Vorbereitende Buchhaltung für das Steuerbüro (digital), Belegerfassung, Belegprüfung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen, Erfassung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen, Bearbeitung von Bankauszügen, Mitarbeit bei der (Weiter-)Entwicklung digitaler Prozesse und Abläufe, Betreuung des Empfangsbereichs, Terminierung und Organisation der Sitzungsanfragen für drei Konferenzräume inkl. Angebotserstellung und Koordination des Caterings, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Verwaltung des Archivs, Administrative Unterstützung des Teams, Unterstützung der Telefonzentrale

Unterstützung bei Forschungsprojekten, inkl. Literatur- und Themenrecherchen oder Datenauswertung, Unterstützung bei der Konzeption und Durchführung von Diskussionsveranstaltungen, Unterstützung bei Kommunikationsprodukten wie Social Media Posts, Website, Newsletter oder Podcasts durch Themenrecherche, dem eigenständigen Verfassen von Texten oder der technischen Umsetzung der Produkte, Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Kommunikation mit externen Dienstleister tinnen, Pflege von Datenbanken und Wissensmanagement, IT

Unterstützung bei strategischen Planungen, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Recherche und Korrespondenz und Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Personalentscheidungen, Beratung von Bürgerinnen und Bürgern, Post- und Vorgangsverteilung, Beschaffungen/Mittelbewirtschaftung, First-Level-Support für das Stadtentwicklungsamt in Angelegenheiten der IuK Technik, Verwaltung des Archivs des Fachbereichs Stadtplanung und Gewährung von Akteneinsichten, Allgemeine Bürotätigkeiten, Bearbeitung von Vorkaufsrechten sowie Erteilung von Negativzeugnissen und planungsrechtlichen Auskünften, Sonderaufgaben auf Zuweisung durch die Amts- und Fachbereichsleitung

Allgemeine Unterstützung der Mitarbeitenden des Programmbereichs und seiner Leitung und Kommunikation im Haus und extern, Organisation, Vor- und Nachbereitung und ggf. Gästebetreuung bei Terminen und Veranstaltungen, Antragskontrolle, Reisebuchung und Nachbereitung von Dienstreisen, Korrekturlesen und Formatieren von Publikationen des Programmbereichs, Unterstützung beim Reporting und Pflege des Berichtswesens, Bereitschaft zur Beteiligung an den Gremien der PRIF-Selbstverwaltung

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Durchführung und Unterstützung aller administrativer Vorgänge des BCRT-Office Managements, Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiter*innen des Centrums, Unterstützung der Zentrumsleitung im operativen Bereich, Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen und Tisch- bzw. Beschlussvorlagen, Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch & Englisch, Zentrale Schnittstelle für das Office-Management Team, Verwaltung von Posteingang und –ausgang, Büromaterialbeschaffung und -verwaltung, Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege/ Archivierung & Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Erstellung von Besprechungsprotokollen

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Bereitstellen des Verpflegungsbereichs, Ansprechpartner*in für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen, unterstützende Bürotätigkeiten: z. B. Erstellen der Teilnahmebescheinigungen und Bereitstellung von Kursunterlagen

Entgegennahme und Klassifizierung von Druckaufträgen, Beratung der Bedarfsträger und kreative Entwicklung von Vorschlägen, Bearbeitung und Fertigstellung von Druckaufträgen, Durchführung der Druckweiterverarbeitung, z.B. Heften, Schneiden, Laminieren, Leimen bis zum fertigen Produkt, Fertigung von Türschildern sowie sonstigen Hinweisschildern, graphische Vorschläge, Mitwirkung bei der Inventarisierung von Wirtschaftsgütern, insbesondere Fertigung und Anbringung von Barcodes, Begleitung von Reparatur- und Wartungsarbeiten an der Vervielfältigungshardware, Post- und Materialaustausch zwischen den Berliner Dienstgebäuden, Durchführung von verschiedenen Fotoaufnahmen, Unterstützung der Teams in den Funktionsbereichen Poststelle, Materialverwaltung und Hausverwaltung

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Alle anfallenden Sachbearbeiter-Tätigkeiten im Personalwesen für aktuell rd. 300 Mitarbeitende, Erstellen und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen, Erstellen von Arbeitsverträgen, Vorbereiten und Durchführen des Onboardings für neue Mitarbeitende, Bearbeitung der täglichen Personalvorgänge (u. a. Urlaubsanträge, Gleitzeitanträge, Krankmeldungen / -schreibungen, Erstellung personeller Maßnahmen), Verwaltung der ausgegebenen Arbeitsmaterialien / -geräten sowie Key-Gegenstände an Mitarbeitende, Zuarbeit an die externe Personalbuchhaltung, Unterstützung der monatlichen Personal-Abrechnung, Vorbereiten von und Unterstützung beim Offboarding von Mitarbeitenden, Verwaltung und akkurate Führung der Personalakten (Papier und digital), Erfahrungen im Umgang mit Verwaltungssoftwaren (ERP) sind vorteilhaft, Betreuung der Kommunikationskanäle des Personalwesens, Unterstützung der Geschäftsführung und der leitenden Angestellten in personellen Angelegenheiten

Erstellung von Auswertungen, Grafiken, Präsentationen, Datenpflege etc., Unterstützung de r Fachabteilung Holzbrennstoffe, Unterstützung der EN plus -Zertifizierung sprogramme, Übersetzun g und Korrektur von Texten, Unterstützung bei der Reise - und Veranstaltungsplanung

Recherchen und Analysen zu verschiedenen Themen, Erstellung von rechtlichen Dokumenten, Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Ablage, Unterstützung bei internen Projekten der Abteilung, Administrative Office-Tätigkeiten (Archivierung, Druck- und Kopierarbeiten), Unterstützung des Teams bei organisatorischen Aufgaben

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Unterstützung bei der Außendarstellung internationaler Aktivitäten der Leibniz-Gemeinschaft, inklusive Vorbereitung von Präsentationen und Delegationsbesuchen und -reisen, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Sitzungen und (internationalen) Veranstaltungen, Unterstützung bei der Erstellung von Sachständen und Dokumentationen der internationalen Forschungsaktivitäten und Kooperationen, allgemeine organisatorische Tätigkeiten

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und enge Zusammenarbeit mit den Technikern, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen und Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern und Hausmeistern, Mietern sowie hausinternen Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung sowie der technischen Projektmanager bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Ansprechpartner*in für Bewohner*innen und deren Angehörige, Ansprechpartner*in für Gäste des Hauses und externen Besucher*innen und Dienstleister, Sicherstellung des Erscheinungsbildes der Einrichtung, Sicherstellung der Kommunikation nach innen und außen, Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern unterschiedlicher Arbeitsbereiche, organisatorische und administrative Aufgaben, allgemeine Verwaltungsaufgaben

Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Unterstützung bei Forschungsprojekten, inkl. Literatur- und Themenrecherchen oder Datenauswertung, Unterstützung bei der Konzeption und Durchführung von Diskussionsveranstaltungen, Unterstützung bei Kommunikationsprodukten wie Social Media Posts, Website, Newsletter oder Podcasts durch Themenrecherche, dem eigenständigen Verfassen von Texten oder der technischen Umsetzung der Produkte, Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Kommunikation mit externen Dienstleister e, Pflege von Datenbanken und Wissensmanagement, IT

Assistenz bei der Planung, Umsetzung und Abwicklung des Projektes, insbesondere bei der Bearbeitung und Koordination von Beratungsanfragen und Kommunikation mit der Zielgruppe, Recherche zu Förderangeboten und allgemeine Unterstützungsarbeiten für die Berater*innen der Kulturförderberatung, Zuarbeit, Recherche und Bearbeitung von Inhalten für das digitale Informations- und Beratungsangebot (Infothek, Newsletter, Förderfinder), Unterstützung bei der Organisation und Durchführung des Veranstaltungsangebotes der Kulturförderberatung, Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes und weiteren Terminen sowie Protokollführung, Terminkoordination und Officemanagement, Erledigung von Bürovorgängen, Sicherung der Informationsflüsse innerhalb des Projektteams, Übernahme einzelner Aufgaben im Bereich Administration (z.B. Preisrecherchen, Angebotsanfragen, Vorbereitung von Auftragsvergaben), Mithilfe bei der Evaluation und Dokumentation des Projekts

Vorbereitung und Umsetzung von unterschiedlichen Personalmaßnahmen, Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Praktikums- und Stipendienvereinbarungen, Erfassung und Pflege von Personaldaten und -statistiken, Ansprechperson für arbeits- und tarifrechtliche Fragestellungen und Kommunikation von Personalangelegenheiten an den Schnittstellen von Vorstand, Verwaltung, wissenschaftlichen Einheiten und Beschäftigten, Abstimmung mit einem externen Gehaltsdienstleister und vorbereitende Gehaltsbuchhaltung, Mitwirkung in Einstellungsverfahren, beim On- und Offboarding und bei der weiteren Optimierung und Digitalisierung von Abläufen in der Verwaltung