Operative Steuerung des Hauses managen, Operationalisierung des zukünftigen Organisationsmodells, Verantwortung für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams, Kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation durch Analyse und Verbesserung bestehender Prozesse, Förderung einer potenzialentfaltenden und respektvollen Organisationskultur, Personalverantwortung für 8-10 Mitarbeitende, Förderung und Etablierung von Diversity-Maßnahmen, Sicherstellung der Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorschriften

Mitarbeit an der Planung und Umsetzung unserer Fundraisingstrategie., Identifikation und Akquise neuer Stiftungen, Förderpartner*innen und Spender*innen., Unterstützung beim gesamten Antragsprozess, von der Recherche bis zur Antragstellung., Einbindung in das Spendenmanagement und Pflege von Kontakten zu bestehenden Förderpartner*innen., Analyse und Auswertung von Fundraising-Maßnahmen zur Optimierung unserer Strategien., Entwicklung neuer Konzepte zur nachhaltigen Finanzierung unserer Projekte., Bei Interesse: Teilnahme an internen Meetings und Netzwerktreffen.

Konzipieren und Umsetzen strategischer Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation, Entwickeln innovativer Konzepte zur Optimierung von Prozessen, Strukturen und Arbeitsmethoden im Einklang mit den Unternehmenszielen, Identifizieren von Digitalisierungspotentialen und nutzerzentrierte Bedarfserhebung, Steuern von Projekten zur digitalen Transformation und Bewertung der Fortschritte durch KPIs und Erfolgskontrollen, Fördern einer Innovationskultur durch Pilotprojekte und die Einführung neuer Technologien und Arbeitsmethoden

Planung, Organisation, Verwaltung und Koordination von Veranstaltungen und Events, Entwicklung strategischer Konzepte für Events, Verhandlungen mit Veranstaltern, Lieferanten und externen Dienstleistern unter Einhaltung der Budgetvorgaben, Aufbau und Pflege von Netzwerken, Organisation der Kommunikations- und Marketingaktivitäten rund um die Veranstaltungen, Ansprechpartner für externe Dienstleister

Strategisches Steuern der Abteilung und Sicherstellen der Umsetzung der Abteilungsziele in Einklang mit der Gesamtstrategie der BGZ, Führen und Entwickeln des Abteilungsteams, einschließlich fachlicher und persönlicher Förderung der Mitarbeitenden, Verantworten der Priorisierung, Planung und Koordination aller Projekte und Maßnahmen der Abteilung, Überwachen von Budgets, Ressourcen und Zeitplänen für alle abteilungsbezogenen Aktivitäten, Sicherstellen der effektiven Zusammenarbeit mit den Abteilungen Strategische Personalentwicklung und Fachlicher Kompetenzerhalt & Kooperationen sowie den relevanten Stakeholdern innerhalb und außerhalb der Organisation, Unterstützen der Bereichsleitung Strategie & Transformation bei strategischen und operativen Aufgaben, Aktives Mitwirken bei bereichsübergreifenden Entscheidungen und der Weiterentwicklung des Bereichs

Konzeption, Planung und Umsetzung von Netzwerktreffen, politischen Veranstaltungen, Themenstammtischen sowie Bildungsprojekten (Workshops, Schulungen, Webinare und Präsenzveranstaltungen)., Entwicklung und Umsetzung gezielter Marketingstrategien zur Bewerbung der Veranstaltungen und Bildungsangebote., Aufbau und Pflege von Netzwerken mit Dozent:innen, Bildungseinrichtungen und relevanten Akteur:innen im Bereich beruflicher und politischer Bildung., Enge Abstimmung mit Teilnehmer:innen, Partnern und Dienstleistern für eine reibungslose Durchführung., Koordination aller organisatorischen Details – vor Ort und online., Analyse und Auswertung von Veranstaltungen zur kontinuierlichen Optimierung., Erstellung und Bearbeitung von Marketingmaterialien (z. B. Flyer, Broschüren, Programme)., Pflege und Aktualisierung der Vereins-Website mit Fokus auf Veranstaltungen und Bildungsangebote., Redaktionelle Betreuung und Weiterentwicklung unserer Kommunikationskanäle (Newsletter, Social Media, Pressemitteilungen)., Weiterentwicklung von Mitgliedernetzwerken, Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung neuer Bildungsformate., Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Teams., Unterstützung im Tagesgeschäft, z. B. bei administrativen Aufgaben und in der Betreuung des Teams und der Mitgliedsunternehmen., Eigenverantwortliche Übernahme von Projekten und enge Abstimmung mit der Geschäftsführung., Hohe Anpassungsfähigkeit gefragt: Prioritäten können sich dynamisch ändern, schnelle Reaktion und Flexibilität sind essenziell.

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Recherche und Analyse aktueller Trends und Entwicklungen, Entwicklung von Konzepten und Ideen für neue Seminarthemen und Veranstaltungsformate, Informationsaustausch mit potenziellen Referenten und Fachleuten, Betreuung der Geschäftspartner per E-Mail und Telefon, Technische Begleitung von Online-Seminaren

Büroorganisation & Schriftverkehr: Du kümmerst Dich um den allgemeinen Schriftverkehr und stellst eine reibungslose Büroorganisation sicher, Arbeitszeiterfassung & Lohnvorbereitung: Du erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zur Lohnerfassung, Einsatzplanung: Du planst den Einsatz der Mitarbeitenden effizient und vorausschauend, Unterstützung & Vertretung: Du unterstützt und vertrittst die Objektleitung Reinigung am Standort Sigmaringen, Qualitätskontrollen: Du führst Reinigungskontrollen gemäß Leistungsverzeichnis und Qualitätsstandards durch, Rapportbearbeitung: Du erfasst und bearbeitest Rapporte zuverlässig, Schlüssel- & Wohnheimverwaltung: Du unterstützt bei der Verwaltung und übernimmst Vertretungsaufgaben

