Terminabstimmung, Koordination und Terminüberwachung, Erstellen von Präsentationen, Gra- fiken und Statistiken nach vorge- gebenen Inhalten, Technische und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sit- zungen, Tagungen, Konferenzen, Seminaren und Veranstaltungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen, Budgetverwaltung und Abrech- nungen, Reiseorganisation und Dienstreise- kostenabrechnung

Administrative Personalarbeit wie z. B. Erstellung von Vertragsunterlagen, Zeugnissen, Bescheinigungen etc., Ansprechpartner der Führungskräfte und der Mitarbeiter/-innen in allen personalrelevanten Themen, Eigenständige Anlage und Pflege von (digitalen) Personalakten, Abwicklung des gesamten Recruitingprozesses, Betreuung der Zeitwirtschaft, Mitwirkung am Schulungsmanagement, Vorbereitende Tätigkeiten für die Lohnbuchhaltung, Fortlaufende Prozessoptimierung, Mitarbeit an HR-Projekten

Recherche und Aufbereitung von Informationen zu europapolitischen/grenzüberschreitenden Themenfeldern., Erstellung von schriftlichen Notizen, Protokollen und Vermerken., Erstellung von grafischen und inhaltlichen Hintergrundinformationen., Teilnahme an fachbezogenen Sitzungen, Besprechungen und Terminen., Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen., Betreuung von Websites und Social Media-Accounts.

Führung und Prüfung von Geldstellen sowie Bearbeitung von Rechnungen, Pflege der Daten im Haushaltsmodul, Begleitung von Prüfungen der Innenrevision sowie Unterstützung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter bei der Begleitung von Prüfungen durch den Bundesrechnungshof, Ermittlung von Angaben für jährlich aufzustellende Bewirtschaftungspläne, Führung der Sachakten bei Angelegenheiten von Helferinnen und Helfern, Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Berufungen sowie Erstattung fortgewährter Leistungen und Verdienstausfällen selbstständiger Helferinnen und Helfer, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Wahrnehmung des Telefondienstes, Unterstützen der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Liegenschaftsbereich und im Bereich Sicherheit und Gesundheit sowie bearbeiten und weiterleiten von Unfallanzeigen

Bearbeitung der haushaltsrechtlichen Angelegenheiten von Forschungsfördervorhaben und Mittelverwaltung, Unterstützung der Etablierung und Durchführung von Fördervorhaben, Ansprechpartner/in für Haushalts- und Wirtschaftsangelegenheiten gegenüber den Projektnehmern, Mitwirkung an der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen und Meetings

Koordination sämtlicher Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten wie auch mit den Prozess- und Applikationsverantwortlichen., Sie arbeiten unter dem Aspekt des Datenschutzes an Maßnahmen und Projekten mit und bearbeiten und koordinieren die datenschutzrelevanten Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich., Koordination und Bearbeitung von externen und internen Anfragen zu den Themen Datenschutz und IT, Überwachung, Erarbeitung und Umsetzung von Vorgaben zur Erfüllung interner und externer Anforderungen im IT-Bereich., Etablierung und Durchführung eines Managementprozesses zur kontinuierlichen Aktualisierung und Einhaltung interner und externer Anforderungen., Ansprechpartner bzw. Koordinator sämtlicher IT-relevanter Fragestellungen., Koordination des externen IT-Dienstleisters und unterstützend verantwortlich bei sämtlichen IT-bezogenen Beschaffungsmaßnahmen.

Mitarbeit bei verschiedenen Aufgaben im Rathausteam, Verantwortung für die Umsetzung von spannenden Projekten