Vermittlung und Auftragsabwicklung von Dolmetscheinsätzen, Kommunikation mit Kund*innen und Dolmetschenden, Dokumentation und Datenpflege von Dolmetscher*innen-, Kund*innen- und Einsatzdaten mit Hilfe einer Fachsoftware, Administrative Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten

Unterstützung der Property Manager:innen bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Property Management Tätigkeiten, Ansprechpartner:in für Kund:innen, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen und Durchführung von Wettbewerben, Unterstützung bei der Steuerung von Dienstleister:innen, Eigenständige Übernahme von Teilaufgaben (Korrespondenz bei Abmahnungen, Einleitung von Mangelprozessen, Koordination von Entstörungen, Eskalationsmanagement), Prüfung von Verträgen auf Einhaltung und Erfüllungsgrad, Erstellung von Projektvereinbarungen, Präsentationen, Statistiken und Berichten, Koordination und Begleitung von Terminen, Protokollierung, Datenpflege

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Abstimmung der Konten und Klärung von Differenzen, Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach UVgO organisieren, Dokumentenablage und -pflege zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten etc.

Kaufmännische Tätigkeiten im Rahmen der Arbeit mit einem Warenwirtschaftsprogramm (Aufträge eingeben, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen ausfertigen), Erstellen von Zoll- und anderen Exportdokumenten, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Disposition

Recherche zu personalrelevanten Themen, Erstellung von Personalstatistiken, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der Ablage, digital und analog, Personaldatenpflege in der Personalmanagement-Software und analog, Mitarbeit am Empfang

Unterstützung der HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben, Datenverwaltung und -pflege in den HR-Systemen, Unterstützung bei der Pflege elektronischer Personalakten, Mitwirkung an der Überarbeitung und Weiterentwicklung interner Prozesse im Service Center Personal in enger Zusammenarbeit mit dem Team Personal- und Organisationsmanagement

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Durchführung und Unterstützung aller administrativer Vorgänge des BCRT-Office Managements, Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiter*innen des Centrums, Unterstützung der Zentrumsleitung im operativen Bereich, Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen und Tisch- bzw. Beschlussvorlagen, Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch & Englisch, Zentrale Schnittstelle für das Office-Management Team, Verwaltung von Posteingang und –ausgang, Büromaterialbeschaffung und -verwaltung, Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege/ Archivierung & Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Erstellung von Besprechungsprotokollen

Alle anfallenden Sachbearbeiter-Tätigkeiten im Personalwesen für aktuell rd. 300 Mitarbeitende, Erstellen und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen, Erstellen von Arbeitsverträgen, Vorbereiten und Durchführen des Onboardings für neue Mitarbeitende, Bearbeitung der täglichen Personalvorgänge (u. a. Urlaubsanträge, Gleitzeitanträge, Krankmeldungen / -schreibungen, Erstellung personeller Maßnahmen), Verwaltung der ausgegebenen Arbeitsmaterialien / -geräten sowie Key-Gegenstände an Mitarbeitende, Zuarbeit an die externe Personalbuchhaltung, Unterstützung der monatlichen Personal-Abrechnung, Vorbereiten von und Unterstützung beim Offboarding von Mitarbeitenden, Verwaltung und akkurate Führung der Personalakten (Papier und digital), Erfahrungen im Umgang mit Verwaltungssoftwaren (ERP) sind vorteilhaft, Betreuung der Kommunikationskanäle des Personalwesens, Unterstützung der Geschäftsführung und der leitenden Angestellten in personellen Angelegenheiten

Du bist für das Büromanagement der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen mit allen administrativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich., Du übernimmst die Bearbeitung von Korrespondenzen, planst Termine und Reisen der Abteilungsleitung und pflegst die Inhalte auf den einschlägigen Webseiten., Du begleitest und koordinierst interne Beschaffungsprozesse mithilfe unseres elektronischen Beschaffungssystems und verantwortest die elektronische Rechnungsfreigabe., Du verantwortest die Organisation und Koordination von Teammeetings, inklusive Terminierung, Vorbereitung von Unterlagen und die Protokollführung.

