grabverwaltung beantworten, Fragen im Zusammenhang mit Bestattungen beantworten, Fragen im Zusammenhang mit Rechnungswesen beantworten, Fragen im Zusammenhang mit Zahlungseingängen beantworten, Gespräche und Telefonate mit Grabnutzungsberechtigten, An- und Zugehörigen, Mitarbeitenden der Bestattungsinstitute und anderen Personen

Erledigung allgemeiner Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, z. B. Erledigung des Post- und E-Maileingangs, Terminüberwachung und Wiedervorlage, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstreisen etc., Mitarbeit in Forschungsangelegenheiten der Abteilung, u. a. Verwaltungstätigkeiten in Drittmittelprojekten, Funktion als erste Anlaufstelle für Studierende, Beschäftigte, Lehrbeauftragte, Kooperationspartner und Gäste, Unterstützung bei der Vorbereitung von Lehrveranstaltungen für die AG Umweltpsychologie, Koordination des Lehrangebots im Studiengang B. Sc. Mensch und Umwelt, weitere mögliche Aufgabe: Aktualisierung und Pflege der Arbeitsgruppen- und Studiengangs-Homepage

Eigenverantwortliche Steuerung der Wareneingänge, von der Warenannahme, über die Warenprüfung bis zur Erfassung, Warenausgabe inkl. Dokumentation der Warenbewegung, Vertretung der Leitung des Teams Wareneingang, Unterstützung bei der Optmierung der Prozesse im Bereich Warenmanagement, Bearbeitung von Reklamationen, Retourenabwicklung und Versandtätigkeiten, Botenfahrten zu anderen Standorten, Inventarisierung

Bearbeitung von Sach- und Personenschäden bis 40.000EUR im Bereich Kraftfahrt Versicherung, Prüfung und Beurteilung von Deckung, Haftung und Schadenhöhe, Aktives Schadenmanagement und Schadensteuerung, Telefonische Verhandlung, Abstimmung und Schriftwechsel mit allen Schadenbeteiligten, Unterstützung und Abstimmung mit den Vertriebspartnern bei der Schadenregulierung, Mitarbeit in Projekten

Überwachung und Beauftragung der vorgeschriebenen Wartungen und Prüfungen sowie das Instandhalten und Instandsetzen von technischen Anlagen, Feststellung des technischen Leistungsumfangs für die Vergabe von Reparatur- und Beschaffungsaufträgen, Überwachung der Durchführung von Auftragsleistungen und deren Abrechnung, technische Prüfung der Mängel- und Schadensberichte sowie die Erarbeitung von fachtechnischen Stellungnahmen, Mitwirkung bei der Planung und Ausführung von Baumaßnahmen, sowie bei der Auswahl von Ingenieuren und Sonderfachleuten und entsprechende Vertragserstellung

Professionelle Büroorganisation und Entlastung der IMS-Leitung, Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen im administrativen IMS-Bereich, Kontrolle der Einhaltung / Durchsetzung unserer IMS-Vorgaben (einfordern erforderlicher KPIs), Vorbereitung, Planung und Organisation interner und externer Termine, Mitwirkung an unterschiedlichsten Projekten, Unterstützung des IMS-Teams bei administrativen Aufgaben, Analysen, Recherchen und Berichterstattung

Planung, Koordination und Durchführung auch von bedeutenden und schwierigen Verkaufsfällen (u. a. Konversionsliegenschaften/​aufwendige Großliegenschaften und vergleichbare Liegenschaften, deren Nutzungen bauplanungsrechtlich einem Wandel unterworfen sind; Objekte mit besonderer Problematik, u. a. historische Bedeutung, Altlasten, Naturschutz, Denkmalschutz), Verkauf von entbehrlichen forst- und landwirtschaftlichen Flächen in SH und HH, Beschaffung von Bestandsunterlagen, Feststellung der planungsrechtlichen Rahmenbedingungen und Prüfung und Erfassung grundstücksbezogener Rechte und Lasten, Übernahme von Projektmanagementaufgaben im Rahmen der Verwertung, insbesondere Projekt­entwicklung, Projektsteuerung und Projektrealisierung z. B. bei städtebaulichen Verträgen und Bebauungsplänen, Einleitung und Durchführung von Wertschöpfungsmaßnahmen, Ermittlung des Entwicklungspotentials ggf. in Zusammenarbeit mit den Hauptstellen Portfoliomanagement, Facility Management und Bundesforst, Bewertung, Erfassung und Gefährdungsabschätzung bereits durchgeführter bzw. zukünftig noch durchzuführender Sanierungen, Sicherungen, Schutz- und Beschränkungsmaßnahmen einschl. Nachsorge kontaminationsverdächtiger bzw. kontaminierter Flächen (Altlasten) sowie die entsprechende Berücksichtigung bei Kaufvertragsverhandlungen, Erstellung von Verkaufsexposés und Verkaufsofferten, Vorbereitung zur Einlieferung in (Internet‑) Auktionen, Durchführung von vergaberechtlichen Verfahren, Durchführung von Objektbesichtigungen, Erstellung von beurkundungsreifen Kaufvertragsentwürfen unter Berücksichtigung und Einarbeitung aller zweckmäßigen und notwendigen vertraglichen Regelungen sowie diesbezügliche Verhandlungen mit den Käuferinnen/Käufern und Abstimmungen mit dem Notariat, Fachliche Unterstützung anderer Sparten beim Ankauf von Liegenschaften, verantwortliche Wertfestsetzung in Preisvermerken unter Darstellung der wert- und kaufpreisbildenden Faktoren ggf. einschließlich der Erstellung von Verbilligungsvermerken, Datenerfassung/​​‑aufbereitung und ‑pflege verkaufsbezogener Liegenschaften in SAP