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Bereitstellen des Verpflegungsbereichs, Ansprechpartner*in für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen, unterstützende Bürotätigkeiten: z. B. Erstellen der Teilnahmebescheinigungen und Bereitstellung von Kursunterlagen

Ausbau und Organisation eines strukturierten Seminar- und Fortbildungsangebots, Recherche, Kontaktaufnahme und -pflege interner oder externer Dozenten, Kontinuierliche Weiterentwicklung der Fortbildungsangebots basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, Stammdatenpflege und Kursdokumentation, Mitarbeiterbetreuung- und Dozentenverwaltung inkl. technischer Unterstützung

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Planung, Organisation und Umsetzung von verschiedenen Veranstaltungen der Leibniz Universität zur Studienorientierung inklusive Übernahme der Funktion einer Veranstaltungsleitung, Umsetzung webbasierter und hybrider Formate inkl. der Virtualisierung bestehender Formate, Planung und Koordination regionaler sowie überregionaler Aktivitäten auf Bildungsmessen und in Schulen, Organisation des zentralen LUH-Auftritts im Rahmen der IdeenExpo, Koordination rund um organisatorische Belange wie Budget- und Personalplanung, Logistik, Technik, Raumausstattungen, Steuerung von externen Dienstleistern sowie Vergabeverfahren für veranstaltungsbezogene Leistungen, Vorbereitung und Begleitung von Web- und Social-Media-Content, v.a. bezogen auf Projekte und Veranstaltungen

Allgemeine Organisation des Sekretariats, Korrespondenz, Allgemeine Schreibtätigkeiten, Postein- und Postausgang, Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen, Unterstützung bei Reiseplanungen und -abrechnung, Verwaltung von Dokumenten und Publikationen, Verantwortung für Beschaffungen (z.B. von Büromaterial, Software und Büroausstattung), Erstellen von Vorlagen und Formularen, Pflege der Kontaktdatenbank und der Serverstruktur, Organisation des Dienstwagens (Wartung, Fahrtenbuch etc.), Kontakt zu Dienstleistern (u.a. IT-Service, Kopierservice, Caterer etc.), Raum- und Technikbuchungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (inkl. Erstellen von Tagesordnung, Einladungen, Protokollen und Berichten), Pflege und Verwaltung von Akten, Datenbanken, Beständen und Materialien, Unterstützung bei der Abwicklung und Verwaltung von Fördermitteln, Unterstützung bei der Pflege der Internetpräsenzen, Unterstützung bei der Erstellung von Publikationen, Kommunikation mit Mitgliedsverbänden und Partner*innen

Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Kooperationsvereinbarungen und Bildungsverträgen mit Unternehmen und Studierenden, Sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig, korrekt und fristgerecht bearbeitet werden, Koordination der organisatorischen Abläufe für interne und externe Veranstaltungen – von der Anmeldung bis zur Durchführung, Sorgfältige Planung und Umsetzung der administrativen Aufgaben rund um Events, Pflege relevanter Datenbanken, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Allgemeine administrative Unterstützung der Abteilung, Unterstützung bei der Erstellung von Newslettern, Präsentationen und der Pflege der Webseite, Fehlerfreie Umsetzung von Texten und administrativen Kommunikationsaufgaben

Unterstützung der Bereichsleiterin Marketing und Kommunikation bei fachlichen und organisatorischen Aufgaben, Planung, Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und externen Terminen, Hauptansprechpartner/in für den Bereich für organisatorische Rückfragen, Verantwortung für Datenbanken und Serviceprogramme des Bereichs, Organisation von bereichsinternen Events, Vernetzung im Assistenznetzwerk des Unternehmens, Unterstützung und Begleitung des On- und Offboarding neuer Kollegen

Übernahme allgemeiner Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Steuerung des Informationsflusses der Hauptabteilung nach außen, Unterstützung der Hauptabteilungsleitung bei der Vorbereitung und Erledigung von Organisations- und Personalangelegenheiten, Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Koordination von Geschäftsvorfällen mit anderen Organisationseinheiten und Berichts- sowie Projektarbeiten, Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung der Haupt- bzw. Abteilungsleitung

Selbstständige Korrespondenz mit internationalen Gästen, Referent*innen sowie weiteren externen Dienstleister*innen in englischer und deutscher Sprache, Organisation (Planung, Durchführung) von Veranstaltungen, teilweise an auswärtigen Orten, in enger Kooperation mit wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, der Projektkoordination und weiteren Serviceeinrichtungen des Instituts sowie externen Dienstleister*innen, Pflege des elektronischen Adressdatenbestandes in CRM und E-Mail-Versand-Tools, Anfertigung von Protokollen und Statistiken, Allgemeine Sekretariatsaufgaben in der Büroorganisation des Forschungsprogramms (z.B. Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung von Powerpoint Präsentationen, Terminplanung)

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Organisation, Mitgestaltung, Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Schulbesuchen für den Bereich, projektbezogene multimediale Ansprache der Zielgruppen, Kommunikation und Korrespondenz mit Ansprechpersonen in Wissenschaft und Verwaltung, in Schulen sowie mit Dienstleistenden, administrative Unterstützung des Bereichs bei Budgetmanagement und Finanzcontrolling, Datenbankpflege und –betreuung unter Berücksichtigung der Vorgaben durch die EU- DSGVO, projekt- und zielgruppenbezogene Internetrecherche und Auswertung