unterstützt den CFO in der Steuerung aller Finanzprozesse – von Accounting über Controlling bis Treasury, erstellst Budgets, Forecasts und Finanzmodelle und entwickelst unsere Planungsinstrumente weiter, verantwortest die Liquiditätsplanung und arbeitest an der Optimierung unseres Working Capital, bereitet Investoren-Reports, Beiratsunterlagen und Fördermittelberichte auf und unterstützt bei Finanzierungsrunden und Due Diligence-Prozessen, entwickelst unsere internen Finanzsysteme und Workflows weiter und professionalisierst Strukturen gemeinsam mit dem Team, stellst die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien sicher, führst und entwickelst Kolleg:innen im Finanzteam fachlich weiter, arbeitest eng mit Operations, Legal, People & Culture und externen Partnern zusammen (u. a. Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung), bist strategische:r Sparringspartner:in für den CFO und übernimmst eigenständig Projekte zur Weiterentwicklung unserer Finanzstrategie

Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Erstellung von fundierten Analysen, detaillierte Statistiken und ansprechende Präsentationen, organisierte und strukturierte Terminvor- und -nachbereitung, aktive Mitarbeit an Sonderprojekten, Einbringen von frischen Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Registrierung und Organisation des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Selbstständige Bearbeitung von Telefon- und E-Mailanfragen, Empfang und Betreuung von Kooperationspartnern, Kunden und Gästen, Führung und Pflege von Kontaktdatenbanken und Verteilerlisten für Newsletter, Ausführung allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Tagungen, Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung und Controlling verschiedenster Projekte, Unterstützung in der Klärung strategischer Fragen, Anstoßen und aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen, Organisation von Terminen und Planung von Geschäftsreisen, Klärung und Betreuung von Personalfragen

Unterstützung der Kolleg:innen des Geschäftsführungsoffice beim Tagesgeschäft und Hilfe bei diversen administrativen Aufgabenstellungen, Unterstützung bei der Organisation und (Termin-)Koordination von Veranstaltungen, Events, Workshops und Dienstreisen sowie deren Nachbereitung, Eigenständige Bearbeitung von Aufgaben im gemeinsamen Postfach, wie z.B. die Erstellung von Agenden für bilateralen Terminen mit relevanten Stakeholdern und die Vorbereitung von Onboarding-Unterlagen für neue Teammitglieder, Erarbeitung digitaler und revisionssicherer Ablagestrukturen für unternehmensrelevante Dokumente (z.B. Unternehmensverträge) und Übernahme der Datenpflege sowie Recherche, Mitwirkung bei der Projektarbeit im Team in verschiedenen Rollen

Planung und Koordinierung von Terminen der Geschäftsführung, inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung (inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Termine durch Fachrecherchen, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Zusammenstellen von Hintergrundinformationen, Vorabsprachen mit Partnern usw.; Reiseplanung, Terminkoordination und -begleitung, Führen des Stiftungskalenders etc.), selbständige Erledigung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz (bei entsprechenden Kenntnissen auch in einer anderen Sprache) und von internen und externen Anfragen (Schnittstellenfunktion), Schriftgut- und Vorgangsverwaltung der Geschäftsführung (inklusive Postbearbeitung), einschließlich digitalem Dokumentenmanagement/Archivierung; Vollzug der archivrechtlichen Anbietungspflichten, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vorbereitung und Durchführung von stiftungsübergreifenden (externen) Veranstaltungsformaten und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit (inhaltlich-konzeptionelle Zuarbeiten, Kontaktpflege des Partnernetzwerkes im In- und Ausland, Referentenbetreuung usw.), Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vorbereitung und Durchführung von Arbeitsberatungen, Gremiensitzungen und Dienstgesprächen (Organisation, Protokollführung etc.) in der Geschäftsstelle, in anderen Arbeitsstellen und bei externen Terminen, sowie der Fachbeauftragen der Stiftung (u. a. IT-, Arbeitsschutz-, Datenschutz), Zuarbeit, Koordination und Redaktion von Unterlagen im Bereich des Berichtswesens

