Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Büroorganisation, Zahlungen / Belege buchen, Gruppenverwaltung / Anmeldelisten, Vertragsvorbereitung (Raumnutzungen, Ehrenamtliche), Bestellungen / Einkäufe, Datenbanken pflegen

allgemeine Büroarbeiten, Terminüberwachungen und -koordinationen, Überblick über die Posteingänge und -ausgänge behalten und diese entsprechend der Adressaten steuern, Bearbeitung von Angelegenheiten rund um die elektronischen Dienstausweise, Krankenversicherungskarten sowie Dienstpässe, Verwaltung des digitalgestützten Dienstplanes, Ansprechpartnerin/ Ansprechpartner für die rechnerische Prüfung der Dienstbucheinlegeblätter bis hin zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen für Dienst zu ungünstigen Zeiten und Dienst zu wechselnden Zeiten, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Unterstützung der Bezirksleitung bei administrativen Büro- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Vorbereitung von Abrechnungen, Überarbeitung von Schriftstücken), Erstellung von Tabellen und Protokollen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (interne/externe Kommunikation, Schriftverkehr, Terminkoordination), Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses (z.B. Krankmeldungen, Vertretungskoordination)

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Unterstützung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Erstellung und Vorbereitung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Unterstützung in den Einkäufen/im Bestellwesen und organisatorische Hilfe in der Arbeitssicherheit, Begleitung und Durchführung von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung sowie selbstständige Bewertung und Durchführung von Recherchetätigkeiten, Planung und Organisation interner, externer Meetings und Veranstaltungen, Erledigung von Reiseorganisation und -abrechnung sowie laufende Terminüberwachungen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Verantwortung für Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Verwaltung der Büroschlüssel, des Inventars und des PETA-Dienstwagens, Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Unterstützung anderer Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Bearbeitung von Personaleinstellungen, Eingruppierungen, Stufenzuordnungen, Umgruppierungen, Versetzungen und Personalaustritten unter Beachtung der Beteiligungsrechte des Betriebsrats, Erstellung von arbeitsvertraglichen Dokumenten zur Unterzeichnung, Prüfung und Umsetzung laufender tarifvertraglicher, gesetzlicher und sozialversicherungsrechtlicher Ansprüche wie Urlaub, Freistellung, Lohnfortzahlung usw., Verwaltung und Aktualisierung der Personalakten und -stammdaten, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens, Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von personaladministrativen Prozessen, Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung analog tariflicher und gesetzlicher Vorschriften, An- und Abmeldung sowie Berechnung der betrieblichen Altersvorsorge, Durchführung von monatlichen und jährlichen Abschlussarbeiten

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Schaltung von Personalanzeigen in verschiedenen Onlinemedien, Qualitätskontrolle der Anzeigen, Telefonische und E-Mail-Kundenbetreuung, Durchführung von Preisanfragen und Buchung von Medien, Schnittstelle zwischen Vertrieb und Medien, Ansprechpartner für Vertrieb und Kunden, Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Aufgaben

Unterstützung der Hauptbuchhaltung im operativen Tagesgeschäft, Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie -ausgangs, Vertretung der Hauptbuchhaltung bei Abwesenheit, Unterstützung und Vertretung des Bereiches Office Managements bei Abwesenheit, Tägliche Besetzung des Office Managements (außer freitags) von 15:00 bis 16:30 Uhr, Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Lieferanten, Entgegennahme von Anrufen und interne Weiterleitung, Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen sowie Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume

Vorbereitende Buchhaltung für das Steuerbüro (digital), Belegerfassung, Belegprüfung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen, Erfassung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen, Bearbeitung von Bankauszügen, Mitarbeit bei der (Weiter-)Entwicklung digitaler Prozesse und Abläufe, Betreuung des Empfangsbereichs, Terminierung und Organisation der Sitzungsanfragen für drei Konferenzräume inkl. Angebotserstellung und Koordination des Caterings, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Verwaltung des Archivs, Administrative Unterstützung des Teams, Unterstützung der Telefonzentrale

Entlastung der Geschäftsführung und Betriebsleitung in allen Fachaufgaben der Verwaltung, Unterstützung bei der Bearbeitung der Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Protokollführung, vorbereitende Finanzbuchhaltung, Buchführung, Büroorganisation, Einkauf u. ä., Handeln nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten und Wahrung der Vertraulichkeit., Qualitätsmanagement: Mitarbeit bei der (Weiter-) Entwicklung von Qualitätsstandards; Umsetzung der Vorgaben des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens

Vermittlung und Auftragsabwicklung von Dolmetscheinsätzen, Kommunikation mit Kund*innen und Dolmetschenden, Dokumentation und Datenpflege von Dolmetscher*innen-, Kund*innen- und Einsatzdaten mit Hilfe einer Fachsoftware, Administrative Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten

Unterstützung der Property Manager:innen bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Property Management Tätigkeiten, Ansprechpartner:in für Kund:innen, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen und Durchführung von Wettbewerben, Unterstützung bei der Steuerung von Dienstleister:innen, Eigenständige Übernahme von Teilaufgaben (Korrespondenz bei Abmahnungen, Einleitung von Mangelprozessen, Koordination von Entstörungen, Eskalationsmanagement), Prüfung von Verträgen auf Einhaltung und Erfüllungsgrad, Erstellung von Projektvereinbarungen, Präsentationen, Statistiken und Berichten, Koordination und Begleitung von Terminen, Protokollierung, Datenpflege