Sie bearbeiten selbstständig alle anfallenden Verwaltungsaufgaben im Recruiting, insbesondere die beim Anwerben von Fachkräften und Auszubildende aus dem Ausland anfallen, Sie prüfen eigenständig alle eingehenden Rechnungen im Recruitingbereich, Sie unterstützen bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Aktionen wie z.B. dem Willkommenstag, Azubitag, Messen etc.

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Aktives Teammitglied des Bereichs Wohnen und Pflege, operative und administrative Unterstützung der Bereichsleitung Wohnen & Pflege, Unterstützung bei der Planung, Koordination und Nachbearbeitung von Projekten, Durchführung von Recherchen und themenbezogenen Analysen sowie die Erstellung von Berichten, Zusammenfassungen sowie Empfehlungen für die Bereichsleitung, vorrangig im Bereich Gesundheits- und Sozialwesen, Erkennung und Beobachtung von Branchenentwicklungen, Vorbereitung von Präsentationen, Meetings sowie Protokollführung bei ausgewählten Terminen, Planung und Organisation von Terminen und Veranstaltungen – später optional Verwaltung des innerbetrieblichen Fortbildungsmanagements, Teilweise Verwaltung der internen und externen Kommunikation inklusive kompetenter Bearbeitung und Weitervermittlung von Anfragen

Rechnungsbearbeitung, einschließlich Haushaltsüberwachung, Ausschreibungs-/Vergabewesen (Vorbereitung Ausschreibungsunterlagen, Mitwirkung bei der Angebotseröffnung, Vorbereitung Aufträge, Überwachen der Gewährleistungsfristen, Verwaltung der Urkalkulationen), Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Mitwirkung bei der Betreuung der Auszubildenden

Unterstützung von Abläufen und Projekten in HR und Verwaltung, Gesundheitsmanagement inkl. Koordination von betriebsärztlichen Einsätzen, Überwachung und Koordination von Maßnahmen zum Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Datenadministration und allgemeine administrative Aufgaben im HR-Bereich und unterstützend im Reisemanagement, Mitwirkung bei der Organisation von Schulungen, Terminkoordination und Unterstützung der Abteilungsleitung

Bearbeitung, Dokumentation und Priorisierung von ein- und ausgehender Post sowie E-Mails, Beantwortung von Emails und Telefon für Abteilung allg. und Abteilungsleitung, Betreuung des Archivs, Allg. Prozessbetreuung für die Abteilung (z.B. Bonitätsprüfungen, Rechnungen prüfen, Unterschriften einholen etc.), Organisation der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter*innen (z.B. Beantragung Account und Emailverteiler, Hardware-Bestellung, etc.), Reiseorganisation, Terminkoordination und -Pflege intern/extern, Besprechungs-/Tagungs- und Schulungsorganisation, Organisation des Bürobedarfs für Einkauf/Materialwirtschaft, Koordination von Besprechungen und sonstigen Terminen (inkl. Gästeempfang und -Bewirtung sowie Verwaltung der Räumlichkeiten), Fremdfirmen auf Zugangsberechtigung prüfen und freigeben., Einkaufslaufwerk administrieren und organisieren nach Vorgaben der Abteilungsleitung bzw. auf Nachfrage der einzelnen Gruppenleitungen., Erstellung von kleineren Bestellungen in SAP MM auf Basis Bedarfsanforderungen und Angeboten aus den Fachabteilungen., Überwachung von Auftragsbestätigungen / Lieferterminen, Ergreifen von Maßnahmen bei Termin- und Preisabweichungen.