Führung und Koordination der Geschäftsstelle mit den Assistenzkräften für die Dezernenten und den Oberbürgermeister, Wahrnehmung der Dienst- und Fachaufsicht, Führen von Mitarbeitendengesprächen, Erstellung von Beurteilung, Leitung von Dienstbesprechungen und Fortbildungen sowie Einarbeitung von Mitarbeitenden, Koordination und Organisation der Termine des Oberbürgermeisters, Betreuung von Einwohner*innen in besonderen Situationen und Klärung von Problemstellungen, Regelmäßige Abstimmungsgespräche mit dem Oberbürgermeister und Strukturierung der Arbeitsabläufe, Verfassen von Reden und Redemanuskripten für den Oberbürgermeister, Überwachung und Nachverfolgung von Aufträgen und Vorgaben des Oberbürgermeisters, Sicherstellung der Informationsversorgung des Oberbürgermeisters und Klärung relevanter Themen, Vorbereitung und Dokumentation der Fachdienstleitungs-Runden, Vorbereitung und Dokumentation der Sitzungen des Verwaltungsvorstandes, Einholen und Aufbereiten von Informationen als Basis einer Beratung und Risikoeinschätzung für den Oberbürgermeister in wichtigen Verwaltungsfragen, strategischen städtischen Themen und zur Einschätzung von möglichen Auswirkungen auf die Politik, Adaption der Vorstellungen des Oberbürgermeisters auf Verwaltungsvorgänge, Begleitung des Oberbürgermeisters bei wichtigen Terminen, Vertretung des Oberbürgermeisters in städtischen Arbeits- und Projektgruppen, Eigenständige Durchführung und Leitung von Sonderprojekten im Auftrag des Oberbürgermeisters

Fachliche, konzeptionelle und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung, Erstellung von Wirtschafts- und Finanzplänen sowie von Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Verantwortliche Mitwirkung bei der Erstellung des Geschäftsberichts, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Koordination bzw. Übernahme der Öffentlichkeitsarbeit für unser Unternehmen

Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Analyse und Strukturierung von komplexen Themen, Unterstützung im Tagesgeschäft, auch im internationalen Umfeld, Mitwirkung bei Projekten des Unternehmensbereichs Infrastruktur, Übernahme eigener Themengebiete, Enge Zusammenarbeit mit dem Büro der Geschäftsleitung der Unternehmensgruppe

Unterstützung des Sprechers des Vorstands in allen operativen, strategischen und organisatorischen Belangen, Schnittstelle zu Mitarbeitenden sowie externen Partnern, Sicherstellung einer effizienten Kommunikation sowie eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts, Koordination der konzeptionellen Vorbereitung und Durchführung von Terminen, Kontrolle und Aufbereitung der vorbereitenden Unterlagen, Begleitung des Vorstands bei internen und externen Terminen, Sicherstellung der Nachbereitung und des Informationstransfers an die Kolleginnen und Kollegen der Stiftung, Verfassen von Reden, Briefen und Statements, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Projekten, Aufbereitung von Sachverhalten und Themen in prägnanter und verständlicher Form, Unterstützung bei der Entscheidungsfindung, Erledigung von Büro- und Reiseorganisation

Steuerung und Weiterentwicklung der Angebote des Studierendenwerks Marburg, Gewinnung, Motivation und Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ihre berufliche Erfüllung in der täglichen Arbeit für und mit Studierenden sehen, Verantwortung für eine einwandfreie und effiziente Aufstellung, Steuerung und Bewirtschaftung des Wirtschaftsplanes sowie Bilanzierung und Aufstellung des Jahresabschlusses des Studierendenwerks Marburg, strategische und operative bauliche Entwicklung der Einrichtungen des Studierendenwerks Marburg, intensive Zusammenarbeit mit der Philipps-Universität Marburg, dem Verwaltungsrat des Studierendenwerks Marburg, dem Hessischen Ministerium für Wissenschaft, Forschung, Kunst und Kultur sowie den anderen Studierendenwerken des Landes Hessen, dem Deutschen Studierendenwerk sowie Geschäftspartnern, Banken, Versicherungen und Wirtschaftsprüfern, ständiger Austausch mit den Studierenden und deren Selbstverwaltungsgremien

Unterstützung bei operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben des Sekretariats, Koordination der Korrespondenz verbunden mit Schreibtätigkeiten, Post-/E-Mail-Bearbeitung, Unterstützung bei Besprechungen als Protokollführer, Führen des Terminkalenders der Geschäftsführung und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen, Gremiensitzungen und Präsentationen, Projektarbeit

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Buchung und Koordination komplexer Dienstreisen, Planung und Begleitung interner und externer Veranstaltungen, Koordination der termingerechten Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Planung und Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und Reports, Sorgfältige Dokumentenverwaltung und Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Projekten

Pflege und Verwaltung von Planstellen in SAP, Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen und hierarchischen Organisationsstruktur in SAP, Analyse, Weiterentwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen der Organisationsstruktur in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement, Aufbau einer digitalen Berichtsstruktur zur Abbildung der Aufbauorganisation, Proaktive Beschaffung relevanter Informationen zur Pflege und zum Abgleich des Stellenplans, inklusive Vakanzen-Management und Kostenstellenänderungen, Analyse und Erweiterung der Grundlagendaten des SAP Organisationsmanagements zur Durchführung der Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen, Zusammenarbeit als SAP HCM Key User:in mit dem IT-Management, um Prozesse im Personalmanagement zu analysieren und zu optimieren, Systematische Durchführung von Tests bei Systemaktualisierungen

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft., Frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen., Vorbereitung von Sitzungen/Tagungen., Protokollierung der Sitzungsergebnissen., Aufbereitung wirtschaftlicher/technischer Kennzahlen und Eckdaten., Analyse von Kennzahlen und Eckdaten., Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen., Aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Stakeholdern., Bearbeitung von Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen., Selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminmanagement, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern).

Unterstützung und Beratung der Geschäftsführung in allen personalrelevanten sowie administrativen Angelegenheiten, Koordination und Verwaltung des gesamten Personalmanagements (z. B. Einstellung, Vertragsmanagement, Arbeitsverträge), Beratung der Führungskräfte in personalbezogenen Fragestellungen, organisatorische Unterstützung bei der Personalplanung in Zusammenarbeit mit den Schulleitungen und weiteren Führungskräften, enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Akteuren des Unternehmens sowie den Partnerunternehmen der AWV und FHD, Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber Schulbehörden und weiteren relevanten Institutionen

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung, Fertigen von allgemeinen Schreiben für die Behördenstabsleitung nach Vorgabe bzw. Vorlage, Fertigen von Gesprächsnotizen und Sitzungsprotokollen, Formulierung und Gestaltung von Texten, Beschaffung von Büromaterial, Krankheits- und Urlaubsverwaltung im Personalinformationssystem

Unterstützung der Geschäftsführung bei Sonderprojekten und strategischen Wachstumsprojekten, Aktive Begleitung des Aufbaus neuer Geschäftsbereiche, Eigenverantwortliche Entwicklung, Konzeption, Steuerung, Bewertung und Realisierung von M&A-Projekten, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Analyse und Optimierung operativer Prozesse, Bearbeitung und Koordination von Projekten in der kaufmännischen Verwaltung, Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, Monatliche Ausarbeitung von Ergebnisanalysen und Reports

Unterstützung der Stabsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft, Übernahme von Büro- und Koordinierungsarbeiten, Koordination und Überwachung von Fristen und Terminen, Mithilfe bei der Koordination von Stellungnahmen, vor allem gegenüber dem Deutschen Bundestag und den Bundesministerien, Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie der Betreuung von Besuchergruppen, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen (auch für verbandsinterne Gremien), Gestaltung von Texten und Präsentationen, Datenpflege sowie die Betreuung von Gruppenräumen im Extranet, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Unterstützung der Mitarbeitenden des Stabsbereichs bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben

Verantwortung für den strategischen Ausbau der Verwaltung, Steuerung und Entwicklung der Prozesse im Rechnungs-, Personal-, Vertrags-, Beschaffungs-, Vergabewesen, Controlling, IT, Planung, Organisation, Koordinierung und Optimierung aller Verwaltungsprozesse, Beratung, Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung in sozial-, vertrags- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten sowie in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen, zuwendungsrechtlichen und internen Vorgaben und Regelkonformität (Compliance) im Verwaltungshandeln und in Finanz-, Personal- und Beschaffungsfragen, inkl. Fördermittelakquise, Überwachung der Haushalts- und Wirtschaftsführung im Hinblick auf die Einhaltung haushaltsrechtlicher Regelungen und anderer Vorschriften, Sicherung der termingerechten Preisverhandlung mit den Leistungsträgern, Sicherstellung der Einhaltung behördlicher Auflagen, Voranbringen der Digitalisierung und Sicherstellung der Leistungsfähigkeit unserer Gesellschaft, Begleitung und aktive Unterstützung der Führungskräfte in organisatorischen, wirtschaftlichen oder rechtlichen Fragestellungen, Übernahme von Projekten und Einzelaufgaben in Abstimmung mit der Geschäftsführung