Selbstständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer, Entgegennahme und Bearbeitung von Presseanfragen, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Korrespondenz, Führung der zentralen Terminübersicht und Koordination von Terminen, Planung und Organisation von Videokonferenzen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Presseterminen, Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie Bearbeitung der Reiseunterlagen

Administrative und organisatorische Sekretariatsaufgaben, Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Bearbeitung von Korrespondenz und Telefonanfragen, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Kassenführung und Bestellwesen über das Warenwirtschaftssystem TL1, Empfang und Bewirtung von Gästen, Mitwirkung bei Projekten und Sonderaufgaben

Allgemeine Datenerfassung für den Bereich der Patenschafts- und Spendenbetreuung mit der hausinternen Software, Bearbeitung der Eingangspost aus unseren Programmländern, Bearbeitung von Brief- und Geschenksendungen unserer Pat:innen an die Patenkinder, Erfassen von Neu-Pat:innen und -Spender:innen, Verwalten von Patenkind-Dokumenten, Versenden von Informationsmaterial und Patenschaftsunterlagen

Unterstützung des Betriebsleiters bei der Bearbeitung der administrativen Aufgaben, Arbeitszeiterfassung, Prüfen von Lieferscheinen und Rechnungen, Einholen von Angeboten, Ablage von Dateien / Dokumenten, Kontrolle und Bearbeitung von Datenbankeinträgen, Führen des Fristenkalenders

Aufgaben am Empfang/Sekretariat übernehmen, Ansprechpartner für Mitarbeiter vor Ort sein, Empfangsdienst inklusive zentraler Telefonbetreuung durchführen, Post- sowie Rechnungseingang bearbeiten, Inhouse-Veranstaltungen am Standort organisieren