Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Organisation und Koordination der Arbeitsabläufe in der Verwaltung des Fachbereichs, Entwicklung neuer Konzepte und Projekte für die BfB, Schnittstellenmanagement (z. B. SpD, KjPD und Sozialamt), Erarbeitung von Qualitätsstandards sowie Controlling und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit. Koordination der Verwaltungsmitarbeiter*innen des Fachbereichs 3, Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Besetzung der Telefonzentrale in Absprache mit der Fachbereichsleitung, Kontrolle von Zeitfassungsbögen, Plausibilitätsprüfung der Produktblätter sowie Ausfertigung von Dienstleistungsberichten, Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung und punktuelle Zuarbeit für die Leitungen der BfB und des SpD, Bearbeitung von vertraulichem Schriftverkehr, Terminmanagement, Teilnahme mit Protokollierung sowie Nachbereitung von Sitzungen, Aktenführung und Mitarbeit bei fachbereichsübergreifenden Aufgaben, wie z. B. Impfaktionen, Erledigung allg. Sekretariats-, Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben, Bearbeitung von Postfächern und behördlichen Sonderpostfächern des Fachbereichs, sowie des in Zukunft auch Chatbots in Kommunikation mit den beiden Dienststellen des Fachbereichs, Material- und Gerätebestellung sowie Bearbeitung von Rechnungen und Vordrucken, Betreuung der IT-Fachanwendung, Erstellung und Pflege relevanter Statistiken (z.B. KLR-, Gender- und Senatsstatistiken), Persönliche und telefonische Weiterleitung von Hilfesuchenden an den zuständigen Sozialdienst oder Tagesdienst, Anleitung von Auszubildenden (KAB, FAB und VwFA)

Dreh- und Angelpunkt des Letting Teams – Du behältst den Überblick über alle operativen Prozesse und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Organisationstalent gefragt! – Du übernimmst eigenständig und zuverlässig administrative sowie organisatorische Aufgaben und hältst dem Team den Rücken frei., Datenmanagement mit Weitblick – Du pflegst Immobiliendaten, steuerst das Dokumentenmanagement und sorgst für eine professionelle Geschäftskorrespondenz., Präsentationen, die überzeugen – Du erstellst aussagekräftige Präsentationsunterlagen und Protokolle in Deutsch und Englisch., Reise- und Eventmanagement – Du planst und organisierst spannende Events und Geschäftsreisen und übernimmst teilweise den Empfang unserer Kunden., Meetings perfekt im Griff – Von der Terminvereinbarung über die Planung bis hin zur Vor- und Nachbereitung sorgst du für effiziente und produktive Besprechungen., Kommunikationsprofi – Du übernimmst die allgemeine Sachbearbeitung sowie die E-Mail- und Telefonkorrespondenz mit internen und externen Partnern., Teil eines starken Netzwerks – Du arbeitest eng mit unserem bundesweiten Assistenzteam zusammen und bringst deine Ideen aktiv ein.

Umfassende Personalsachbearbeitung für alle Mitarbeiter/-innen von der Einstellung bis zum Austritt, Erstellung von Vertragsunterlagen, Führung der Personalakten und Umsetzung von Betriebsvereinbarungen, Selbständige Durchführung monatlicher Gehaltsabrechnung mit DATEV unter Berücksichtigung aktueller sozialversicherungs-, lohnsteuer- und tarifrechtlichen Vorgaben und Richtlinien, Ansprechperson für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in personalrelevanten Fragestellungen, sowie für Ämter und Behörden bei allen abrechnungsrelevanten Fragen sowie Korrespondenz mit Rentenversicherungs- und Sozialversicherungsträgern, Überwachung von Terminen und –fristen, wie Vertragsbeendigungen, Rücksendefristen und Entgeltfortzahlung, selbständige Kontrolle und Bearbeitung der Urlaubsmeldungen, sowie Überwachung von Krankmeldungen und Führen einer Krankenstatistik, Erstellung von Statistiken und Auswertungen der Personalkosten einschließlich Personalkostenplanung, Finanz- und Projektcontrollingaufgaben mit Datenbanknutzung, Unterstützung bei der Erstellung von Mittelverwendungsnachweisen, weitere Aufgaben im Bereich der zuwendungsfinanzierten Personalabrechnung

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben, Organisation von Veranstaltungen; Terminfindung/-koordination, Raumbuchung, Verpflegung, allgemeine organisatorische Absprachen; Erstellen, Abstimmen und Versand von Einladungen, Materialbestellungen, Vorbereitung von Vorlagen, organisatorische und logistische Begleitung bei der Durchführung, Administrative Unterstützung von Warnstreikplanung- und -erfassung im Rahmen aktueller Tarifbewegungen, Vorbereitung der Druckvorlagen für Tarifverträge sowie die Organisation des weiteren Verlaufs bis zur Auslieferung an die Geschäftsstellen, Führen und Archivieren von Original-Tarifverträgen, Registrierung von Tarifverträgen bei dem dafür zuständigen Ministerium des Bundes und der Länder, Kommunikation mit den Arbeitgeberverbänden (allgemeiner Schriftverkehr, Terminkoordinierung etc.), Erstellung statistischer Auswertungen im Rahmen der Aufgabe, Aufarbeitung für Präsentationen, Erstellen, Führen, Bearbeiten und Überwachen von Protokollen, Listen, Registern, Berichten etc., Erteilen einfacher Auskünfte im Rahmen der Aufgabe, Administrative Unterstützung bei Budgetüberwachung, Überprüfung von Rechnungen und Belegen, Vertretungstätigkeiten im Rahmen der Vertretungsregelungen in der Bezirksleitung

Unterstützung am Empfang und in der Verwaltung, Annahme von Bewohnern, Angehörigen und Gästen, telefonische oder persönliche Auskünfte am Empfangstresen, Annahme, Dokumentation und Verteilung der Tagespost, Koordination von Terminen, Verwaltungstätigkeiten sowie Zuarbeiten für Buchhaltung, Verwaltung und Pflege, Abrechnung von Hauskasse und Taschengeldkonten

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Allgemeine Sekretariats- und Büroarbeiten für die Verwaltung, Bearbeitung von Mitgliederanfragen, Erstellung und Versand von Unterlagen, Unterstützung bei Veranstaltungen vor Ort oder digital

Unterstützung der HR-Abteilung bei administrativen Aufgaben, Datenverwaltung und -pflege in den HR-Systemen, Unterstützung bei der Pflege elektronischer Personalakten, Mitwirkung an der Überarbeitung und Weiterentwicklung interner Prozesse im Service Center Personal in enger Zusammenarbeit mit dem Team Personal- und Organisationsmanagement

Du bist für das Büromanagement der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen mit allen administrativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich., Du übernimmst die Bearbeitung von Korrespondenzen, planst Termine und Reisen der Abteilungsleitung und pflegst die Inhalte auf den einschlägigen Webseiten., Du begleitest und koordinierst interne Beschaffungsprozesse mithilfe unseres elektronischen Beschaffungssystems und verantwortest die elektronische Rechnungsfreigabe., Du verantwortest die Organisation und Koordination von Teammeetings, inklusive Terminierung, Vorbereitung von Unterlagen und die Protokollführung.

Allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten, Führen von Statistiken, Zahlungsverkehr / Bankmanagement, Kassenführung / Kassenabrechnung, Bearbeitung Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Mahnwesen, Zuarbeit bei der Buchführung und beim Personalwesen, Mitwirken bei der Erstellung von Abrechnungen von Zuwendungsmitteln / Fördermitteln, Koordination haustechnischer Angelegenheiten (Wartung und Instandhaltung), Einholung von Angeboten, Materialbeschaffung

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Kaufmännische Tätigkeiten im Rahmen der Arbeit mit einem Warenwirtschaftsprogramm (Aufträge eingeben, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen ausfertigen), Erstellen von Zoll- und anderen Exportdokumenten, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Disposition

Unterstützung und Stellvertretung der Leitung der Hausverwaltung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, z.B. zur Optimierung der Verwaltungsprozesse, Führung und Schulung der Mitarbeitenden im Team, Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, Verantwortung für die laufende Verwaltung von Immobilien und angemieteten Wohn- und Gewerbeflächen, Kommunikation mit den Leitungskräften anderer Abteilungen und der Geschäftsführung, sowie mit unseren Kund*innen

Allgemeine Sekretariats- und Büroarbeiten für die Verwaltung, Bearbeitung von Mitgliederanfragen, Erstellung und Versand von Unterlagen, Unterstützung bei Veranstaltungen vor Ort oder digital