Beratung der Mitarbeitenden und Führungskräfte zu allen personalrelevanten Themen, wie arbeits- und tarifrechtlichen Fragestellungen, zur Vertragsgestaltung und zur Entgeltabrechnung, Professionelles Vertragsmanagement sowie enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung, Verantwortung für die termingerechte Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung des festen Betreuungsbereiches, Pflege der Stammdaten und der digitalen Personalakte, Reibungsloser Austausch mit externen Partnern wie beispielsweise Sozialversicherungsträgern und der Bundesagentur für Arbeit, Weiterentwicklung der Prozesse im Personalmanagement und Mitwirkung in verschiedenen Projekte im Personalbereich, Möglichkeit sich in weitere Themen einzubringen, wie zum Beispiel bei der administrativen Unterstützung des BEM oder der Fort- und Weiterbildung

Administrative Bearbeitung von Projektaufträgen (Vertragsprüfung, Neuanlage, Projekt-Controlling, Rechnungsstellung), Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen (VgV), Pflege der Daten von Referenzprojekten, Kaufmännisches Feedback bei Honorarangeboten und Nachträgen, Klassische Aufgaben der Teamassistenz, Gestaltungsspielraum und methodische Weiterentwicklung

Unterstützung der Facility Manager:innen bei der Betreuung der Liegenschaften (Groß- und Einzelhandelsimmobilien), Bearbeitung von Aufträgen / Rechnungen und Übernahme administrativer Aufgaben, Überwachung der Termin- und Fristenkontrolle, Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Pflege von Stammdaten, Erstellung von Präsentationen sowie Statistiken, Durchführung von Recherchen und Unterstützung bei Projekten

Allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben, Organisation von Veranstaltungen; Terminfindung/-koordination, Raumbuchung, Verpflegung, allgemeine organisatorische Absprachen; Erstellen, Abstimmen und Versand von Einladungen, Materialbestellungen, Vorbereitung von Vorlagen, organisatorische und logistische Begleitung bei der Durchführung, Administrative Unterstützung von Warnstreikplanung- und -erfassung im Rahmen aktueller Tarifbewegungen, Vorbereitung der Druckvorlagen für Tarifverträge sowie die Organisation des weiteren Verlaufs bis zur Auslieferung an die Geschäftsstellen, Führen und Archivieren von Original-Tarifverträgen, Registrierung von Tarifverträgen bei dem dafür zuständigen Ministerium des Bundes und der Länder, Kommunikation mit den Arbeitgeberverbänden (allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordinierung etc.), Erstellung statistischer Auswertungen im Rahmen der Aufgabe, Aufarbeitung für Präsentationen, Erstellen, Führen, Bearbeiten und Überwachen von Protokollen, Listen, Registern, Berichten etc., Erteilen einfacher Auskünfte im Rahmen der Aufgabe, Administrative Unterstützung bei Budgetüberwachung, Überprüfung von Rechnungen und Belegen, Vertretungstätigkeiten im Rahmen der Vertretungsregelungen in der Bezirksleitung

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

allgemeine administrative Projektunterstützung, administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen und internationalen Veranstaltungen, Workshops, Telefon- und Videokonferenzen inklusive Protokollführung, ggf. auch im Ausland, Überwachung der Termin- und Raumplanung, Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Projektbudgets, Bearbeitung von Rechnungen und Erstattungsanträgen, interne und externe Materialbeschaffung, selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs bzw. E-Mail-Korrespondenz und Schriftgutverwaltung inkl. Ablage, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ansprechpartner*in für Bewohner*innen und deren Angehörige, Ansprechpartner*in für Gäste des Hauses und externen Besucher*innen und Dienstleister, Sicherstellung des Erscheinungsbildes der Einrichtung, Sicherstellung der Kommunikation nach innen und außen, Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern unterschiedlicher Arbeitsbereiche, organisatorische und administrative Aufgaben, allgemeine Verwaltungsaufgaben

Eingangsrechnungsbearbeitung (Prüfung, Kontierung und ggf. Klärung mit den Fachbereichen), Schnittstelle zur Kreditorenbuchhaltung: Klärung von Unstimmigkeiten bei Rechnungen, Ansprechpartner:in bei Fragen zu Rechnungen und Auslagen aus den Fachbereichen, Pflege und Aktualisierung der eigenen Intranetseite, Unterstützung des Controlling Teams bei Analysen, Projekten und statistischen Meldungen