Bearbeitung allgemeiner und Kita-spezifischer Verwaltungsaufgaben, wie z.B. Antragsstellungen, regelmäßige Meldungen an Behörden, Verwendungsnachweise, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Verwaltungsprozessen, Erfassung und Pflege von Daten, Teilnahme an Dienstbesprechungen und Protokollführung, Stete Kommunikation mit Jugendamtsstellen, LVR und Kitaleitungen, Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung und zentraler Personal- und Finanzverwaltung, Regelmäßige Teilnahme an spitzenverbandlichen Fachtagungen und Netzwerkarbeit, Umsetzung der Richtlinien von Basisleistung I und Individuellen heilpädagogischen Leistungen in den Einrichtungen

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Vermittlung und Auftragsabwicklung von Dolmetscheinsätzen, Kommunikation mit Kund*innen und Dolmetschenden, Dokumentation und Datenpflege von Dolmetscher*innen-, Kund*innen- und Einsatzdaten mit Hilfe einer Fachsoftware, Administrative Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten

Als Office Manager und Personal Assistant haben Sie den Überblick über die verschiedenen Aktivitäten des Instituts und unterstützen Utz Schäffer als Assistent und Sparringspartner., Sie sind die Schnittstelle zu internen und externen Partnern des Instituts und stellen eine professionelle Kommunikation sicher., Sie koordinieren das Recruiting von Doktoranden und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeitern des Instituts und unterstützen die Doktoranden in administrativen Angelegenheiten.

Rechnungserfassung + Verifizierung, Rechnungsfreigaben / Fristeneinhaltung, Rechnungsnachverfolgung / Rechnungsanforderung (fehlende Rechnungen), Rechnungslegung + Weiterbelastungen intern + extern, Schriftverkehr / Überweisungen manuell erfassen, Überprüfung der OPOS-Listen, Zahlungsverkehr und Kommunikation mit Banken, Anforderung von Drittbestätigungen für Wirtschaftsprüfer, Ablage von Kontoauszügen und Rechnungen

Betreuung und Beratung unserer Mitarbeiter:innen und Führungskräfte in allen personalrelevanten Themen, Verantwortung über sämtliche HR-Aufgaben, einschließlich Recruiting und Personalentwicklung, Verwaltung aller Mitarbeiter:innen-Daten im rexx System, Erstellung von Verträgen, Zeugnissen, Bescheinigungen & Co., Reporting und Analyse, Mitwirkung bei Projekten

Verwaltung und Betreuung von Mietverträgen, einschließlich Prüfung vertraglicher Verpflichtungen, Erstellung, Prüfung und Optimierung von Nebenkostenabrechnungen, Verhandlung und Abstimmung mit Vermietern, Dienstleistern und Lieferanten, Sicherstellung der Gebäudereinigung sowie der Hausmeisterdienste, Planung und Koordination von Umzügen oder Standortveränderungen, Organisation und Verwaltung des Ausstattungs-Lagers, Planung und Koordination von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, Ansprechperson für Außenstellen hinsichtlich Reparatur- und Wartungsarbeiten

Ausführung von Bürotätigkeiten wie: Ablage von Akten, Koordination und Führung des Terminplaners, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgang, Beantwortung schriftlicher und mündlicher Anfragen, Organisation und Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen o.ä. Terminen, Bestellung und Herausgabe von Arbeitsmitteln, Empfang und Betreuung von Besuchern, Führen und verwalten der Anwesenheitsliste, Erstellung von Protokollen und Berichten, Organisation von Weiterbildungen, Nachschulungen o. Lehrgängen, Erstellung und Pflege von Unterlagen für diverse Zertifizierungen

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Sie unterstützen das Team der Bundesgeschäftsstelle im Bereich der Veranstaltungsorganisation . Dies umfasst unter anderem die Suche nach Veranstaltungsorten, die Verwaltung der Anmeldungen, das Vorbereiten des benötigten Materials und die Unterstützung in der Nachbereitung., Sie unterstützen das Team der Bundesgeschäftsstelle im Bereich der Administration. Dies umfasst unter anderem die Unterstützung im Bereich der Korrespondenz, des Telefons und der Antragsbearbeitung der Jugendgruppen., Sie übernehmen kleine Aufgabenbereiche und bearbeiten diese eigenständig.