Führung des Geschäftszimmers des Studiendekanats, Bearbeitung von fakultätsweiten Prozessen im Bereich Studium und Lehre (insbesondere Pflege des Personenverzeichnisses, Raumplanung, Lehrveranstaltungsevaluationen), Vorbereitung von Sitzungen, Führung der Akten des Studiendekanats und Unterstützung der Gremien der Fakultät, Verwaltung von Transponderkautionen, Übernahme von Beschaffungen und Rechnungsprüfungen

Administrative Unterstützung des Weiterbildungsbüros bei der Umsetzung der Prüfungsaufgaben und der Durchführung von Masterstudiengängen, einschließlich der Organisation von Modul- und Lehrveranstaltungen, Unterstützung der Referenten und der Leitung des Weiterbildungsbüros bei der Erstellung und Verwaltung von Lehrunterlagen sowie Studienplänen, Bearbeitung allgemeiner Büroaufgaben, wie Posteingang, Erreichbarkeit für Teilnehmende der Masterstudiengänge, Korrespondenz und Archivierung von Unterlagen, Eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mail-Kommunikation in bestimmten Bereichen, Akquise von neuen Teilnehmern durch die Aufnahme von Interessenten und Beantwortung allgemeiner Fragen oder Weiterleitung an die Studiengangs-Berater, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort, inklusive der Organisation der Pausenversorgung und der Ansprechpartnerrolle für die Teilnehmenden

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events und Konferenzen, Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung und strategischen Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten, Koordination mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern zur reibungslosen Umsetzung der Veranstaltungen, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen zur Veranstaltungspromotion, Unterstützung bei der Budgetplanung, Erfolgskontrolle und Berichterstattung, Recherche und Identifikation relevanter Zielgruppen sowie Trends im Event- und Konferenzbereich

Veranstaltungsmanagement (dabei liegt ein Schwerpunkt auf digitalen Abläufen), Büroorganisation und allgemeine Sekretariatsaufgaben, Zuarbeit für die Referent:innen im Team

Digitale und haptische Bearbeitung der Postein- und -ausgänge einschl. der Rechnungseingänge, Mitarbeit in der Vergabestelle, Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen, Betreuung der Telefonzentrale und Besucherempfang, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Unterstützung des HR-Beratungsteams, Übernahme von administrativen Aufgaben, Postbearbeitung und organisatorische Aufgaben, Mitarbeit bei Projekten (z.B. Digitalisierung der Personalakten)

Erstkontakt und Anlaufstelle für Einrichtungen, Honorarkräfte und Interessent*innen, Verwaltung, Akquise, Einsatzplanung und Koordination der Honorarkräfte in Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen, Korrespondenz, Datenpflege, Materialbeschaffung und Budgetverwaltung, Selbständige Erstellung der Verwendungsnachweise für unsere Zuschussgeber einschließlich der statistischen Erfassung unserer Leistungen und Beteiligung an der Förderantragsstellung, Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit den Kolleg*innen

Begleitung der Bewerbungsprozesse, Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen

Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Erteilen von Auskünften, Durchführung von Kurierangelegenheiten

Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Erteilen von Auskünften, Durchführung von Kurierangelegenheiten

Unterstützung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (hauptsächlich im Vertragswesen des Personalbereichs), Stammdatenpflege, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Koordination von Terminen und Besprechungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen, Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung

Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Klient*innen, Telefonische und schriftliche Kommunikation sowie allgemeine Korrespondenz, Betreuung und Management der zentralen E-Mail-Adresse, Zentraler Posteingang und -ausgang, Bearbeitung des zentralen Rechnungseingangs inkl. Anbindung an das Archivsystem, Raum- und Terminorganisation, Kalenderverwaltung, Unterstützung anderer Abteilungen bei administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten

Terminmanagement: Eigenständige Koordination und Organisation von Vorstellungsgesprächen zwischen Bewerbern (m/w/d) und Hiring Managern (m/w/d), Kommunikation mit Personaldienstleistern: Direkte Abstimmung und Terminvereinbarung mit externen Recruiting-Partnern, Stellenanzeigenmanagement: Veröffentlichung und Pflege von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen sowie Sicherstellung der Aktualität, Datenpflege & Administration: Sorgfältige Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem, Recherche und Active Sourcing: Unterstützung bei der Identifikation potenzieller Kandidaten (m/w/d) über verschiedene Kanäle (z.B. XING oder LinkedIn) und vorbereitende Massnahmen für unsere Active Sourcing Experten (m/w/d), HR-Projekte: Mitwirkung an Projekten zur Digitalisierung und Optimierung von Recruiting-Prozessen, z.B. Implementierung neuer Tools, Auswertung & Reporting: Vorbereitung und Analyse von Statistiken zur Optimierung der Recruiting-Strategien