Erstellen von Vertriebskonzepten, Kalkulationsvorbereitung für den Außendienst, Prüfen und Beurteilen von Ausschreibungsunterlagen und Leistungsverzeichnissen, Pflegen und Aktualisieren aller Kontaktdaten in unserem CRM-System, Planen, Durchführen und Auswerten von Vertriebsaktionen sowie -kampagnen, Analysieren des Marktes im Bereich unserer Dienstleistungen in der Gebäudereinigung

Sie prüfen, kontieren und verbuchen Eingangs­rechnungen, Sie bearbeiten Reisekosten und Kredit­karten­abrechnungen, Sie stimmen Kreditoren­konten ab und pflegen Stammdaten, Sie bereiten Zahlläufe vor und erstellen diese, Sie unterstützen bei der Erstellung von Monats- und Jahres­abschlüssen, Sie arbeiten bei der Optimierung von Prozessen im Finanz­bereich mit

Abwicklung von Wertpapiergeschäften (u.a. Kapitalmaßnahmen, wertlose Ausbuchungen), Bearbeitung von Bankauskünften sowie Prüfung und Bearbeitung von Buchungen, Abwicklung von Transaktionen an ausländischen Terminbörsen sowie Drittbankgeschäfte an der Eurex (Spätdienstabdeckung 17:00 - 23:00 Uhr), Etablierung neuer Prozesse im Zuge des Auf- und Ausbaus der neuen Operations-Einheit in Leipzig

Rechnungen erstellen mit entsprechender Software, Datensätze in der Datenbank pflegen, Allgemeine, organisatorische Sekretariatsaufgaben durchführen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Fortbildungen und Veranstaltungen, Assistenzaufgaben für verschiedene Referate ausführen

eigenständige Redaktion und Gestaltung externer und interner Print- und Onlinekommunikationsmittel, Planung und Durchführung von Rundfunk- und TV-Kampagnen, Gestaltung von Werbung, Werbeartikeln und Geschäftspapieren, Planung und Organisation von regionalen Marketingkampagnen, Messen und anderen Veranstaltungen, Koordination und Abwicklung Materialeinkauf Gesamtbank sowie Lagerverwaltung, Verwaltung von Abonnements sowie Rechnungsprüfung und Reklamationsabwicklung, Beschaffung/Einkauf von Büromaterialien, Messeequipment sowie weiterem Zubehör, Bearbeitung und Abwicklung von Spenden- und Sponsoringmaßnahmen

Bearbeitung von Eingangsrechnungen (papierhaft und digital), Kontierung gemäß kommunalem Produkt- und Kontenrahmen Baden-Württemberg und Kostenstellenplan oder Projektplan der Stadt Reutlingen, Bearbeitung von Auszahlungsrückläufern (Klärungsliste) und Verbuchung der Kontoauszüge, Stammdatenanlage neuer Geschäftspartner und Ausgabevertragsgegenstände sowie Pflege der bestehenden Stammdaten

Ansprechpartner für eingehende, externe sowie interne Kommunikation, Beantwortung / Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch, Administrative Unterstützung unserer Shop-Referenttinnen, Regionalleiter und ehrenamtlichen Teams bei Shop-Belangen und Aktionen, Terminanlage und -überwachung, Protokollieren von Meetings, Organisation von Meetings und Treffen

Koordination und Durchführung von Serviceaufgaben unserer Kundenschulungen (z.B. Raumvorbereitungen), Datenerfassung und Dokumentation von Schulungsveranstaltungen (u.a.in unserem Lern-Management-System), Kommunikation mit Lehrenden, Teilnehmenden und Kollegen, um Bedarfe zu erfassen und umzusetzen, Planung, Kommunikation, Koordination und Überwachung von Terminen mit Veranstaltungsbezug, Nachbereitung von Schulungen (z.B. Raumnachbereitungen, Erfassung von Evaluationen, Teilnahmelisten)

Angebots- und Rechnungserstellung / Rechnungsprüfung, Bearbeitung bzw. Erstellung von Teilprojekten in Excel, Mitarbeit und Leitung von Teilprojekten, Unterstützung des Teams und Kommunikation mit Fachabteilungen, Erstellung und Pflege von Reportings, Allgemeine Aufgaben im Büromanagement