Telefonvermittlung am Besucherempfang, Verwaltung des Besucherbuchs, Erstellung von Besucher*innen-Ausweisen, Empfang der Besucher*innen und Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner*innen, Bearbeitung des Posteingangs (Verteilung in die entsprechenden Postfächer) und des Postausgangs, Zuständigkeit für die Büromaterialausgabe, Allgemeiner Schriftverkehr und Verwaltungsaufgaben, Betreuung der Auszubildenden im Bereich des Besucherempfangs, Erledigung grundlegender Verwaltungsaufgaben, wie die Abrechnung der Fahrtenbücher des Fuhrparks, Ausführung von Aufgaben nach Weisung der Team- und Fachbereichsleitung

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Unterstützung bei der Buchhaltung, Unterstützung bei Personalmanagement, Büromanagement

Unterlagen ordnen und sortieren

Ansprechpartner/in für alle organisatorischen Belange unserer Mitglieder, Verwaltung der Mitglieder über die Vereinssoftware, Pflege der Mitgliederdatenbank, Kommunikation mit den Mitgliedern per Mail oder am Telefon, Weiterentwicklung der Datenbank im Team, Unterstützung der Geschäftsstelle bei weiteren Themen

Sicherstellung reibungsloser betrieblicher Informations- und Kommunikationsflüsse, Organisation von Meetings, Erstellung von Berichten und Protokollen, Bestellung von Büromaterialien, Rechnungswesen, Durchlauf unterschiedlicher Fachbereiche im Bereich der Krankenhausverwaltung

Wir machen dich vertraut mit sämtlichen Aufgaben in der Logistik. Das umfasst die Einsatzplanung von Personal und Fahrzeugen sowie die Fuhrparkverwaltung., Du erlernst den Umgang mit Telefon, E-Mail, Terminkalender, Word, Excel und PowerPoint. Auch spannende nachhaltige Projekte darfst du begleiten!, Kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Einkauf und Logistik liegen dir und du verfügst über die dafür nötige Genauigkeit.

Verantwortung für Rekrutierung & Onboarding von Fachkräften, die unsere Unternehmensziele vorantreiben, Entwicklung und Umsetzung von unternehmensweiten Standards für Prozesse und Arbeitsabläufe, Problemlösung bei betrieblichen Herausforderungen und Effizienzsteigerung, Sicherstellung der Compliance mit Richtlinien und Vorschriften, Optimierung von Geschäftsprozessen zur Kostenkontrolle und Effektivität, Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, Weitere spannende administrative und organisatorische Aufgaben

Einblicke in Kundenbetreuung, Personalmanagement, IT und Business-Software, Unterstützung bei organisatorischen und kaufmännischen Prozessen, Koordination von Terminen und Organisation von Meetings sowie Veranstaltungen, Bearbeitung von Korrespondenzen, Tickets und Erstellung von Dokumenten, Anwendung und Vertiefung in modernen Büromanagement-Tools und IT-Systemen, Schwerpunkte variieren je nach Einsatzgebiet

Unterstützung von Abläufen und Projekten in HR und Verwaltung, Gesundheitsmanagement inkl. Koordination von betriebsärztlichen Einsätzen, Überwachung und Koordination von Maßnahmen zum Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Datenadministration und allgemeine administrative Aufgaben im HR-Bereich und unterstützend im Reisemanagement, Mitwirkung bei der Organisation von Schulungen, Terminkoordination und Unterstützung der Abteilungsleitung

Telefonanrufe entgegennehmen und bearbeiten, Abrechnungen der Heimentgelte erstellen, Offene Posten bearbeiten, Antragsstellung bei Behörden und Pflegekassen, Ansprechpartner:in bei Fragen von Interessent:innen, Störmeldungen und interne Notrufe weiterleiten, Allgemeinen postalischen und elektronischen Schriftverkehr bearbeiten, verteilen und führen