Unterstützung bei der Aufbereitung pädagogischer Materialien, Unterstützung bei der Betreuung und Pflege eines (WhatsApp-)Verteilers, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Kampagnen auf Instagram (inklusive Erstellen von Posts, Stories und Reels), Unterstützung bei der Abstimmung der Inhalte und Strategien sowie Beantwortung von Anfragen aus der Community, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von medienpädagogischen Workshops mit Jugendlichen und Fachkräften

Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Prüfen von Arbeitsverträgen, Terminmanagement, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit Besprechungen, Entgegennahme von Telefongesprächen und Auskunftserteilung, Ansprechpartner*in für alle büroorganisatorischen Belange der Mitarbeitenden, Beschaffungsmanagement, Teamübergreifende Projektarbeiten, Sachbearbeitungsaufgaben mit SAP/HR

Unterstützung der Geschäftsleitung in strategischen, konzeptionellen und operativen Aufgaben, Erstellung fundierter Analysen in deutscher und englischer Sprache, Mitwirkung an der Steuerung und Weiterentwicklung des Unternehmens, Vorbereitung wichtiger externer Termine und Strategieworkshops, Übernahme operativer Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsführung, Aufbereitung komplexer Inhalte und Erstellung aussagekräftiger Unterlagen, Gestaltung der operativen Abläufe und Mitprägung der strategischen Ausrichtung des Unternehmens

Koordination von Dienstleistern (Handwerker, Reinigungsfirma etc.), Überwachung der Bestände an Lebensmitteln, Bürobedarf und Möbeln, Implementierung eines neuen Travel-Tools und Verwaltung der Zugriffsrechte, Verteilung und Versand der Post im Münchner Büro, Sicherstellung der Sauberkeit im Büro und respektvoller Umgang mit Gemeinschaftsräumen

Koordination der Finanzierung des JOBLINGE-Programms in Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand, Verwaltung und Steuerung der Buchhaltung sowie Ergebnisberichterstattung an Finanzierungspartner, Unterstützung des Standort-Teams bei der Organisation und Durchführung des JOBLINGE-Programms, Abwicklung des Schriftverkehrs der JOBLINGE gAG München sowie Materialbeschaffung und Datenaufbereitung für die Erfolgskontrolle, Planung, Organisation und Betreuung sämtlicher Meetings, Events und Veranstaltungen, Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Vorbereitung der Lohnbuchhaltung, Personalverwaltung und Onboarding neuer Teammitglieder, Verwaltung der Räumlichkeiten des Standorts inklusive Organisation von Instandhaltung und Reparatur der technischen Anlagen

Begleitung der Kinder im Gruppendienst in altersgemischten Gruppen, entsprechend ihrer Bedürfnisse und Mitbeteiligung im Sinne der partizipativen Pädagogik, Unterstützung bei der Planung, Organisation und Umsetzung der pädagogischen Arbeit sowie Sicherstellung des Tagesablaufs unter Einbezug des Nachhaltigkeitsleitbildes, Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung zu Kindern und deren Eltern im Sinne einer Bildungs- und Erziehungspartnerschaft, Mitverantwortung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung des Konzepts, Mitwirkung bei regelmäßigen Entwicklungsgesprächen, Durchführung regelmäßiger Kindbeobachtung und Austausch im Team, Umsetzung des Bayerischen Bildungs- und Erziehungsplans

Öffnen und Weiterleiten des Posteingangs, Selbständige Erledigung der Korrespondenz, Wiedervorlage- und Fristenmanagement, Projektmanagement, Führen- und Überwachung des Terminkalenders der Geschäftsleitung, Erstellen von Verträgen und Schreiben nach Vorgabe der Geschäftsleitung, Vor- und Nachbereiten von Mitgliederversammlungen und Besprechungen, eigenständiges Führen der Protokolle, Kommunikation mit Notaren, Gerichten, Behörden, Verbänden, Erstellen von Statistiken, Sachberichten und Verwendungsnachweisen nach Vorgaben der Geschäftsleitung (z.B. Jahresumfrage Bundesverband), Selbständiges Klären von Sachverhalten und Fragestellungen, Ablegen der Geschäftsvorgänge

Organisation des Büros (Bestellungen, Büromaterialien, IT Ausstattung, Arbeitskleidung), On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Buchung von Hotels für Dienstreisen, Mitorganisation von Firmenfeiern, Unterstützung bei der Telefonzentrale und dem Besucherempfang, Postbearbeitung und Firmengebäudeverwaltung, Fuhrparkmanagement, Rotation durch verschiedene Abteilungen wie Projektmanagement, Personal, Vertrieb und Planung

Organisation des Büros (Bestellungen, Büromaterialien, IT Ausstattung, Arbeitskleidung), On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Buchung von Hotels für Dienstreisen, Mitorganisation von Firmenfeiern, Unterstützung bei der Telefonzentrale und dem Besucherempfang, Postbearbeitung und Firmengebäudeverwaltung, Fuhrparkmanagement, Rotation durch verschiedene Abteilungen wie Projektmanagement, Personal, Vertrieb und Planung

Unterstützung der wissenschaftlichen Berater:innen bei der Recherche und Erstellung von Präsentationen in PowerPoint, Betreuung der Projektdatenbank (Dateneingabe, -pflege und -auswertung), Planung, Durchführung und Nachbereitung von Konferenzen, Workshops und Meetings, Übernahme administrativer Office- und Empfangstätigkeiten (Gästebetreuung, Telefondienst, Organisation von Büromaterial, Pflege von Projektakten)

Allgemeine administrative Tätigkeiten inkl. Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Terminkoordination, Personaldatenpflege, Vertragsmanagement: Verwaltung und Überwachung von Versicherungen, Lizenzen, Dienstleisterverträgen und Abonnements, Enger Zusammenarbeit mit den Schnittstellen People & Culture und Finance, Kommunikation mit Dienstleistern und Behörden z.B. Arbeitsagentur, Krankenkassen, Versicherungen, Betreuung der Bürostandorte, Organisation von Reisen, Onboardings und Veranstaltungen (z.B. Teambuilding-Maßnahmen, Workshops), Kontinuierliches Optimieren oder Einführen von Prozessen in einer wachsenden Organisation

Installation, Software-Betankung, Ausbringung und Wartung von Notebooks und Arbeitsplatz-PCs, Usersupport bei Hardware-/Softwareproblemen, Ersteinweisung neuer User im DJI, Weitere IT-Aufgaben je nach Bedarf und Ihren Interessen

Unterstützung bei der verwaltungstechnischen Abwicklung von Projekten und Studien, Unterstützung bei der Ermächtigung von Ärztinnen und Ärzten für staatlich vorgeschriebene Vorsorgeuntersuchungen sowie nach Strahlenschutzverordnung, Kommunikation mit der Personalabteilung bezüglich des Stellenbedarfs und der Einstellungsverfahren, Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebiets bei Neueinstellungen, Internet- und Literaturrecherchen sowie Datenabfragen und -zusammenstellungen, Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems, Organisation der hauseigenen Bibliothek, Jugendarbeitsschutz – Formulare und Abrechnung, Normenbestellung für die bayerische Gewerbeaufsicht, Bearbeitung eingehender Anfragen per Telefon und E-Mail sowie die dazugehörige Dokumentation und Ablage, E-Mail-Verwaltung und E-Mail-Versand im Bereich der Funktionspostfächer, Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen, Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen und Fortbildungsreisen, Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung, Postverteilung und -versand

Unterstützung des Facility Managements bei unterschiedlichen Aufgaben (z. B. Auffüllen des Getränkebestandes, Bestandspflege der Kopier- und Materialräume, Dokumentenentsorgung sowie bei kleineren handwerklichen Reparaturarbeiten), Unterstützung bei Tätigkeiten im Assistenzbereich und Übernahme von Kopier-, Scan-, Binde- und Ablageaufträgen, aktive Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von After-Work-Veranstaltungen, Übernahme von Botengängen zu externen Stellen, Vertretung der Empfangsmitarbeiter:innen im Konferenzbereich und der Telefonzentrale bei Bedarf

Unterstützung der ärztlichen Mitarbeiter*innen bei allgemeinen administrativen Aufgaben, Verwaltung und Pflege der Patientenakten und Bearbeitung von Befunden, Versand von Arztbriefen, Beratung und Begleitung von Patient*innen bei Bedarf

Unterstützung der Personalleitung und des Teams durch die Übernahme von operativen und konzeptionellen Aufgaben, Ansprechpartner extbackslash*in in allen personalrelevanten Fragen für ca. 350 Mitarbeitende, Übernahme administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Betreuung der Zeiterfassung und Zutrittsberechtigungen), Betreuung eines kleinen Bereichs innerhalb der Gehaltsabrechnung, Sorgfältige und eigenständige Pflege von Dokumentationen, Checklisten und internen Prozesslisten, Erstellung von Analysen, Auswertungen, Statistiken und Präsentationen bei Bedarf

Unterstützung der Personalleitung und des Teams durch die Übernahme von operativen und konzeptionellen Aufgaben, Ansprechpartner extbackslash*in in allen personalrelevanten Fragen für ca. 350 Mitarbeitende, Übernahme administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Betreuung der Zeiterfassung und Zutrittsberechtigungen), Betreuung eines kleinen Bereichs innerhalb der Gehaltsabrechnung, Sorgfältige und eigenständige Pflege von Dokumentationen, Checklisten und internen Prozesslisten, Erstellung von Analysen, Auswertungen, Statistiken und Präsentationen bei Bedarf

Freundlicher Empfang von Gästen und Mitgliedern der Kammer, Betreuung der Telefonzentrale und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Terminmanagement und Koordination von Besprechungen, inklusive Gästebewirtung, Selbstständiges und textsicheres Erledigen anfallender Korrespondenz, Zuverlässige Pflege von Adressdaten in unseren Datenbanken, Unterstützung unseres Teams bei allen anfallenden Assistenzaufgaben, z. B. Aktenablage und Digitalisierung von Dokumenten, Eigenverantwortliche Verwaltung des Bestandes und Nachbestellung von Büromaterial, Waren des täglichen Bedarfs und sonstigen Gütern, Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

Allgemeine Sekretariats­aufgaben (Besucher­verkehr, Telefon­dienst, Postein- und -ausgang, Schrift­verkehr, Büro­organisation), Besondere Sekretariats­aufgaben (Meldewesen, Stamm­buch­eintragungen, Urkunden), Zusammenarbeit mit dem Pfarrer, den kirchlichen Gremien (Kirchen­verwaltung, Pfarr­gemeinde­rat etc.) sowie haupt- und ehren­amtlichen MitarbeiterInnen, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Raum­buchung inklusive Kalender­verwaltung, Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit (Pfarrbrief, Gottes­dienst­ordnungen, Aushänge), Betreuung der vom Ordinariat einge­führten IT-Anwendungen

Eigenständige Bearbeitung von Post- und Telefonanfragen, Selbstständige Terminkoordination und Korrespondenz, Verantwortung für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Eigenverantwortliche Betreuung von Ehrungen und Gratulationen, Strukturierte Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben