11 Executive Assistant Jobs

Manage MD’s schedule, Draft, review and send communications on behalf of MD, Organise and prepare meetings, including gathering documents and attending to logistics of meetings, Prepare conference attendance (researching attendees, organizing meetings, etc.), Being present in the office as MD’s schedule requires, Categorise and prioritise emails and respond when necessary, Coordinate travel arrangements, prepare itineraries, plan logistics and prepare travel expense reports, Maintain various records and documents for MD, Conduct desk research, prepare reports and presentations for MD, Collect MD’s invoices and forward to finance team, Support drafting of social media posts, Ensure an organized and well-functioning office environment, Office maintenance (Real estate company management, General maintenance oversight, Office cleanliness oversight), Food, amenities and work supplies procurement, Support with team events, Inventory management

Enger Kontakt zu allen zentralen Themen der Geschäftsführung, Unterstützung bei der Koordination von Projekten, Erstellung ansprechender Präsentationen, Bearbeitung von E-Mails und Organisation von Videokonferenzen, Unterstützung in der Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Koordination von Terminen und Meetings

Administrative Unterstützung: Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Reisen der Gründer:innen, Interne und externe Kommunikation im Namen der Gründer:innen, inklusive Korrespondenz und Protokollführung, Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Projekten und strategischen Initiativen, Vorbereitung und Analyse von Berichten, Statistiken und Präsentationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung, Verwaltung und Archivierung von wichtigen Dokumenten und Verträgen sowie Pflege der relevanten Ablagesysteme, Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Koordination von Kundenterminen, Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität im Tagesgeschäft

Organisation des Kalenders und der Termine der Geschäftsführung, Überwachung des E-Mail-Postfachs und Digitalisierung von Belegen, Vorbereitung und Nachbereitung externer Termine der Geschäftsleitung, Unterstützung bei Erinnerungen und Wiedervorlagen für wichtige Aufgaben, Organisation von internen und externen Events

Organisatorische und operative Aufgaben des Tagesgeschäfts übernehmen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Reisemanagement des Geschäftsführers, Management des Terminkalenders und E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers, Begleitung und Protokollierung von Terminen, Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen, Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für Termine

Supporting the management in day-to-day business, Taking over the scheduling and tracking of appointments, as well as the organization and coordination of meetings (internal and external) and events including preparation and follow-up, Maintenance of contact databases, Organization and coordination in the entire technical area, Managing cooperative and goal-oriented collaboration with all specialist departments, Discretion and confidentiality as the management's right-hand man

Unterstützung der Führungskraft bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, Terminmanagement, Bearbeitung eingehender Post, Annahme von Telefonaten, Unterstützung bei der Bearbeitung von E-Mails, Wiedervorlage und aktive Verfolgung laufender Vorgänge und Arbeitsaufträge, Vorbereitung von Präsentationen und Vorlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Präsentationen zu Sitzungen, Unterstützung bei der Informationsrecherche und der Vor- und Nachbereitung von Entscheidungsvorlagen

Act as a trusted partner to the leadership team, managing calendars, coordinating meetings, and preparing presentations., Handle sensitive and confidential information with discretion., Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries., Assist in the planning and execution of team-wide events and offsites., Oversee day-to-day office operations, ensuring a productive and welcoming work environment., Manage office supplies, equipment, and vendor relationships to support team needs., Handle office-related invoices and budget tracking., Serve as the primary point of contact for office-related queries and maintenance., Organize and maintain company records, meeting notes, and project documentation., Support the HR team in onboarding new employees by ensuring a smooth first-day experience., Collaborate with cross-functional teams to support internal communications and initiatives.

Erste Anlaufstelle für Kunden, Kolleginnen und Lieferanten sein, Posteingang und Bestellung von Büromaterial organisieren, Pflege und Archivierung von Dokumenten, Prüfung von Eingangsrechnungen und Bearbeitung von Ausschreibungen, Mahnwesen durchführen, Kundentermine koordinieren und interne Meetings organisieren, Teamevents auf die Beine stellen, Lieferungen verfolgen und Lagerbestände verwalten, Angebote erstellen und Projektfortschritte dokumentieren, IT-Systeme pflegen und digitale Workflows einführen, Feedback einholen und Reklamationen bearbeiten

Manage MD’s schedule, Draft, review and send communications on behalf of MD, Organise and prepare meetings, including gathering documents and attending to logistics of meetings, Prepare conference attendance (researching attendees, organizing meetings, etc.), Being present in the office as MD’s schedule requires, Categorise and prioritise emails and respond when necessary, Coordinate travel arrangements, prepare itineraries, plan logistics and prepare travel expense reports, Maintain various records and documents for MD, Conduct desk research, prepare reports and presentations for MD, Collect MD’s invoices and forward to finance team, Support drafting of social media posts, Ensure an organized and well-functioning office environment, Office maintenance (Real estate company management, General maintenance oversight, Office cleanliness oversight), Food, amenities and work supplies procurement, Support with team events, Inventory management

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben