Erledigung administrativer und organisatorischer Tätigkeiten im Bereich der Liegenschaftsverwaltung für die Dienstgebäude am Standort Darmstadt (incl. Wahrnehmung von Sonderprojekten), darunter fallen u. a.: Maßnahmen der Gebäudesicherheit, Raum- und Ausstattungsplanung und die Überwachung der Hausordnung, Sie setzen Maßnahmen des Betrieblichen Arbeitsschutzes, der betrieblichen Ersten-Hilfe und des vorbeugenden Brandschutzes um (z.B. Erstellen und Anpassen von Brandschutzordnungen und Evakuierungskonzepten), Sie entwickeln Gefährdungsbeurteilungen weiter und unterstützen bei Durchführungen von Befragungen der Mitarbeiter/innen

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und allgemeine Büroorganisation, Koordinierung, Einforderung und Gestaltung von Entscheidungsvorlagen, Schriftstücke, Präsentationen und Berichten für die Abteilungsleitung, Sachgebietsleitungen sowie die Referenten, Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Angelegenheiten sowie bei der Haushaltsplanung, -steuerung und -kontrolle der Abteilung Beitrag, Unterstützende fachliche Mitarbeit bei der Erfassung, Pflege und dem Abgleich von Kundendaten der Abteilung Beitrag, z.B. zum Beitragseinzug nach Vorgabe in der Kernanwendung

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Bearbeitung, Sortierung und Abstimmung der eingehenden Post, Korrespondenz, Telefonate, Terminabsprachen), Sachgerechtes Erfassen und Nachhalten von Anfragen und Koordination von Wiedervorlagen, Organisation der geschäftlichen Reisen sowie deren Abrechnung, Vertretung im Vorzimmer des Dekanats, Allgemeine Sachbearbeitung (Mitarbeit im Referat für Forschung, Evaluation und Internationales entsprechend den Vorkenntnissen)

Betreuung und Beratung unserer Mitarbeiter:innen und Führungskräfte in allen personalrelevanten Themen, Verantwortung über sämtliche HR-Aufgaben, einschließlich Recruiting und Personalentwicklung, Verwaltung aller Mitarbeiter:innen-Daten im rexx System, Erstellung von Verträgen, Zeugnissen, Bescheinigungen & Co., Reporting und Analyse, Mitwirkung bei Projekten

Übernahme des gesamten Büromanagements inkl. Optimierung von Prozessen, Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Klient*innen sowie mit lnteressent*innen an unseren Angeboten, Pflege der digitalen Klient* innenakte und verschiedener Statistiken, Erstellen, Bearbeiten und Richten von Fortbildungs- und Präventionsmaterialien, Verantwortung für die EDV, Pflege der Website und der Social Media-Kanäle, Mitarbeit im Fundraising sowie der Spender* innen- und Mitgliederbetreuung

Unterstützung der Zentralbereichsleitung bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben, Selbstständige Organisation der Gremienarbeit, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs von Aufsichtsratssitzungen sowie Haupt- und Gesellschafterversammlungen, Eigenständige Aktualisierung der zentralen Organisationsanweisungen, Überarbeitung von Dokumentenvorlagen, Gestaltung von Präsentationen, Unterstützung im konzernweiten Vertragswesen bei der Erstellung von Verträgen, Organisation des Vertragsmanagements, Unterstützung bei der Abwicklung des Drittmittelmanagements

ambulante und stationäre Terminplanung, Organisation der Sprechstunde, Abwicklung des Schrift- und Telefonverkehrs, Schreiben von stationären und ambulanten Arztbriefen, Gutachten und Befunden, Organisation von Besprechungen und Konferenzen

Eigenständige Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen zur Identifizierung neuer Geschäftsmöglichkeiten, Aktive Mitarbeit an Projekten zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung, Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Erstellung fundierter Analysen, detaillierter Statistiken und ansprechender Präsentationen

Proaktive Unterstützung unseres Vizepräsidenten Degree Programmes in administrativen und organisatorischen Belangen, Funktion als zentrale Ansprechperson für Anfragen an den Vizepräsidenten sowie als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vizepräsidenten, internen Abteilungen und externen Partnern, Effiziente Terminplanung und -koordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Professionelle Verwaltung der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz und Kommunikation – sowohl in- als auch extern, Erstellung, Aufbereitung und Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Aktive Unterstützung bei der Koordination des Teams Degree Programmes, Mitwirkung an der Planung und Umsetzung von Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Planung, Organisation, Verwaltung und Koordination von Veranstaltungen und Events, Entwicklung strategischer Konzepte für Events, Verhandlungen mit Veranstaltern, Lieferanten und externen Dienstleistern unter Einhaltung der Budgetvorgaben, Aufbau und Pflege von Netzwerken, Organisation der Kommunikations- und Marketingaktivitäten rund um die Veranstaltungen, Ansprechpartner für externe Dienstleister

Mitwirkung bei HR Projekten, Personalstammdatenpflege im Zeiterfassungssystem sowie Bearbeitung, Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Betriebsratsanhörungen, Vertragsänderungen sowie Umsetzung von personellen Einzelmaßnahmen wie Ein- und Austritten, Vor- und Nachbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung, Ansprechpartner: in für Mitarbeitende in allen administrativen HR-Belangen, Personalaktenführung und systematische Ablage personalbezogener Dokumente

allgemeine Büroorganisation und -kommunikation (Besucherempfang, Terminplanung und -koordinierung, Telekommunikation, Postbearbeitung, Schriftgutverwaltung, Archivierung und Inventarisierung), Erledigung von Schreibarbeiten jeglicher Art nach Stichworten oder Vorlagen (Korrespondenz und Protokollführung), Anlage von Fallakten und Einpflegen von Dokumenten in das Fachverfahren PROSOZ, Erteilung einfacher Auskünfte sowie Beratungs- und Vermittlungstätigkeit

Sie halten die Zeitwirtschaftssysteme auf dem aktuellen Stand (Standortrelevante Systemeinstellungen, Datenpflege, Fehlerkorrektur) und sind Ansprechpartner:in zum Thema Zeitwirtschaft für die Mitarbeitenden, Darüber hinaus erstellen Sie Auswertungen und Personalstatistiken und arbeiten im Projektcontrolling mit, Die Unterstützung und Weiterentwicklung bei Personalprozessen im Aufgabenbereich, auch im Rahmen der zukünftigen Digitalisierungsstrategie sowie die Prüfung bei der Stundenschreibung und die Zuarbeit an die Personalabteilung gehört ebenso zu Ihren Aufgaben, Bei der Organisation und Kontrolle der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen sowie Pflege der Daten (PERBIT) unterstützen Sie ebenfalls, Die Dokumentenverwaltung und Archivierung runden Ihre Aufgaben ab

Postbearbeitung analog und digital, Führung der Wiedervorlage sowie analoge und digitale Ablage inkl. Datenpflege, Unterschriftsreife Erledigung von Korrespondenz für das Projektteam, Vor- und Nachbereitung von Beratungen und Terminen inkl. Protokollführung, Terminüberwachung und allgemeine organisatorische Tätigkeiten, Organisation von Dienstreisen, Mitwirkung und Unterstützung im Berichtswesen bzw. bei der Kostenkontrolle, Vertretung der Assistenz der Schlossverwaltung

Unterstützung der Aus- und Weiterbildungsorganisation, Administrative Tätigkeiten, Kommunikation mit Teilnehmern und Dozenten, Organisation von Schulungen und Veranstaltungen

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Unterstützung im gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenanzeige bis zur Einstellung inkl. Übernahme des Bewerbungsmanagements, Administrative Begleitung des gesamten Prozesses von der Einstellung bis zum Austritt, Vorbereitung und administrative Verwaltung von HR-Dokumenten jeglicher Art, Organisatorische und administrative Unterstützung der HR Business Partner, Übernahme der Weiterbildungsadministration, Mitarbeit bei der Umsetzung von HR-Projekten und Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von HR-Prozessen

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Mitarbeit in einem Projektteam und Mitwirkung bei der Umsetzung unserer Bildungsprojekte, Ansprechpartner*in für Unternehmen und Schulen zur individuellen Planung und Ausgestaltung von Berufsorientierungsprojekten, Aktive Information von Schulen, Lehrkräften und Unternehmen über unsere Angebote, Mitgestaltung unserer PR-Arbeit (Social Media und klassische Pressearbeit), Entwicklung im Team von Marketingmaßnahmen und deren Umsetzung, Mitorganisation von Seminaren und Veranstaltungen und Begleitung von Events vor Ort

Eigenverantwortliche Vorbereitung und Fakturierung von Ausgangsrechnungen gegenüber unseren zumeist öffentlichen Auftraggebern und Kunden., Bearbeitung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen sowie Kassen-, Vorschuss- und Fahrtkostenabrechnungen in enger Abstimmung mit den Vorgesetzten., Eigenständige Nachverfolgung und Klärung offener Posten., Unterstützende Tätigkeiten im Rahmen der Nachweisführung für öffentlich geförderte Projekte, u.a. Mittelbewirtschaftung, Vergabeverfahren und allgemeine Abstimmung mit Auftraggebern., Abstimmung und Koordination mit unseren Auftraggebern., Mitarbeit bei der Erstellung von Förderanträgen und Ausschreibungen., Pflege und Aktualisierung der Stammdaten einschließlich Prozessoptimierung.