Unterstützung im Tagesgeschäft der Personalarbeit, Übernahme von Aufgaben im Fehlzeitenmanagement, Recruiting und Erstellung von Arbeitszeugnissen, Unterstützung in der Strukturierung des Personalaktenarchivs, Erarbeitung von Ideen im Bereich Personalentwicklung

Verantwortung und organisatorische Unterstützung für die reibungslose Büroorganisation und allgemeine Assistenzaufgaben, Kontrolle und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Vertrauensvolle und serviceorientierte erste Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Koordination bei internen Events und Meetings sowie Planung von Catering vor Ort, Unterstützung im Travel- und Facilitymanagement sowie Materialbestellungen wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Administrative Unterstützung: Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Reisen der Gründer:innen, Interne und externe Kommunikation im Namen der Gründer:innen, inklusive Korrespondenz und Protokollführung, Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Projekten und strategischen Initiativen, Vorbereitung und Analyse von Berichten, Statistiken und Präsentationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung, Verwaltung und Archivierung von wichtigen Dokumenten und Verträgen sowie Pflege der relevanten Ablagesysteme, Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Koordination von Kundenterminen, Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität im Tagesgeschäft

Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Humboldt Residency-Programms, Erstellen von Unterlagen und Verteilern, Begleiten von Veranstaltungen, Organisatorische Betreuung von internationalen Teilnehmenden, Inhaltliche Recherchen, Dokumentenablage, Allgemeine Bürosachbearbeitung, Lektorat (auch englischsprachiger Texte), Pflege von Kontaktdaten

Administrative Unterstützung (z.B. Webseitenpflege, Erstellung und Pflege von Adressverteilern, An-/Ablage von Akten und Ordnern), Unterstützung bei der Planung und Umsetzung eines großen Rückkehrevents/Jugendfestivals, Unterstützung bei der Koordinierung des Alumninetzwerks EuroPeers, Unterstützung bei der inhaltlichen Recherche, Analyse und Aufbereitung von fachlich relevanten Themen

Tätigkeiten im Front Office, wie Empfang und Betreuung von Besucher*innen sowie die Bearbeitung eingehender Post und allgemeiner Anfragen, Unterstützung bei der Organisation und Abstimmung von Prozessen rund um Förder- und Behandlungspläne, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, wie die Anlage und Pflege von Stammdaten, Anfragemanagement und Terminkoordination für Team- und Bereichsleitung, Telefonischer Erstkontakt für Frühförderanfragen, Abwesenheitsvertretung einer weiteren Verwaltungsfachkraft

Unterstützung der Leitung des Geschäftsführungsbüros bei der Erfüllung ihrer Aufgaben, Unterstützung der Geschäftsleitung bei konzeptionellen, organisatorischen und strategischen Aufgaben sowie im Tagesgeschäft, Mitarbeit bei internen und (Kunden-) Projekten sowie Planung und Koordination eigener Teilprojekte, Erarbeitung, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen (Wissensmanagement) sowie Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung von Präsentationen, Vorträgen, Reden und Publikationen für verschiedene Zielgruppen, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen (Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen, Management Meetings, u.ä.), Allgemeine Assistenzaufgaben, wie das Terminmanagement, das Follow-up von E-Mails und die selbstständige Erledigung anspruchsvoller Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Unterstützung des Vorstandes bei der Betreuung der Bewerber, Stipendiaten und Alumnis, Umsetzung des ideellen Förderangebots, Aufbau des Alumni-Angebots, Gestaltung und Organisation von Veranstaltungen, Organisation des jährlichen Auswahlprozesses, Maßnahmen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sowie die Pflege der Website und Social-Media-Profile, administrative Tätigkeiten

Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs am Empfang, Empfang von Besucher:innen sowie Dienstleister:innen inkl. Bewirtung und Betreuung, Abwicklung der Ein- und Ausgangspost, Betreuung der Telefonzentrale, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Meetings, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Unterstützung des Eventteams

Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft, Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben, Organisation und soziale Drehscheibe im Büro, Erledigung jeglicher Art der Korrespondenz in deutscher und gelegentlich auch in englischer Sprache, Unterstützung der Geschäftsleitung bei operativen Aufgaben, Hilfe bei der Fertigstellung von Angeboten und Berichten durch Korrekturlesen, Mitwirkung bei der Reisebuchung des Teams, Planung und Durchführung von internen Projekten und Veranstaltungen, Betreuung von Kunden und Lieferanten über die Telefonzentrale sowie Gäste vor Ort, Verwaltung und Beschaffung von Büro-/Verbrauchsmaterial

Erteilung von einfachen Auskünften, Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation, Unterstützung bei Datenerfassung/Datenpflege, Erledigung von Boten- und Dienstgängen, Unterstützung bei der Pflege von Material- und Produktbeständen und bei Archivierungsaufgaben, Vorbereitung von Bestellvorgängen, Kopierarbeiten, Unterstützung bei sonstigen Bürotätigkeiten

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Unterstützung der Assistenz des Bereiches, Planung und Organisation von Terminen, Unterstützende Bearbeitung von anfallendem Schriftverkehr (Brief, E-Mail) und externer Anfragen an den Bereich in deutscher und englischer Sprache, Mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (z. B. mit Gästen, bei externen Anfragen zu den Themen Kommunikation, Medien, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit), Unterstützung des Teams „Internationales“ bei der Planung, Vorbereitung und ggf. auch Durchführung von Delegationsreisen und Veranstaltungen im In- und Ausland (z.B. Teilnehmendenmanagement, Erstellung und Versand von Programmheften und Einladungstexten etc.), Pflege der Kontaktdatenbank (CRM), Recherche- und Textbearbeitungsaufgaben im Bereich Internationales, z.B. Recherchen zu den Wissenschaftssystemen anderer Länder, zu Forschungsinstitutionen oder zu internationalen Kooperationen der Helmholtz-Zentren, Kleinere Übersetzungsaufgaben (deutsch-englisch / englisch-deutsch), Vorbereitung und Nachbereitung der Abteilungsbesprechungen in Abstimmung mit der Assistenz des Bereiches

Auftragsannahme und -abwicklung, Telefonische und schriftliche Kundenbetreuung, Angebotserstellung und Nachverfolgung, Unterstützung bei der Schadenbearbeitung und Kontakt mit Versicherern, Sachverständigen bzw. Verursachern

Allgemeine Büroarbeiten, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Adressverwaltung und Pflege im CRM-System und Mailings, Angebotseinholungen und Vergaben, Versand von Bestellungen und Infomaterial, Telefonservice

Unterstützende Aufgaben bei der Organisation von Veranstaltungen und Kursen, Auf- und Abbau der Ausstattung vor Ort bei Präsenzveranstaltungen, Konfektionieren der Veranstaltungsunterlagen, Ansprechpartner*in für Doktorand*innen bei organisatorischen Fragen vor Ort, Betreuung der Trainer*innen vor Ort, Allgemeine Unterstützung in der Wissenschaftlichen Weiterbildung und der Referent*in des GSSP im Office Management, Erstellung von Informationsmaterialien mit Adobe InDesign, Pflege der Homepage mit TYPO3, Bearbeitung von Anfragen zum Graduate Studies Support Program, Pflege und Vorbereitung von Daten für die Berichtlegung

Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Online- und Präsenzveranstaltungen, Unterstützung bei der Pflege eines Veranstaltungskalenders sowie bei der Aufarbeitung und Erstellung von Veranstaltungsdaten, Verwaltung und fortlaufende Pflege von Kontaktdatenbanken, Tabellen und Verteilerlisten, Recherche zu Institutionen und Ansprechpartner:innen zu Fachthemen, Technische Betreuung von Online-Veranstaltungen mit Simultanverdolmetschung, Unterstützung bei administrativen und allgemeinen Aufgaben des Veranstaltungsteams

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei Termin-, Kalender- und Reisemanagement, Interne & externe Kommunikation zu Kolleg/innen und Business Partnern, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenbesuchen

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten, Dateneingabe und -verarbeitung, Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Betreuung der Fachkräfte in organisatorischen/verwaltungstechnischen Fragen, allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Weiterleitung von Dokumenten, Terminvereinbarungen, Ablage, Telefonannahme etc., formale Korrektur von Berichten, Organisation und Pflege der Klientinnendaten, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Vorbereitung von Raum, Materialien, Verpflegung)