Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Messen und Kundenveranstaltungen, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Erstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen sowie Unterstützung im Vertriebsprozess, Erstellung von geschäftlichen Analysen

Selbstständige Budgetkontrolle, Haushalts- und Drittmittelüberwachung, administrative Projektbegleitung/ Projektcontrolling aller Drittmittelprojekte, Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen, Administrative Begleitung aller am Lehrstuhl anfallenden Aufgaben in der Lehre, Teamassistenz, z.B. internationale Kommunikation und Korrespondenz, Bestellungen und Beschaffungen, Gästebetreuung, Dienstreisen

Sie bearbeiten selbstständig alle anfallenden Verwaltungsaufgaben im Recruiting, insbesondere die beim Anwerben von Fachkräften und Auszubildende aus dem Ausland anfallen, Sie prüfen eigenständig alle eingehenden Rechnungen im Recruitingbereich, Sie unterstützen bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Aktionen wie z.B. dem Willkommenstag, Azubitag, Messen etc.

Administrative Tätigkeiten im Rahmen von Bewerberprozessen und Prüfungsprozessen, Digitales Erfassen von Daten in unserer Schulsoftware, Unterstützung in schulorganisatorischen Tätigkeiten, Ansprechpartner*in für Auszubildende und Lehrende, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Schriftverkehr, Datenpflege, Rechnungswesen, Telefonzentrale, Post), Vor- und Nachbereitung der Organisation des Rahmens von Schul- /Fortbildungsveranstaltungen

Bürowirtschaftliche Aufgaben organisieren und bearbeiten, Führen von Telefonaten mit internen und externen Partnern, Schreiben von Briefen, Planung von Terminen und Veranstaltungen, Kaufmännische Tätigkeiten in den Bereichen Auftragsbearbeitung, Beschaffung sowie Finanzen und Controlling

Terminmanagement: Eigenständige Koordination und Organisation von Vorstellungsgesprächen zwischen Bewerbern (m/w/d) und Hiring Managern (m/w/d), Kommunikation mit Personaldienstleistern: Direkte Abstimmung und Terminvereinbarung mit externen Recruiting-Partnern, Stellenanzeigenmanagement: Veröffentlichung und Pflege von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen sowie Sicherstellung der Aktualität, Datenpflege & Administration: Sorgfältige Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem, Recherche und Active Sourcing: Unterstützung bei der Identifikation potenzieller Kandidaten (m/w/d) über verschiedene Kanäle (z.B. XING oder LinkedIn) und vorbereitende Massnahmen für unsere Active Sourcing Experten (m/w/d), HR-Projekte: Mitwirkung an Projekten zur Digitalisierung und Optimierung von Recruiting-Prozessen, z.B. Implementierung neuer Tools, Auswertung & Reporting: Vorbereitung und Analyse von Statistiken zur Optimierung der Recruiting-Strategien

Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inkl. Fristenerfassung über unser Dokumentenmanagementsystem, Erledigung des Schriftverkehrs, Empfang und erster Ansprechpartner für unsere Mandanten – persönlich vor Ort und telefonisch, Terminplanung, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Gebührenabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Bürowirtschaft und -organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kund*innenkontakte

Aktive Entlastung der Projektleitung und der Kolleginnen und Kollegen durch administrativ wiederkehrende Tätigkeiten (Rechnungsprüfung, Reiseabrechnung, Postverwaltung, Bestellungen), erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung in der Projektadministration (Erstellung von Anfragen und Ablage notwendiger Dokumente, Unterstützung im Besucherwesen und bei Anlässen, Protokollführung u. dgl.), eigenständige Weiterentwicklung der bisherigen Prozesse, eigenständige Umsetzung interner Kommunikationsflüsse, selbstständige Abwicklung kleinerer Projekte sowie div. Unterstützung bei HR-Abläufen in Zusammenarbeit mit dem Stammhaus.

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Verwaltung und Betreuung der Auszubildenden und Lehrkräfte, Sichere Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden, Koordination der organisatorischen Abläufe am Standort, Anlaufstelle für alle externen Besucher, Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Schulungsmaßnahmen, Unterstützung der Schulleitung in verwaltungstechnischen Aufgaben

Unterstützung der Verwaltungsaufgaben der Standortleitung, Bearbeitung der Bildungs- und Teilhabepläne, Beitragsabrechnung, Ablage, Datenpflege, Terminvergaben

Unterstützung der Schulleitung des Physiotherapie, Ansprechpartner für Fragen und Anliegen der Auszubildenden und Dozenten, Koordination und Organisation von Fortbildungen und Veranstaltungen, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Terminplanung, Koordination, Datenpflege, Postbearbeitung, Telefonannahme)

klassische Bürowirtschaft, Grundlagen der Statistik, Informationsverarbeitung, Rechnungswesen, Personalverwaltung, Organisation der eigenen Abteilung, Verwaltung von Daten, Empfang von Kunden

Unterstützung der Hauptbuchhaltung im operativen Tagesgeschäft, Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie -ausgangs, Vertretung der Hauptbuchhaltung bei Abwesenheit, Unterstützung und Vertretung des Bereiches Office Managements bei Abwesenheit, Tägliche Besetzung des Office Managements (außer freitags) von 15:00 bis 16:30 Uhr, Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Lieferanten, Entgegennahme von Anrufen und interne Weiterleitung, Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen sowie Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume

Unterstützung der Assistenz der Geschäftsführung in allen Bereichen, Sekretariatskoordination im Bereich Verwaltung, Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mail und Postverkehr, Durchführung von Klinikführungen, Koordination von Terminen, Durchführung von Korrespondenzen

Fachdienstbezogene Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Allgemeiner Schriftverkehr für den Fachdienst, die Jugendeinrichtungen und das Jugendparlament, Internetredaktion für den Fachdienst und die Jugendeinrichtungen, Administration des Online-Ferienprogramms, Annahme von Anmeldungen und Teilnehmerbeiträge, Organisationsaufgaben für Sitzungen und Protokollführung von Arbeitsgruppensitzungen, Verwaltung des Konferenzraumes, Abrechnung der Verfügungsgelder der Jugendhäuser, Rechnungsbearbeitung und -buchung, Bearbeitung von Verträgen

selbstständige allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Termin- und Reiseorganisation des Vorstands, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen, allgemeine Terminkoordination, Reiseplanung der Mitarbeiter der Stiftung und Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung, vorbereitende Personalverwaltung und Rechnungsprüfung, Postbearbeitung, Versandaktionen, selbstständige Koordinierung und Abstimmung mit der Hausverwaltung und Dienstleistern

Generelles Officemanagement, Unterstützung in Projektarbeit und Übernahme von eigenen Themen, Vorbereiten von Management Präsentationen, Regelterminen und Entscheidungsvorlagen in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Erstellung von Reportings, Unterstützung im Eventmanagement, Urlaubsvertretung

Angebote einholen und Lieferanfragen erstellen, Lieferungen und Rechnungen prüfen, Eingangsrechnungen buchen und Zahlungen anweisen, Zahlungsfristen überwachen, Entgeltabrechnungen erstellen, Neues Personal gewinnen